1. Оформлення тексту листа.

1. Дату відправлення із зазначенням місяця буквами вказують справа нижче реквізитів фірми-

відправника (установи):

11 КВІТНЯ 1998 р. (скорочення 11.04.98 у міжнародній практиці не вживається!). У США

спочатку зазначають місяць, а далі число — Квітень, 11, 1998.

2. Адресу, написану на конверті, повторюють на початку листа в лівому верхньому куті.

3. Ввічливе звертання пишуть нижче, без абзацу, зліва: «Дорогий п. + прізвище», або «Дорогий

докторе + прізвище», або «Панове», «Шановні панове», «Шановний п. + прізвище».

В офіційних листах не прийнято звертатися на “ти”, навіть, якщо стосунки між людьми, що займають високі пости, дуже тісні. Залежно від ступеня близькості з вашим кореспондентом можна звернутися: «Шановний Джоне» (ім'я).

Якщо в листі до німецького адресата треба звернутися «Дорогий п. докторе + прізвище», то до австрійського й швейцарського досить написати «Дорогий п. докторе». Після вступного звертання ставлять кому, а не знак оклику.

4. Тему листа позначають із наступного рядка знаком Rе:. («Rеferansе», тобто «Стосовно» чи

«Стос.»). Наприклад, Rе: «У відповідь на ваш факс від 18 червня 1998». Якщо ваш лист

стосується однієї проблеми, то тему можна позначити й до звертання (після адреси). Якщо

листування стосується кількох контрактів, то зручно відразу після звертання позначити теми

листа. Наприклад:

Дорогий п. Вілмере,

Rе: Про Ваші пропозиції щодо проекту «Сигма», Несплачені рахунки

№ 217354, 518271, Про поставки цукру у вересні 2005 р.

Однак сучаснішим є спосіб, коли заголовок до тексту листа просто підкреслюється або пишеться великими літерами:

Дорогий п. Вілмере,

про Ваші пропозиції щодо проекту «СИГМА»,

або

ДОРОГИЙ п. ВІЛМЕРЕ,

ПРО ВАШІ ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ПРОЕКТУ “СИГМА».

2. Оформлення листа

Першим враженням адресата про вас є враження, яке справляє зовнішній вигляд одержаного від вас листа, тому бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення вашої поваги до адресата! Ваш лист і за формою, і за змістом має бути конкурентоспроможним, психологічно виваженим і з першого ж погляду викликати повагу й бажання мати з вами справу. Презентабельний конверт та бланк фірми в поєднанні з акуратністю й, навпаки, несвіжий, із загнутими кутиками конверт, текст, написаний на абиякому папері, кількаразово й нерівно зігнутий аркуш - це різні характеристики адресанта.

Презентабельний бланк — це своєрідна візитна картка установи чи фірми. Його дизайн

та поліграфічні якості — саме ті «другорядні» деталі, за якими судитимуть про престижність та респектабельність відправника. Для виготовлення фірмових бланків використовуйте лише високоякісний (ні в якому разі не крейдяний) папір. На. аркуші стандартного формату розташуйте реквізити фірми: фірмову емблему чи знак, повну назву, адресу, номери телефонів, телексів, факсів. Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розта­шування реквізитів, але одним із найпоширеніших є зразок, коли назва організації-відправника подається в одному з верхніх кутів, а інші дані — у протилежному верхньому. Службові бланки вітчизняних установ часто мають кутовий характер розміщення реквізитів:

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ І НАУКИ УКРАЇНИ И НАУКИ УКРАИНЫ ХАРКІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ХАРЬКОВСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНІВЕРСИТЕТ ім. В.Н. КАРАЗІНА УНИВЕРСИТЕТ им. В.Н. КАРАЗИНА пл. Свободи, 4, м. Харків, 61077 пл. Свободы, 4, г. Харьков, 61077 тел.:45-75-00 тел.: 45-75-00 ___________________________________________________________________ __________________№_______________ На №____________ від ______________ Можливий також інший варіант: повна назва відправника видрукувана зверху, інші реквізити — внизу бланка: тел., факс:...

Тел.:________________ Факс:_______________

Для ведення кореспонденції установ, організацій, спільних підприємств виготовляються бланки, на яких реквізити видрукувані двома мовами: українською та англійською (німецькою, польською, російською, болгарською тощо).

Українсько-англійські бланки використовуються також для ведення ділового листування вітчизняних українських організацій із зарубіжними партнерами.

Конверт за дизайном повинен відповідати бланкові. Бажано, щоб він був виготовлений із добротного, цупкого паперу, при потребі здатного захистити лист від ушкоджень. Нанесені на конверт фірмовий знак та інші реквізити значно піднімуть ваш престиж в очах партнерів.

Намагайтесь надсилати листи в конвертах відповідного розміру. Якщо ж у вас немає конверта потрібного формату, подбайте про те, щоб лист не згинався більше ніж двічі, і ні в якому разі не навхрест — тільки паралельно!

Адреса. Слід ретельно перевірити правильність написання географічних назв, а також назви фірми, прізвища (звання, посади) адресата — орфогра­фічні помилки чи неточності титулування на конверті завжди справляють неприємне враження

І ще одна, дуже важлива деталь: у зв’язку з уведенням у дію Правил користування послугами поштового зв'язку, які затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 1997 р. №1446, змінено порядок адресування поштових відправлень по Україні.

Адреса одержувача пишеться внизу праворуч, відправника — вгорі ліворуч.

Послідовність відомостей така:

1. Ім'я, по батькові, прізвище (для організацій — найменування підприємства, організацій, установи).

2. Вулиця, номер будинку, квартири.

3. Населений пункт, номер відділення зв'язку.

4. Район і область (за потреби). Наприклад:

(індекс та адреса відправника) місце 252005, В.Ф. Самойлов для вул. Академічна, 12, кв. 8 марки м. Київ (адреса одержувача) М.О. Прохоров вул. Шкільна, 24 243120 м. Ізюм (індекс одержувача) Харківська обл.

На поштових відправленнях, адресованих до запитання, на абонементну скриньку або до населеного пункту, що не має назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначають повністю.