5.5. Обеспечение ритмичной работы предприятия

Характеристика ситуации

В строительно-монтажный трест назначен новый управляющий. В процессе ознакомления с технико-экономическими показателями треста он установил, что трест работает неритмично. Важнейший показатель работы – ввод объектов в эксплуатацию – характеризуется неравномерностью, в связи с чем ставится первоочередная задача разработать проект решения по устранению неритмичной работы треста.

Управляющий трестом с участием руководящих работников подчиненных ему строительных управлений провел совещание для определения причин неритмичной работы треста. В результате были сформулированы наиболее важные причины, отрицательно влияющие на технико-экономические показатели треста. Это, во-первых, внешние факторы, не зависящие от деятельности треста:

1. зависящие от вышестоящей организации: изменение планов работ и снабжения материалами, отвлечение людских и материальных ресурсов на сдаточные объекты других трестов;

2. зависящие от деятельности смежных организаций: невыполнение плана поставок материалов и конструкций внешними поставщиками.

Во-вторых, внутренние факторы, зависящие от работников треста, среди которых важнейшее значение имеют неправильное формирование перечня работ в планах и отсутствие контроля за этим процессом со стороны работников управления треста, а также формальный характер проверки перечня работ работниками планового отдела. Заявки на материалы и механизмы строительных управлений в соответствии с исправлениями, вносимыми в наборы работ, не корректируются. Отсюда необеспеченность некоторых объектов материалами при излишке их на других объектах.

Управляющий трестом счел необходимым прежде всего устранить внутренние причины неравномерности сдачи объектов.

На первом этапе (стратегия решения) руководитель определил цель, которую необходимо достигнуть, – это создание условий, обеспечивающих организацию ритмичной работы строительных управлений. А для этого, прежде всего, необходимо устранить имеющуюся несогласованность между составом работ и обеспечением их материалами, механизмами, финансами. Это можно выполнить также путем обеспечения четкой работы всех звеньев аппарата управления, повышения дисциплины труда.

На втором этапе решения (оценка обстановки) управляющий поручил своему заместителю по кадрам и быту определить наличие кадров в управляющей и управляемой подсистемах для достижения цели в существующей структуре управления. Заместителю управляющего по производству было поручено определить количество материалов, имеющихся в наличии, и поступление их в планируемом месяце, а также возможность их распределения по заявкам строительных управлений на каждый планируемый месяц в соответствии с определенным набором работ. Заместителю управляющего по экономическим вопросам управляющий поручил определить продолжительность составления в строительно-монтажных управлениях (СМУ) перечня работ и заявок на материалы и механизмы, а также продолжительность их анализа (в тресте), корректировки, обобщения и утверждения. Для того чтобы указанные материалы являлись основой планирования производственной деятельности, они должны быть у исполни­телей не позднее 3-го числа предшествующего месяца, а следовательно, работу по их составлению надо начинать с 20-го числа каждого предшествующего месяца, а не 23-24-го, как это делается фактически.

На третьем, подготовительном этапе управляющий трестом в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями определил, кто должен принимать участие в последующих этапах процесса выработки решений.

Четвертый, информационный этап включает поиск, сбор, обработку и анализ информации.

Поиск информации

Управляющий трестом определил для каждого руководителя и подразделения необходимый вид информации для решения вопроса по ее назначению и характер ее обработки:

• плановый отдел – информация планового характера, анализ и уточнение прогноза-результата;

• производственный отдел – информация производственного характера, сбор, обработка и анализ всей информации;

• главный механик – информация о планировании механизмов строительным управлением;

• главный диспетчер – информация о возможном прогнозировании объема автотранспорта на месяц;

• отдел кадров – информация о планировании трудовых ресурсов;

• управление производственно-технической комплектации (УПТК) – информация о планировании внешних поставок.

Сбор и обработка информации

Информацию, полученную для разработки вариантов решения, отделы треста направляют в производственный отдел, который ее систематизирует, нормализует и передает систематизированную информацию с результатами анализа в плановый отдел, который готовит данные по уточнению прогноза-результата, в том числе экономического эффекта от реализации решения по устранению внутренних нарушений ритмичности производства.

Пятый и шестой этапы включают соответственно разработку вариантов решений и принятие решения.

После проведенных работ информационного цикла и уточнения прогноза-результата главный инженер совместно с заместителем управляющего трестом по экономике разрабатывают рекомендации по разработке вариантов решения. Затем отделы приступают к разработке вариантов.

Производственный отдел разрабатывает варианты решения по ритмичному обеспечению изделиями и деталями собственных подсобных производств треста. Плановый отдел разрабатывает варианты по обеспечению ритмичности строймонтажных работ.

