- •Розділ vі. Організація роботи з документами.
- •§ 1. Управлінська діяльність і діловодство.
- •Документування – це регламентований процес запису інформації на матеріальному носії, який забезпечує її юридичну силу.
- •§ 2. Основні елементи роботи з документами.
- •1.Організація документообігу.
- •Загальна схема документообігу в установі.
- •Підрозділів
- •2. Порядок проходження й виконання вхідних документів.
- •3. Порядок проходження вихідних документів.
- •8. Реєстрація документів.
- •8.1. Загальні положення.
- •9. Контроль за виконанням документів.
- •9.1. Загальні положення.
- •Кількість фактично виконаних документів
- •10.1. Складання номенклатур.
- •10.2. Зведена номенклатура справ установи.
- •Міністерство освіти й науки України затверджую
- •Підпис начальника канцелярії
- •14. Підготовка документів для наступного зберігання й використання.
- •. Експертиза наукової й практичної цінності документів.
- •. Формування й оформлення справ.
- •Секретар (підпис) в.О. Прохорова
- •Опис документів постійного й тривалого зберігання.
3. Порядок проходження вихідних документів.
Проходження вихідного документа включає такі стадії:
підготовка проекту документа;
його виготовлення;
узгодження;
підписання (затвердження);
реєстрація;
відправка.
Проект документа готується виконавцем. При необхідності узгоджувати його з кількома установами чи особами, він готується в достатній кількості копій для прискорення процедури узгодження або узгоджується послідовно з кожним учасником узгодження. При необхідності в документ вносяться зміни. Підготовлений проект документа перевіряється виконавцем (зміст, правильність оформлення, наявність віз, додатків тощо) і подається безпосередньо, або через секретаря керівникові підрозділу чи установи, який і підписує його. При необхідності в документ вносяться зміни, внесені керівником підрозділу чи установи. На його вимогу подається й додаткова інформація, на основі якої готувався документ.
Після підписання повністю оформлений документ із відміткою про категорію поштового відправлення передається в канцелярію (експедицію), де він готується до відправки (реєструється, вкладається в конверт, заклеюється, проставляється вартість, адреси, складаються списки тощо) і передається в поштове відділення.
4. Порядок проходження внутрішніх документів.
Внутрішні документи на етапі підготовки проходять усі етапи підготовки вихідних документів, а на етапі виконання (використання) – вхідних документів. Реєструються внутрішні документи після їх розгляду (підписання) керівництвом.
Проекти розпорядчих документів після узгодження з відповідними структурами і юридичною службою підписуються керівництвом і реєструються в канцелярії. Після реєстрації засвідчені копії документів розмножуються й передаються виконавцям.
5. Порядок прийому – передачі документів.
Прийом і передача вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах їх обробки здійснюється, як правило, без розписок (крім найважливіших підконтрольних документів). Переміщення зареєстрованих документів між підрозділами відмічається в реєстраційних картках і журналах. Канцелярія інформується про те, у якому підрозділі знаходиться той чи інший документ. Контрольна служба сповіщається в тому випадку, якщо змінився відповідальний виконавець. Порядок переміщення документів по установі регламентується інструкцією.
6. Організація доставки документів.
Своєчасна доставка документів – одна з головних передумов налагодженого документообігу. У межах установи цю роботу виконують секретарі й кур’єри. Найважливіші документи передаються в підрозділи з підписом осіб, які їх одержали.
7. Облік обсягу документообігу.
Обсяг документообігу – це загальна кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період, як правило, за один рік.
При визначенні обсягу документообігу одноразово враховують усі документи незалежно від їх змісту. Копії враховуються окремо. Загальний обсяг документообігу враховують так:
кількість основних документів (чисельник)
кількість екземплярів, копій (знаменник)
Із загальної кількості окремо можуть виділятися окремі групи документів, наприклад, документи, підписані керівництвом, тощо.
Приклад: за день одержано 25 екземплярів одного документа, у підрозділи направлено 2 документи по 10 екземплярів кожного. Документообіг за день склав: вхідних – 1, копій – 25; внутрішніх – 2, копій – 20. Загальний документообіг: основних документів – 3, копій – 45.