1.3. Информационная база анализа хозяйственной деятельности автотранспортного предприятия

Экономический анализ можно рассматривать как анализ разнообразной экономической, социальной и иной информации. Достоверность выводов, их эффективность в значительной мере зависят от полноты и достоверности исходных данных. Экономическая информация представляет собой совокупность сведений, характеризующих экономическую сторону хозяйственной деятельности предприятия.

Источники информации многообразны (отчетные, учетные, плановые, внеучетные). В зависимости от уровня, степени детализации и программы анализа исследуются: данные бухгалтерских, статистических и технических отчетов за соответствующий период времени; результаты целевых обследований, наблюдений и ревизий, личных наблюдений; плановая и техническая документация; материалы научно-технических, производственно-экономических и других совещаний и конференций; научная, учебная и патентная литература; материалы периодических изданий; государственные стандарты и технические условия; данные опросов, анкет; аналитические материалы общественных организаций; информационные, рекламные и другие выпуски о деятельности предприятий.

Информационное обеспечение анализа должно отражать все множество одновременно или последовательно выполняемых операций, которые вызывают изменение отдельных показателей работы предприятия и определяют результаты его деятельности. По своей роли в процессе управления информация подразделяется на планово-нормативную, отчетную и внеучетную.

Планово-нормативная информация. Различают два вида планирования на предприятиях: технико-экономическое и оперативно-производственное. В свою очередь, технико-экономическое планирование подразделяется на перспективное и текущее. Исходя из этого, к плановым источникам анализа хозяйственной деятельности относятся:

• показатели бизнес-планов;

• показатели, утверждаемые в централизованном порядке вышестоящими органами (собственниками средств производства) на перспективный и текущий период;

• расчетные показатели, разрабатываемые в годовых планах самими предприятиями с разбивкой по кварталам и месяцам планируемого года.

В ходе оперативно-производственного планирования плановые задания конкретизируются и доводятся до участков, рабочих мест и прочих структурных подразделений предприятия. Оперативные планы разрабатываются на квартал, месяц, каждые сутки и смену. Иногда составляются часовые графики производства.

Технико-экономические планы разрабатываются на основе утверждаемых и расчетных показателей, а также необходимых нормативов по следующим основным разделам:

• общие показатели плана;

• производство и реализация услуг;

• техническое развитие предприятия;

• техническое обслуживание и ремонт;

• нормы и нормативы;

• потребность в основных материальных ресурсах;

• труд и заработная плата;

• финансовый план предприятия;

• рентабельность производства и себестоимость.

В состав плановой информации входят также квартальные и месячные планы предприятия, планы работы его отдельных отделов, прочих структурных подразделений, программы развития предприятия на рассматриваемую перспективу и т.д.

Особую группу составляют источники технической информации. К ним относятся: техническая документация, определяющая уровень техники и технологии транспортного производства, технический уровень продукции и др. Это также относится к условно-постоянной информации, которая не изменяется в течение времени (без изменения технологии или осуществления капитальных вложений).

Отчетная информация содержится в документах первичного учета. Эти документы позволяют организовать постоянное наблюдение и контроль за выполнением плановых заданий. При помощи учетных документов устанавливают ответственность исполнителей за порученную им работу и материально ответственных лиц за переданные им хозяйственные ценности.

На предприятиях учет имеет различные практические цели. В зависимости от этих целей и применяемых методов различают три вида учета: оперативный, статистический и бухгалтерский учет. При экономическом анализе используются данные всех трех видов учета.

Оперативный учет представляет собой средство наблюдения за ходом производственных процессов и хозяйственной деятельности непосредственно вслед за совершением хозяйственных и производственных операций. Примерами оперативного учета являются диспетчерский учет объемов перевозок или объема предоставляемых услуг отдельными структурными подразделениями предприятия, выполнение кассового плана и т.д.

Оперативный учет на предприятиях организовывают функциональные отделы и службы предприятия и, прежде всего, планово-производственный (экономический) отдел.

Содержание оперативного учета во многом определяется особенностями производства и обычно строго не регламентируется, так как содержание и порядок записей в документах оперативного учета должны обеспечить оперативное вмешательство в ход производственного процесса и передачу необходимой информации за пределы места ее получения.

