Документальное оформление (формы) наличных расчетов

Перечисленные выше три основные документа регламентируют, главным образом, учетно-бухгалтерские и технические вопросы, связанные с оформлением и ведением кассовых операций - операций по приему и передаче денег. Вместе с тем ряд их предписаний интересен с гражданско-правовой точки зрения, поскольку они касаются документов, доказывающих факты получения и выдачи (передачи) наличных денег между юридическими лицами, а также между юридическим и физическим лицом. Такие документы нельзя считать в строгом смысле этого слова "долговыми", ибо они не удостоверяют наличность и действительность долгового обязательства. Однако поскольку эти документы фиксируют такой юридически значимый факт, как передача денег (во исполнение ли, или для возникновения обязательства), они могут и должны использоваться для доказывания фактического наличия хозяйственных отношений, облеченных в гражданско-правовую форму. Такие документы, в практике называемые денежными, весьма напоминают расчетные документы; определенный способ документального оформления наличных денежных расчетов можно было бы именовать, по аналогии с известным термином, "формами наличных расчетов".

Нами имеются в виду следующие документы, оформляющие наличные расчеты:

1) Денежный чек (п. 4, 5 Порядка кассовых операций; п. 2.4.1 и сл. Положения о кассовых операциях) - составляется юридическим лицом (чекодателем) приказу конкретного физического лица (как правило, материально-ответственного работника) (чекодержателя), который предъявляет чек в банк-плательщик и получает наличные деньги для нужд юридического лица. Денежный чек должен быть подписан руководителем юридического лица и его главным бухгалтером, а также заверен печатью чекодателя. На время проверки правильности оформления чека и подготовки денежной наличности к выдаче предъявителю чека выдается контрольная марка, удостоверяющая право последнего потребовать возврата сданного для проверки чека. Непосредственно перед выдачей денег контрольная марка отбирается банком и наклеивается на чек.

Наличие у банка оформленного таким образом чека с распиской чекодержателя в получении платежа свидетельствует о состоявшейся выдаче (передаче) денежных средств в определенной сумме банком юридическому лицу и служит доказательством исполнения банком своей обязанности по договору банковского счета в части выдачи наличных денег. В таком же порядке получают денежные средства со своих банковских счетов граждане-предприниматели, с тем лишь исключением, что для действительности чека достаточно только одной подписи, а сам чек выдается собственному приказу чекодателя.

2) Авансовый отчет (п. 10, 11 Порядка кассовых операций) - составляется юридическим лицом (выдающим аванс) на имя физического лица (получателя аванса, так называемого "подотчетного лица") для выдачи первым последнему денег на цели, связанные со служебными командировками. Наличие составленного и подписанного подотчетным лицом авансового отчета свидетельствует о состоявшейся выдаче (передаче) денежных средств в определенной сумме юридическим лицом гражданину (как правило, своему работнику). В отличие от большинства других денежных документов авансовый отчет устанавливает обязанность подотчетного лица в течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию юридического лица, давшего аванс, отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (возвратить неизрасходованные суммы).

3) Приходный кассовый ордер и квитанция к нему (п. 13, 19-21 Порядка кассовых операций; п. 2.1.1, 2.1.4 и сл., раздел 2.6 Положения о кассовых операциях) - составляется юридическим лицом, принимающим наличные деньги от другого юридического либо физического лица. Сам приходный ордер остается в кассе организации-составителя и выполняет чисто учетные функции (объясняет, откуда в кассе юридического лица появились наличные), а квитанция к приходному ордеру отрезается и выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Наличие квитанции к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, у лица, указанного в этой квитанции, доказывает факт передачи денег в определенной сумме по определенному (указанному в квитанции) основанию. Квитанция к приходному кассовому ордеру, таким образом, будучи надлежащим образом оформленной, может служить доказательством исполнения любого денежного обязательства (какого именно - это должно быть указано в квитанции в графе "Основание платежа"). Кроме того, из-за наличия на квитанции оттиска контрольно-кассовой машины, штампа "Оплачено", либо подписи лица, уполномоченного совершать сделки от имени организации-составителя приходного ордера, квитанция к приходному кассовому ордеру выполняет функции товарного и кассового чеков, а посему является доказательством не только исполнения денежного обязательства, но и заключения сделки, которая это обязательство породила (например, договора розничной купли-продажи, см. об этом ст. 493 ГК).

Значение квитанции к приходному кассовому ордеру имеет кассовый чек. Будучи надорванным, проткнутым или иным образом погашенным он удостоверяет заключение и исполнение договора розничной купли-продажи обеими его сторонами, а значит, необходим для предъявления покупателем претензий к продавцу, вытекающих из нарушения последним договора. Кассовый чек, не содержащий отметок о погашении, удостоверяет заключение договора розничной купли-продажи, его исполнение со стороны покупателя и дает покупателю право требовать передачи ему оплаченного товара. Кредитные организации оформляют прием денежной наличности особым документом, который называется объявление на взнос наличными (см. о нем далее), кроме перечисленных выше случаев, в которых поступление денег оформляется посредством приходного кассового ордера.

