11. Супровідні листи

Супровідні листи надсилаються разом із комерційними чи іншими документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пере­силанні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів зразків нових товарів тощо й покликані інформаційно супроводжува­ти їх. Інколи вони є своєрідною констатацією факту висилання: вам надіслано (що саме, у якій кількості, з якою метою).

Шановні _______________,

Як і було домовлено, надсилаємо Вам копії двох накладних (№___ та №___) та чек на оплату_________. Просимо підтвердити іх отримання.

Залишаємося з повагою _________

(підпис)

Шановні___________,

Надсилаємо Вам детальний перелік нашої нової продукції Просимо уважно ознайомитися й визначити відповідність пропонованих товарів Вашим торговим планам

З повагою ______

(підпис)

Супровідний лист, однак, може бути й дещо іншого характеру, якщо необхідно налагоджувати партнерські стосунки. Крім традиційних вступної та завер­шальної формул, вони повинні містити коротку рекламну інфор­мацію про характер діяльності вашої фірми чи пропоновані про­дукцію, товар. Слід також повідомити про надіслані вами рекламні матеріали (проспект, каталог, буклет) та їх кількість. Доречним буде висловлення надії на зацікавлену реакцію бажаного партнера.

Шановні___________,

Наша компанія __________ уже протягом 7 років спеціалізується на розробці й випуску

медичного обладнання. Як Ви, можливо, уже знаєте, ми спеціалізуємось на виробництві ________, успішно задовольняючи потреби вітчизняних лікувальних закладів та екс­портуючи нашу продукцію в десятки країн світу. Наша продукція неодноразово відзначалася на вітчизняних та міжнародних виставках і конкурсах, користується стійким попитом у наших партнерів.

Дозвольте запропонувати Вам свої проспекти (у 3-х примірниках) та ка­талоги

(2 примірники), у яких представлені найновіші зразки медичного обладнання. Гадаємо, що деякі з них привернуть Вашу увагу.

Якщо ж Ви захочете детальніше ознайомитися з якимсь із пропонованих апаратів, ми будемо раді надіслати зразок.

Сподіваємось, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

З повагою ________

(підпис)

У супровідних листах часто вживаються такі вислови:

• Надсилаємо Вам…

• Направляємо Вам…

• Пересилаємо Вам…

• Додаємо перелік нашої нової продукції…

• На Ваше прохання надсилаємо робочі креслення…

• Просимо Вас ознайомитися з переліком нових товарів…

• Просимо переглянути цей каталог і повідомити, чи не зацікавили Вас окремі позначені на полях позиції…

• Сподіваємось, деякі із пропонованих товарів привернуть Вашу увагу…

• Сподіваємось, що Ви зацікавитеся…

12. Заохочувальні та спонукальні листи

Заохочувальні й спонукальні листи не виділяються як окремий вид ділової кореспонденції, однак обминути їх увагою неможливо. Необхідність у них виникає там, де виникли проблеми в співпраці з партнерами, коли необхідно підбадьорити людину. Наприклад:

Вельмишановний__________________,

Щиро дякую Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо ______________.

Але маю сказати, що мені прикро було читати рядки, де Ви вислов­люєте сумніви в успішному завершенні нашого проекту й просите при нагоді знайти Вам заміну. Я, звичайно, розумію, що Ви — дуже зайнята людина й на Ваші плечі лягає безліч клопотів та турбот. Однак, сподіваюсь, і Ви чудово розумієте важливість здійснюваної нами роботи.

Зараз ми наближаємось до успішного завершення проекту. Недавно я мав бесіду з Вашим

колегою, членом нашої робочої групи п. ________, і він твердо переконаний у тому, що необхідно докласти ще трохи зусиль — і успіх буде нам забезпечений.

Однак без Вас та Вашої допомоги нам важко буде так швидко досягти бажаної мети. Адже функція, яку Ви із самого початку погодились виконувати, є однією з найважливіших (якщо не найважливішою) у цій роботі. Гадаю, буде несправедливо, якщо Ви покинете проект за два кроки до завершення. Тим більше, що ніхто зі знайдених Вам на заміну не зможе зараз повністю опанувати усіма нюансами справи. Тому життєво необхідно, щоб робота, яка була так детально спланована й велася за Вашої активної участі, була доведена до кінця також із вами.

Хотілося б, щоб у хвилину успіху Ви були з нами.

Залишаюсь з повагою до Вас ____________

(підпис)