3. Zadania I Funkcje Kontroli (str. 248)

     Celem końcowym każdej kontroli jest podniesienie sprawności działania organizacji przez usuwanie nieprawidłowości, jej przyczyn i źródeł oraz pobudzanie działań konstruktywnych. Tak ogólnie ujęty cel kontroli konkretyzuje się poprzez szczegółowe funkcje. Mieczysław Klimas [Klimas, 1985, s. 24] wyróżnia dwie takie funkcje.      1.  Funkcję ochronną kontroli (zapobiegającą) ...      2.  Funkcję kreatywną (inspirującą) ... Wyróżnienie tych dwóch głównych funkcji kontroli ma znaczenie praktyczne, w szczególności dla określenia sfer działania podstawowych rodzajów kontroli, tj. kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej.      Funkcja kreatywna jest podstawą kontroli funkcjonalnej. Reprezentuje  ona bowiem merytorycznie kompletne ogniwa i stanowiska pracy, które działają na linii podstawowych celów organizacji. Natomiast funkcja ochronna jest przede wszystkim silnie związana z kontrolą instytucjonalną. Podział ten jest oczywiście uproszczony. Obie funkcje kontroli przeplatają się, granica między nimi jest płynna.      Przedstawiony podział funkcji kontroli dokonany został z punktu widzenia jej celu [Kałużny, 1995, s. 26]. Natomiast na niższym stopniu uogólnienia funkcje kontroli dzieli się na: informacyjną, instruktażową, pobudzającą i profilaktyczną (zob. rys. 5.4). ...      Funkcja informacyjna (sygnalizacyjna) kontroli ...      Funkcja instruktażowa kontroli ...      Funkcja pobudzająca kontroli ...      Każda kontrola spełnia funkcję profilaktyczną ....      4. Rodzaje kontroli (str. 250)      Każda kontrola polega na dokonaniu oceny.      Kryteria ocen kontrolnych powinny obejmować pełną wiązkę celów,  realizowanych przez działalność będącą przedmiotem kontroli. Dość często jednak kontrolujący dokonują ocen przez pryzmat kryteriów formalnych, tj. zgodności realizacji zadań z przepisami, poleceniami itp., co niewątpliwie przyczynia się do spłycenia oceny i nie pozwala na głębsze wniknięcie w działanie.      Najlepiej jest, gdy działania kontrolne mogą być skoncentrowane na ocenie różnych zasobów organizacji. Systematyzację kryteriów oraz rodzajów kontroli zamieszczono w tabeli 5.1. (...)             Lista rodzajów kontroli jest imponująca, choć coraz częściej używa się w praktyce kontroli zasobów organizacji: finansowych, rzeczowych, społecznych  oraz informacyjnych (zob. rys. 5.5).      Kontrola zasobów rzeczowych  ...      Kontrola zasobów finansowych  ...      W ramach kryterium podmiotowego wyodrębniliśmy kontrolę wykonywaną przez:  (...)      Kontrola oparta na kryterium przedmiotowym ... dzieli się na ogół na:  (...)      Z punktu widzenia cech organizacyjnych mówimy o kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej.  (...)      Różnice występujące między kontrolą funkcjonalną (kierowniczą) a instytucjonalną przedstawione są w tabeli 5.2.      Kryterium usytuowania organu kontroli w stosunku do kontrolowanych umożliwia wyodrębnienie dwóch typów tego procesu, a mianowicie kontroli wewnętrznej i kontroli zewnętrznej.      Najczęściej omawianym w literaturze przedmiotu podziałem kontroli jest jej klasyfikacja według kryterium czasu – okresu objętego kontrolą. Wyodrębnia się tutaj kontrolę wstępną  (ex ante), bieżącą (sterującą lub przez sprzężenie zwrotne) i końcową (następczą lub ex post).       Kolejnym kryterium podziału zadań kontrolnych jest ich zakres. Wyodrębnia się wtedy kontrolą pełną (kompleksową) i wycinkową (problemową).      Biorąc pod uwagę kryterium trybu podejmowania kontroli wymienia się kontrolę planową i doraźną (pozaplanową).      Na podstawie kryterium charakteru kontroli wyodrębnia się kontrolę formalną, merytoryczną, dokumentacyjną i rzeczową).      Stosowanie wszystkich typów kontroli nie jest konieczne, a wręcz niecelowe. Wyodrębnione powyżej rodzaje kontroli wzajemnie na siebie zachodzą albo są ułożone w pewnym cyklu zorganizowanego działania. Ponadto, nawet gdy kontrola jest stosowana według ustalonej procedury, wprowadzanie nowych jej rodzajów staje się zbyt kosztowne. Co więcej, gdy zaangażowani w proces kontrolny menedżerowie stawiani są wobec potrzeby podejmowania zbyt wielu decyzji korekcyjnych, system zaczyna cierpieć na „nadkontrolę”.  Dlatego istnieje zasada, że kontrola powinna być usytuowana w punktach strategicznych lub inaczej w kluczowych obszarach efektywności (wyników).         Kontrola za pomocą kluczowych (strategicznych) punktów polega na ocenie tych jednostek (obszarów) organizacji, które muszą skutecznie funkcjonować, aby cała organizacja osiągnęła sukces [Griffin, 1993, s. 485]. Zlokalizowanie punktów strategicznych ogranicza ilość potrzebnych do kontroli informacji, które należałoby zebrać i ocenić. Ujmując sprawę ogólnie, te kluczowe punkty występują w trzech szerokich obszarach działań przedsiębiorstw: finansowym, operacyjnym i zasobów ludzkich. Obserwacja i ocena punktów strategicznych jest skutecznym sposobem kontrolowania wstępnego każdego kolejnego planu. Tworzy podstawy kontrolnego działania wyprzedzającego, opartego na dotychczasowych doświadczeniach, zwanego controllingiem.                (Zapowiedź uwag do 1 - 4. Anonimus)