4) Расходный кассовый ордер (п. 14-21 Порядка кассовых операций; раздел 2.6 Положения о кассовых операциях) - составляется юридическим лицом (в т.ч. кредитной организацией), выдающим (передающим) наличные деньги другому юридическому либо физическому лицу. Надлежащим образом оформленный расходный ордер остается в документации юридического лица - его составителя и служит доказательством передачи денежных средств (получение их третьим лицом) во исполнение определенного (указанного в ордере) денежного обязательства только при условии наличия на нем собственноручно выполненной надписи о полученной сумме цифрами и прописью и дате ее получения, заверенной подписью лица, получившего денежные средства (расписки получателя). При составлении так называемых "общих расходных ордеров", т.е. ордеров, оформляющих выдачу нескольких сумм различным лицам, расписки отбираются от получателей в виде их подписей в платежных (расчетно-платежных) ведомостях (см. далее). Если денежные средства были выданы представителю получателя, то к расходному ордеру для его действительности и доказательной силы должна быть приложена доверенность, удостоверяющая полномочия представителя на получение денежных средств.

Легитимация лица, управомоченного на получение денежных средств по конкретному расходному ордеру, осуществляется путем предъявления лицом паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, содержащего фотографию и личную подпись владельца. Если лицо является представителем получателя, то оно должно также предъявить доверенность, в которой оно идентифицировано именно признаками предъявленного им документа об удостоверении его личности.

Расходные кассовые ордера применяются для обслуживания как рублевого, так и валютного оборота денежной наличности (см., в частности, раздел 4 Инструкции о работе обменных пунктов).

5) Платежная (расчетно-платежная) ведомость (п. 14-21 Порядка кассовых операций) - своеобразный аналог общего расходного кассового ордера, грубо говоря, перечень нескольких лиц, имеющих право на получение определенных сумм наличных денег, выполненный в табличной форме. Все изложенные выше правила о процессе выдачи денег по расходному кассовому ордеру вполне приложимы и к выдаче денег по ведомости с той только разницей, что расписка получателя в ведомости состоит из одной только личной подписи получателя, а размер полученной суммы обозначается только цифрами, причем не обязательно самим получателем. Доказательственное значение ведомости - то же, что и у расходного кассового ордера.

6) Заявление (заявление-обязательство) на выдачу денег (упоминается в п. 14 Порядка кассовых операций) - аналог расходного кассового ордера. Применяется, главным образом, для документирования (документального оформления) фактов предоставления сумм займов и (в банках) кредитов. Заявление-обязательство отличается от простого заявления главным образом тем, что содержит, помимо собственно заявления (просьбы) о выдаче денег, указание получателя о своей обязанности возвратить их в определенный срок; иногда там же помещается указание об обязанности уплатить проценты по определенной ставке.

7) Счет, счет-фактура (упоминается в п. 14 Порядка кассовых операций) - аналог квитанции к приходному кассовому ордеру. Составленный получателем платежа (как правило - в качестве цены за определенные товары, работы или услуги) счет (в двух или трех экземплярах) предъявляется плательщику (об этом процессе говорят, что "счет выставляется"). В зависимости от условий договора, связывающего плательщика и получателя платежа, плательщик либо (а) обязуется оплатить счет в определенный срок, о чем делает отметку на одном из экземпляров счета и возвращает его получателю платежа, либо (б) фактически оплачивает счет. В первом случае получатель денег отгружает товары (выполняет работы, оказывает услуги) против акцепта счета, во втором - против платежа. Факт оплаты счета отмечается получателем платежа на одном из его экземпляров, который остается у плательщика. Акцептованный и оплаченный счета удостоверяют заключение договоров на указанных в них условиях, а оплаченный счет - также и исполнение обязанности передачи денег по заключенному договору.

В ряде случаев (обыкновенно - при оформлении договоров с предприятиями розничной торговли и бытового обслуживания населения) счета за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги заменяются товарными чеками или квитанциями, заверенными подписью продавца, кассира либо приемщика заказа и снабженными отметкой об оплате либо оттиском контрольно-кассовой машины.

8) Квитанции к платежным (переводным) извещениям (регулировались п. 2.6 ранее действовавшего Положения о кассовых операциях) - составляются плательщиками (как правило, физическими лицами в уплату обязательных и коммунальных платежей) при уплате денежных средств через банки или организации связи. Платежное извещение направляется посредником, принявшим платеж, получателю платежа, а квитанция с (в зависимости от случая) либо оттиском контрольно-кассовой машины, либо - подписью кассира и кассовым чеком, либо - с календарным штемпелем организации связи выдается плательщику и служит доказательством исполнения им указанного в квитанции денежного обязательства в указанной сумме в пользу определенного получателя платежа.

9) Объявление на взнос наличными и квитанция к нему (раздел 2.1, п. 2.2.4 и сл. Положения о кассовых операциях) - документ, оформляющий прием денежной наличности от юридических лиц в приходную кассу кредитной организации.

Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов, состоящий из собственно объявления, ордера и квитанции, заполняемых представителем плательщика, на бланке, соответствующем образцу, приведенному в Приложении N 3 к Положению о кассовых операциях. После приема денег и сверки сумм кассовый работник кредитной организации, принявшей деньги, подписывает объявление на взнос наличными, квитанцию и ордер к нему, ставит печать на квитанции и выдает ее плательщику. Объявление на взнос наличными кассовый работник оставляет у себя, ордер к объявлению передает соответствующему операционному работнику. Подписанная кассовым работником и заверенная печатью кредитной организации квитанция к объявлению на взнос наличными, находящаяся у плательщика, является доказательством передачи денег в сумме, указанной в квитанции, кредитной организации.

10) Вторые экземпляры препроводительных ведомостей - накладные к сумкам с денежной наличностью и явочные карточки инкассаторов (п. 2.1.11, 2.2.9, 2.2.14, 2.3.6 и др. Положения) - документы, удостоверяющие факт передачи юридическим лицом работнику кредитной организации (инкассатору) денежной наличности в определенной сумме и упаковке. Инкассатор, предъявивший операционному работнику вечерней банковской кассы указанные документы, обязан сдать операционному работнику указанное в них количество полных сумок с денежной наличностью. Факт приема полных сумок с денежной наличностью, а также факт возврата пустых (неиспользованных) сумок отмечается операционным работником в явочных карточках, возвращаемых им инкассатору.

Рассмотренные документы применяются для обслуживания как рублевого, так и валютного оборота денежной наличности.

11) Документ, выдаваемый физическому лицу при осуществлении операций с наличной валютой и чеками (Приложение N 6 к Инструкции о валютных операциях). Это - заменитель широко известной Справки формы N 0406007, введенной еще Письмом ЦБ РФ от 14 ноября 1994 г. N 122, т.е. документ, составляемый уполномоченным банком по требованию клиента - физического лица (резидента или нерезидента), служащий доказательством факта совершения валютной операции в уполномоченном банке. Будучи заполненным с указанием реквизитов документа, удостоверяющего личность гражданина - участника операции, такой документ дает право вывоза из Российской Федерации купленной физическим лицом наличной иностранной валюты и служит разрешением на вывоз из Российской Федерации наличной иностранной валюты. При вывозе из Российской Федерации наличной иностранной валюты физическими лицами (резидентами и нерезидентами) документ подлежит сдаче российской пограничной таможне.

Справка выдается физическому лицу только после совершения им валютно-обменной операции одновременно с выдачей этому лицу соответствующих ценностей.

12) Квитанция в приеме на инкассо (приложение N 7 к Инструкции о валютных операциях) - удостоверяет прием банком на инкассо наличной иностранной валюты и (или) платежных документов в иностранной валюте.

Особую категорию наличных денежных расчетов образуют расчеты, осуществляемые с использованием автоматов. Примерами подобных операций могут быть расчеты, связанные с оплатой наличными деньгами различного рода товаров и услуг (автоматы по розничной продаже газет, прохладительных напитков, иных товаров потребительского назначения; автоматы по продаже билетов и карт экспресс-оплаты; автоматы, предназначенные для оплаты услуг операторов телефонной сети, размена денег, обмена валюты и т.п.; игральные автоматы), снятием наличных денег со специальных текущих (карточных) счетов через банкоматы и внесением наличных денег на такие счета. Легко заметить, что с точки зрения гражданского права все эти случаи расчетов должны быть классифицированы на два следующих вида: (1) расчеты, не связанные с исполнением денежных обязательств, и (2) расчеты, направленные на такое исполнение. В самом деле, гражданин, совершающий действия, направленные на оплату товаров или услуг при помощи выставленного в публичном месте автомата, действует по собственной инициативе, не будучи носителем какого-либо денежного обязательства. Его действия, в т.ч. по внесению наличных денег, служат условиями возникновения обязательства лица, выставившего автомат, предоставить определенный товар либо оказать определенную услугу (ст. 498 ГК) и в этом смысле подобны действиям покупателя по внесению предоплаты: если таковая фактически будет внесена - то на продавца ляжет обязанность по предоставлению определенного товара, если нет - ничего не произойдет и вносить предоплату покупателя никто не сможет заставить. Второй вид расчетов имеет место при совершении гражданином операций по получению наличных через банкомат: им совершаются определенные действия (вставка карты в специальное отверстие на корпусе банкомата, ввод необходимых сведений о предстоящей операции, ее характере и сумме, а также ввод специального идентификационного номера - PIN-кода), которые с точки зрения гражданского права должны быть квалифицированы как предъявление требования к банку, обслуживающему специальный карточный счет, о выдаче наличных с этого счета, т.е. требование об исполнении денежного обязательства по договору банковского счета. Выдача наличных составляет исполнение такого обязательства.

Делу оформления любых наличных расчетов, производимых с использованием автоматических устройств (в т.ч. расчетов, связанных с исполнением денежных обязательств), служат документы, печатаемые этими устройствами и называемые чеками либо квитанциями. Юридическое значение таких документов совпадает с юридическим значением кассовых чеков (см. выше); их правовой режим определяется лицом - владельцем соответствующего автомата. Исключение составляют документы, печатаемые банкоматами, правовой режим которых урегулирован гл. 3 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. за N 266-П *(108).