Главный механик разрабатывает варианты решения по ритмичному обеспечению механизмами, УПТК – по ритмичному обеспечению строительных управлений материалами и изделиями внешних поставщиков.

На основе разработанных критериев плановый отдел выполняет предварительный анализ вариантов и данные анализа направляет заместителю управляющего по экономическим вопросам, который также проводит анализ вариантов решения и направляет свои выводы управляющему и главному инженеру треста для их дальнейшего изучения и выбора окончательного варианта решения. После принятия решения управляющий поручает начальнику производственного отдела составить формулу решения.

В формуле решения говорится о том, что для обеспечения ритмичной работы строительных управлений и интенсификации производства необходимо приступить к составлению ежемесячных графиков обеспечения строительных управлений ресурсами в соответствии с установленным и скорректированным планом работ. В приказе указываются мероприятия и лицо (отдел), ответственное за обеспечение их выполнения в установленные сроки.

Седьмой этап (постановка задач исполнителями) предусматривает выполнение комплекса мероприятий всеми структурными подразделениями, направленными на реализацию решения. Для этого перед каждым структурным подразделением ставятся конкретные задачи.

Работники производственно-технического и планового отделов стройуправления определяют сроки и порядок составления перечня работ на планируемый месяц и заявок на ресурсы, необходимые для выполнения указанных работ.

Постановка задачи производится начальником стройуправления в соответствии с принятым решением (приказом) о ежемесячном составлении графиков обеспечения ресурсами строительных управлений. Работники производственного отдела выполняют корректировку набора работ в соответствии с мероприятиями по вводу объектов. Корректировку обеспечения строительных управлений внутренними ресурсами (материалами, изделиями, механизмами и автотранспортом) следует производить в соответствии с уточненным перечнем работ. Перед работниками УПТК ставится задача проводить корректировки планов обеспечения строительных управлений внешними поставками материалов и изделий в соответствии с уточненным составом работ.

Восьмой этап – организация выполнения решения и контроль исполнения – предусматривает проведение в коллективе разъяснительной работы, направленной на безусловное выполнение принятого решения.

Реализация решения осуществляется в основном двумя отделами (отделом главного диспетчера и производственным отделом), управляющим и главным инженером. Отдел главного диспетчера проводит контроль исполнения решения, заключающийся в ежедневной сверке фактического обеспечения и запланированного графиком, а также в проверке соответствия выполненного объема работ фактическому обеспечению. Полученные данные представляются главному инженеру, который осуществляет дальнейшую стадию контроля.

Производственный отдел треста совместно с начальниками производственно-технических отделов (ПТО) управлений и руководителями подсобных производств треста контролирует обеспечение ресурсами строительные управления и выполнение планов работ ежедневно и подготавливает данные для управляющего трестом, осуществляющего дальнейшую стадию контроля.

В целях установления взаимосвязи между всеми участниками процесса планирования решения ситуации, определения технологической последовательности и продолжительности выполнения всех операций составляется перечень работ (табл. 5.1), на основе которого разрабатывается сетевая матрица – модель плана подготовки, принятия и реализации решения данной ситуации (рис. 5.1).

Таблица 5.1

Перечень работ к сетевой матрице разработки плана подготовки, принятия и реализации решения по обеспечению ритмичности работы в строительно-монтажном тресте

Номер работы			Работы, подлежащие выполнению	Ответственные исполнители	Время (дни)			Дис-персия	Код
предшест-вующей		текущей			tОП	tПС	t НВ		i	j
1		2	3	4	5	6	7	8	9	10
I этап
-	1		Определение цели действия	Управляющий трестом, заместитель руководителя	1,3	0,8	1,0	0,01	1	2
2	2		Определение способа выполнения	Главный инженер треста	2,0	1,2	1,5	0,01	2	3
2	3		Оценка обстановки относительно возмож­ности планиро­вания кадров	Заместитель управляющего трестом по кадрам	1,8	0,5	1	0,05	3	5
2	4		То же относительно возможности планиро­вания ресурсов	Заместитель управляющего трестом по производству	2,5	0,1	1	0,2	3	7
2	5		То же относительно возможности планиро­вания автотран­спорта	Главный диспетчер	0,9	0,1	0,4	0,01	3	4
II этап
2	6		То же относительно возможности использо­вания фактора времени	Главный инженер треста	2,5	0,2	1	0,2	3	9
2	7		То же по фактору времени	Заместитель управляющего трестом по экономическим вопросам	2,0	0,3	1	0,1	3	5

