10.2. Зведена номенклатура справ установи.

Зведена номенклатура створюється канцелярією установи після розгляду, аналізу, коректури й редакції заголовків номенклатур справ структурних підрозділів з метою уніфікації найменувань справ та їх систематизації в номенклатурі підрозділів, централізації обліку справ і контролю за їх веденням.

Зведена номенклатура справ установи не є механічним поєднанням номенклатур справ структурних підрозділів. Вона будується з урахуванням організаційної структури й напрямків діяльності установи керівництво, планування, кадри тощо).

Першими розділами зведеної номенклатури справ є, як правило, назви структурних підрозділів установи (канцелярія – під номером 01). Потім ідуть розділи, які містять справи органів і підрозділів, які діють на громадських засадах (комісії, комітети, ради тощо); за ними – розділи зі справами громадських організацій (профспілковий комітет, комітет народного контролю тощо).

В установах з нестабільною структурою номенклатуру справ будують за функціональними ознаками (керівництво, планування, облік, контроль, постачання, кадри тощо).

До зведеної номенклатури складають довідковий апарат: назва, список уживаних скорочень, назва переліку документів з відміткою терміну їх зберігання.

Зведена номенклатура справ підписується завідувачем канцелярії, узгоджується з експертною комісією, архівом установи, організації та архівною установою (керівною установою), підписується керівником організації й уводиться в дію з початку календарного року.

Зведену номенклатуру складають у 4 екземплярах; узгоджують і затверджують 2 екземпляри (один знаходиться в канцелярії як документ постійного зберігання, другий – в архівній установі, з якою узгоджувався). Третій екземпляр – робочий, четвертий використовується для підготовки витягів, які направляються в структурні підрозділи.

Зведену номенклатуру щороку оновлюють, про внесені зміни інформується архівна установа. Повторному затвердженню зведена номенклатура підлягає лише за умови змін у структурі, функціях, характері роботи установи.

Зразок номенклатури справ.

Міністерство освіти й науки України затверджую

Ректор ЧАМ

Черкаська академія менеджменту (підпис) П.К. Сахно

23 червня 2004 р.

Номенклатура справ

Дата Індекс

на 2004 р.

Індекси справ	Назви структурних підрозділів (чи напрямків діяльності) і справ	Кількість справ (томів)	Термін зберігання й статті за переліком	При- мітки
1	2	3	4	5

Підсумковий запис про категорії й кількість заведених справ.

За терміном зберігання	Разом	У тому числі перехідних
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом