6. Листи-нагадування

Листи-нагадування, як і відмови, належать до неприємних і психологічно важких моментів ділового листування. Зміст листа, звичайно, буде залежати від конкретних умов співпраці партнерів –від делікатного нагадування до кате­горичні вимоги чи, навіть, судового позову, але в будь-якому випадку краще, коли неприємне для обох сторін нагадування буде по можливості доброзичливим і залишати можливість подальшої співробітництва. Наприклад:

Шановний пане______________,

Гадаю, що Ви мали змогу пересвідчитися в тому, що один із найосновніших принципів роботи нашої компанії — гідно цінувати своїх клієнтів. До Вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж _____ років нашої співпраці в нас не виникало серйозних непорозумінь.

Однак учора наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків. Розуміємо, що така переобтяжена справами людина, як Ви, інколи може й не простежити за всім особисто, і сподіваємось, що ця несплата — лише помилка, яку буде виправлено найближчим часом.

Просимо вибачення за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємось з повагою ________

(підпис)

Р. S. Щоб Вам було легше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо також копії рахунків, термін оплати яких закінчився_______.

Лист-нагадування може бути жорсткішим:

Шановний________,

Вважаємо своїм обов'язком ще раз нагадати Вам про борг, термін оп­лати якого закінчився ще___. Досі ми точно виконували свою частину зобов'язань, передбачених угодою Однак з огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів. Дуже шкода, але ми не лише не можемо прийняти від Вас нові замовлення, але й тимчасово припиняємо роботи з виконання попередніх. Запевняємо: якщо протягом_________ Ви погасите заборгованість, усі Ваші замовлення будуть виконані вчасно, а ми й надалі співпрацюватимемо на попе­редніх умовах.

Повірте, нам дуже шкода, але зараз ми не бачимо іншого виходу із цієї ситуації.

Чекаємо Вашої відповіді.

З щирою повагою _________

(підпис)

Оскільки всі делікатні нагадування та кате­горичні вимоги не дали жодних наслідків, ви вирішили звернутись до суду або розірвати контракт. Ну що ж, повідомте про це, але постарайтесь, щоб тон і стиль листа остаточно переконали адресата в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації:

Шановний__________,

Змушений ще раз нагадати Вам, що Ваша заборгованість нашій фірмі дуже велика й складає на сьогодні ___________. Враховуючи те, що ви були нашим клієнтом протягом ________, ми намагалися й зберегти нашу співпрацю й неодноразово нагадували про необхідність погасити борг, пропонуючи вигідні для Вас умови його погашення. Незважаючи на те, що Ваш борг продовжував зростати, ми на Ваше прохання двічі надавали Вам відстрочку, продовжуючи при цьому виконувати всі Ваші замовлення. Згодом ми змушені були тимчасово за­крити Ваш рахунок, однак і після цього борг не було погашено. Погодьтесь, ми завжди намагалися зрозуміти Ваші проблеми, незважаючи на те, що реальних спроб вирішити це питання з Вашого боку не було.

На сьогодні, однак, Ваша забор­гованість досягла _______, а термін оплати закінчився ще______. Ми не можемо більше поступатися інтересами фірми й змушені подати позов до суду. Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу із цієї однаково неприєм­ної для обох сторін ситуації. Сподіваємось, що Ви правильно зрозумієте нас.

З повагою _________

(підпис)

Зразок листа, у якому повідомляється про намір розірвати контракт:

Шановні панове,

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на наш лист від_____. Упродовж ______ нашої співпраці ми намагались чітко дотримуватись угоди, вчасно і якісно виконувати всі Ваші замовлення. На жаль, ми не бачимо відповідного дотримання зобов'язань із Вашого боку й прикро вра­жені тим, що Ваша компанія виявила таке недбале ставлення до справи Адже, незважаючи на всі вжиті нами заходи, Ви продовжуєте нехтувати своїми зобов’язаннями за контрактом ______ , що поставило під загрозу виконання нами своїх зобов’язань перед іншими нашими партнерами.

З огляду на ситуацію, що склалася на даний момент, змушені попере­дити Вас про свій намір розірвати контракт. У зв'язку із цим просимо при­слати свого представника для виконання необхідної процедури.

Дуже шкода, що наше багатообіцяюче партнерство виявилося невдалим.

З повагою __________

(підпис)

У листах-нагадуваннях часто вживаються такі вирази:

• Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за

• Гадаю, що це лише непорозуміння, і прошу Вас надіслати чек на оплату…

• Переконані, що ця заборгованість — лише недогляд і сподіваємось, що Ви ліквідуєте її протягом…

• Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про...

• Дуже шкода, але всі попередні нагадування були марними...

• На жаль, попередні нагадування не дали бажаних наслідків…

• Нам дуже прикро, але в зв'язку з наявністю кількох досі не оплачених Вами рахунків ми не можемо прийняти від Вас нові замовлення…

• Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунку…

• У зв'язку з тим. що Ви, незважаючи на наше неодноразове прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали нам оплачений чек, ми змушені призупинити виконання всіх Ваших замовлень…

• Я вже кілька разів письмово звертався до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте

рахунків, але так і не отримав відповіді…

• Шкода, але ми змушені повідомити Вам про зміну системи оплати замовлень, зумовлену тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх…

• Нам дуже прикро повідомляти, що в зв'язку з великою заборгованістю Ваш кредит тимчасово закрито…

• Усі наші намагання примусити Вас оплатити борг були марними, а тому ми змушені подати позов до суду…

• Якщо Ви не погасите заборгованість протягом 10 днів, ми змушені будемо закрити Ваш кредит…

• Ваші систематичні й довготривалі затримки з оплатою рахунків та велика заборгованість нашій фірмі дає підставу серйозно подумати про розірвання контракту…

• Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті попереджувальні заходи, Ваш борг не лише не погашено, але він продовжує зростати. Тому вважаємо за необхідне попередити Вас про свій намір розірвати контракт…

• Нагадуємо Вам, що...

• Хотіли б нагадати Вам про...

• Доречно буде нагадати, що...

• Вважаємо необхідним нагадати Вам про...

• Дозвольте Вам нагадати, що Ви...

• У зв'язку із цим хочемо нагадати Вам про...

• Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що…

• Хотіли б звернути Вашу увагу на те, що...

• Просимо Вас звернути особливу увагу на...

• При цьому слід особливо відзначити той факт, що...

• Необхідно зазначити те, що...

• Водночас ми звертаємо Вашу увагу...

• У зв'язку із цим просимо Вас якомога швидше звернути увагу на проблему...

• Ми б не турбували Вас такими нагадуваннями, якби...