Продолжение табл. 5.1

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
2	8	Предлагаемый эффект и прогноз результата	Плановый отдел	2,5	0,1	1	0,2	3	8
3; 8	9	Относительная оценка обстановки	Главный инженер треста	1,8	0,5	1	0,05	9	10
3; 8	10	Определение места решения	Главный инженер треста	3,5	0,2	1,5	0,3	10	11
III этап
10	11	Определение полномочий (прав и границ)	Заместитель управляющего трестом по экономическим вопросам	2	0,3	1	0,1	11	12
11	12	Поиск информации планового характера	Плановый отдел	5	0,1	2	1,0	12	15
11	14	Поиск информации о возможности планирования механизмов	Главный диспетчер	0,5	0,5	0,5	0,0	12	13
IV этап
11	16	Поиск информации о возможности планирования внешних поставок	УПТК	5	0,1	2	0,7	12	17
12; 17	18	Сбор и обработка собранной информации	Производственный отдел	2	0,4	1	0,1	18	19
18	19	Анализ собранной и обработанной информации	То же	1	0,2	0,5	0,01	10	21
18	20	То же	Плановый отдел	2,3	0,1	1,0	0,13	19	20
19; 20	21	Уточнение прогноза-результата	То же	25	0,1	1	0,2	20	22
21	22	Выработка рекомендаций	Заместитель управляющего трестом по экономическим вопросам	25	0,1	1	0,2	22	23
22	23	Сравнительный анализ рекомендаций	Главный инженер треста	0,8	0,4	0,5	0	23	24
23	24	Выработка вариантов решения	Производственный отдел	6	0,1	2	1,0	24	25
V этап
23	25	То же	Плановый отдел	1,8	0,5	1	0,5	24	28
23	26	То же	Главный механик	2,0	0,3	1	0,1	24	25

Продолжение табл. 5.1

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
23	27	Выработка вариантов решения	УПТК	4,9	0,1	2	0,7	24	27
24;27	28	Выработка критериев и анализ вариантов решения	Плановый отдел	3,5	0,2	1,5	0,3	28	29
28	29	Анализ вариантов решения по критериям	Заместитель управляющего трестом по экономическим вопросам	1	0,1	0,5	0,1	29	30
29	30	Оценка вариантов решения	Главный инженер треста	1,8	0,5	0,8	0,05	30	32
VI этап
29	31	Оценка вариантов решения	Управляющий трестом	25	0,1	1	0,2	30	31
31	32	Создание формулы решения	Производственный отдел	1,3	0,8	1	0	31	33
32	33	Создание документа (печатание)	Машбюро	1,8	0,5	1	0,05	33	34
33	34	Подпись, регистрация и отправка документа исполнителям	Секретариат	2,5	0,1	1	0,2	24	35
33	35	Постановка общих задач исполнителям	Начальники управлений	1,3	0,1	0,5	0,2	35	36
35	36	Постановка задачи исполнителям о проверке и корректировке этих наборов работ	Начальник производственного отдела	0,8	0,1	0,5	0,1	35	38
33	37	То же	Начальник планового отдела	2,5	0,1	1	0,2	35	40
VII этап
33	38	Постановка задачи исполнителям по корректи­ровке обеспече­ния внутренними ресурсами	Начальник производственного отдела	2,5	0,1	1	0,2	35	39
33	40	То же рабочими кадрами	Заместитель управляющего по кадрам	1,5	0,1	0,5	0,1	35	37

Окончание табл. 5.1

1	2	3	4	5	6		7		8			9		10
33	41	То же внешними поставками	Начальник УПТК	2,5	0,1		1		0,2			35		42
35	42	Постановка задачи исполнителям по комплектованию, подписанию, утвер­ждению и отсыл­ке графика работ	То же	0,8	0,4		0,4		0			35		41
36;41;42	43	Подготовка месячных наборов работ и заявок	Начальники управлений	5	0,5		2		1,0			35		42
43	44	Проверка и корректировка этих наборов	Производственный отдел	0,6	0,5		0,5		0			44		45
44	45	То же	Плановый отдел	0,7	2,4		0,5		0			45		46
44	45	Корректировка обеспечения внутренними ресурсами	Производственный отдел	8	0,1		3		16			46		47
44	46	Корректировка обеспечения рабочими кадрами	Отдел кадров	8	0,5		3		1,5			46		47
VIII этап
44	47	Корректировка обеспечения внешними поставками	УПТК	6		1		3		0,8	45		49
45;47	48	Комплектация, подписание, утверждение, доставка графика исполнителям	УПТК	10		0,7		4		2,5	4,9		50
48	49	Контроль	Главный диспетчер Производственный отдел Главный инженер треста Управляющий трестом	Ежедневно Ежедневно Ежедневно Ежедневно

Рис. 5.1. Сетевая матрица планирования решения по организации ритмичной работы треста (см. также с. 195, 196)

Рис. 5.1. П родолжение

Рис. 5.1. О кончание