Типовые формы первичного учета на автомобильном транспорте утверждены нормативными документами [1214]. Специфические отраслевые формы первичного учета разрабатываются для предприятий ведомствами и министерствами, а иногда и самими предприятиями.

Бухгалтерский учет регистрирует все операции, которые отражают движение хозяйственных средств. Он является сплошным (т.е. учету подлежат все хозяйственные операции) и ведется непрерывно. В бухгалтерском учете отражаются операции по заготовке сырья и материалов, производству работ, продукции, услуг и затратам на них материальных, трудовых и финансовых ресурсов, реализации готовой продукции, расчетам по заработной плате с рабочими и служащими и т.д. Учитывается и много других хозяйственных явлений по операционной (основной) и внереализационной деятельности: расчетных (с поставщиками и покупателями), кредитных (с отделениями банков), а также операций, связанных с использованием основных средств предприятия. Особенностью бухгалтерского учета является измерение хозяйственных средств в натуральной и денежной формах, позволяющих получить обобщенные данные о состоянии, движении и использовании средств. Все хозяйственные операции учитываются строго по документам.

Текущий бухгалтерский учет организован так, что в конце отчетного периода (месяца, квартала, года) легко получить сводные данные о хозяйственной деятельности и в том числе бухгалтерский баланс  основную отчетную форму предприятия с приложениями к нему.

Статистический учет обобщает хозяйственные процессы и отражает их количественную характеристику в неразрывной связи с качественной стороной. С помощью статистического учета получают сведения о показателях объема производства, использовании рабочего времени, эффективности использования основных фондов и оборотных средств, росте производительности труда, затратах на производство и т.д.

Статистический учет использует сведения бухгалтерского и оперативного учета. Сведения составляются за различные периоды времени.

Наиболее полный материал для анализа и оценки работы предприятия сосредоточен в годовом отчете. Годовой отчет − это совокупность сведений, характеризующих все стороны хозяйственной деятельности предприятия. Он представляет собой единый документ, состоящий из различных таблиц, отражающих результаты той или иной хозяйственной деятельности, процесса или явления в целом или отдельных их сторон.

Периодическая (месячная и квартальная) отчетность аналогична годовой, но отличается от нее ограниченным составом данных. Периодическая отчетность имеет вид самостоятельных таблиц по отдельным показателям и не отражает все стороны хозяйственной деятельности предприятий. Периодическая отчетность представляется в определенные, установленные для нее сроки.

Статистический учет на предприятиях организуют статистические группы, имеющиеся обычно в составе планово-экономических служб, а также отдельные работники-статисты других его структурных подразделений.

Все три вида учета (оперативный, бухгалтерский и статистический) образуют единую систему экономического учета. Все учетные данные обладают свойством сводимости, т.е. статистически организованы. Они составляют единую комплексную систему, которая используется в процессе экономического анализа.

Однако в учете и отчетности отсутствуют некоторые данные, использование которых в процессе анализа позволило бы всесторонне изучить деятельность предприятия. В этом случае используется внеучетная информация.

К внеучетным источникам информации относятся:

• акты обследования, проверок, ревизий; хозяйственно-правовые документы (договоры на снабжение и сбыт, выполнение работ, акты на претензии, рекламации покупателей и клиентуры, решения арбитража и судебных органов и т.д.);

• приказы и распоряжения руководства предприятия;

• протоколы производственных совещаний; материалы аудиторских проверок;

• объяснительные и докладные записки;

• материалы печати; данные обследований;

• фотографии рабочего дня; анкетные опросы; личные наблюдения;

• материалы, полученные в результате личных контактов с исполнителями.

Перечисленные источники информации привлекаются как за исследуемый отрезок времени, так и за предшествующие периоды. Вместе с источниками информации о работе анализируемого предприятия привлекаются также данные конкурирующих предприятий.

Сведения внеучетного характера отражают обычно отдельные стороны или отдельные аспекты деятельности предприятия. Значение внеучетных данных состоит в том, что они, сигнализируя об отдельных фактах, указывают целесообразный путь анализа и нередко служат материалом для более глубокого изучения деятельности предприятия.