9. Контроль за виконанням документів.

9.1. Загальні положення.

Мета контролю – сприяння своєчасному й правильному виконанню документів і усних розпоряджень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців.

У контрольній діяльності виділяють дві групи операцій: контроль за виконанням документів за змістом поставлених у них питань і контроль за виконанням документів з точки зору відповідності їх форми, змісту й своєчасності виконання.

Основні задачі контрольної служби:

• контроль за своєчасністю виконання документів;

• контроль за виконанням усних розпоряджень керівництва;

• контроль за формою рішень, прийнятих на виконання документів і розпоряджень керівництва;

• узагальнення даних контролю;

• аналіз виконання документів і розробка пропозицій щодо поліпшення виконавчої дисципліни.

В установі розробляється перелік документів, які підлягають контролю, і конкретні механізми їх контролю.

9.2. Строки виконання документів.

Для документів встановлюються два терміни виконання – типові (визначаються законодавством) і індивідуальні (вказуються у вхідних документах керівних органів). При їх відсутності керівник установи сам призначає термін виконання того чи іншого документа з моменту його надходження. Виконання документа контролюється з моменту його надходження й до моменту виконання.

3. Техніка контрольних операцій.

Картотека контрольної служби є основним технічним засобом

контролю. При реєстрації документа контрольна служба на підконтрольних документах (наприклад, білого кольору) проставляє знак контролю «К» або штамп «Контроль». Картки в контрольній картотеці (іншого, не білого кольору) і відповідній довідковій групуються за термінами виконання й заносяться в контрольну карту.

Кожну контрольну карту доцільно розділити на 33 рубрики: 31 рубрика

- за кількістю днів у місяці; у 32 рубрику заносяться документи, термін виконання яких припадає на наступний місяць; 33 рубрика призначена для відміток про невиконані в строк документи й нові терміни по яких ще не призначені.

Документ з контролю знімає та особа, яка його поставила на контроль.

Інформація про виконання документа надходить від виконавця, від його керівника (на картці підписом фіксують виконання документа й передають картку в контрольну службу).

Якщо картки, які надходять від виконавців, одного кольору (білого), а картки на

документи в контрольній службі іншого кольору, то при надходженні карток від виконавців їх легко виділити візуально.

Необхідна для контролю інформація фіксується в спеціальній відомості згідно з

кодовими таблицями (дата – три пари цифр; реєстраційні номери – чотирма останніми цифрами; зміст документа – згідно з індексами класифікатора).

9.4. Узагальнення й аналіз даних про виконання документів.

Дані про результати контролю за виконанням документів узагальнюються за станом на перше число кожного місяця й подаються керівництву. Ступінь виконання документів визначається як співвідношення за певний період часу (місяць, тиждень):