2. . Формування й оформлення справ.

Формування справ – це комплекс організаційно - технічних робіт, які передбачають науково – технічну обробку документів, формування, підшивання, нумерацію, опис на обкладинці, систематизацію, внесення в опис.

У повному обсязі роботи проводяться зі справами постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання. Справи з коротшим терміном зберігання обробляються спрощено: документи залишаються в папці – швидкозшивачеві без внутрішньої систематизації й додаткового опису на обкладинці; листи не нумеруються, опис не складається; обліковим документом для справ цієї категорії є номенклатура справ.

Справи постійного й тимчасового зберігання підшивають або переплітають, використовуючи стандартні спеціальні обкладинки, попередньо вилучивши металеві скріпки, шпильки тощо. На обкладинках справ заповнюють такі реквізити:

1. повна назва установи (у називному відмінку; як варіант - офіційне скорочення назви установи);

2. назва структурного підрозділу;

3. номер справи за номенклатурою й номер тому (із номенклатури);

4. заголовок справи (із номенклатури; може змінюватися, доповнюватися, якщо назва не відповідає змісту документів);

5. термін зберігання чи відмітка “Зберігати постійно”;

6. дата (рік) справи або дати початку й завершення справи для деяких

категорій документів;

7. кількість листів (виноситься на обкладинку з надпису – засвідчення);

8. номер фонду, опису й справи за описом (узгоджується з архівом установи).

Пункти 1-5 виносять на обкладинку на початку року під час заведення справи, пункти 7-8 – при завершенні оформлення справи в кінці року.

При формуванні справ слід дотримуватися таких правил:

• усі надписи робляться світлостійкими чорнилами, чітко;

• у справах з цінними документами слід робити внутрішній опис;

• усі листи нумерують у правому верхньому куті (крім чистих і з надписами - засвідченнями) чорним графітовим олівцем чи механічним нумератором, не зачіпаючи текст);

• у справі має бути не більше 200-250 листів (при необхідності справу ділять на томи, а листи нумерують по томах окремо);

• лист будь-якого формату, пришитий за один край, нумерують як один лист, складений і пришитий за середину – як два;

• підклеєні до листа одним краєм документи нумеруються окремо; приклеєні до листа наглухо документи й фотографії – як один лист;

• фотографії, ілюстративні матеріали нумерують зі зворотного боку в лівому верхньому куті;

• конверти із вкладеними в них документами нумерують як один лист;

• усе, що не можна пронумерувати (монети, медалі тощо), записується в надписі-засвідченні;

• неправильна нумерація на листі чітко закреслюється, поруч ставиться номер попереднього листа й додається літера А, Б, В тощо до кожного наступного листа з виправленням;

• надпис – засвідчення складається на окремому листі, у книгах – на зворотній стороні останнього чистого листа, у картотеках – на окремій чистій картці; при цьому вказується цифрами й прописом кількість пронумерованих листів (карток). Наприклад:

У цій справі підшито й пронумеровано 107 (сто сім) листів.