3.5 Документообіг при здійсненні вантажних перевезень

Подорожній лист автомобіля – це первинний документ обліку вантажних автомобільних перевезень, що всебічно характеризує роботу автомобіля і водія з моменту їх виїзду з автотранспортного підприємства і до повернення на підприємство.

Перед виданням водієві подорожнього листа вантажного автомобіля його заповнює диспетчер АТП, при цьому на лицьовому боці у лівому верхньому куті ставить штамп перевізника або підприємства, під назвою документа записує дату його видання (число, місяць, рік). Ці дані повинні відповідати даті реєстрації подорожнього листа у реєстраційному журналі.

При погодинній оплаті транспортної роботи на лицьовому боці подорожнього листа у верхньому правому куті проставляється штамп "Погодинна". До погодинного подорожнього листа додаються по два примірники талона замовника для кожного замовника. Вони є підставою для розрахунків перевізника та замовника автотранспорту при погодинній формі оплати транспортних послуг. У рядку "Режим роботи" визначає найменування режиму роботи водія (робота в будні, відрядження, загальний облік робочого часу, щоденний облік робочого часу, робота у вихідні дні, по графіку тощо), згідно з яким проводиться нарахування заробітної плати.

У рядку "Колона" вказує номер колони, до складу якої належить автомобіль. У рядку "Бригада" вказує номер бригади, до складу якої належить водій. У рядку "Автомобіль" фіксує марку автомобіля і його державний номер. Поряд вказує гаражний номер автомобіля. У рядку "Водій" вказує прізвище, ініціали, номер службового посвідчення, клас і табельний номер водія, якому буде видано цей подорожній лист. У рядках "Причіп" зазначає державний і гаражний номери причепів і напівпричепів, якщо для перевезення виділено автопоїзд. У рядку "Супроводжуючі особи" вказуються прізвища, ініціали осіб, які супроводжують автомобіль при виконанні завдання (вантажники, експедитори, стажери тощо).

Перевізники, які експлуатують вантажні автомобілі, як власні, так і орендовані (без водія), а також підприємства і установи при експлуатації службового легкового автомобіля зобов'язані при випуску автомобіля на лінію видавати водієві оформлений подорожній лист відповідної типової форми.

При поверненні в гараж водій здає подорожній лист диспетчеру, який перевіряє повноту і правильність заповнення реквізитів. Разом з подорожнім листом здаються інші супровідні документи (лист контрольних перевірок температури у кузові авторефрижератора тощо).

Диспетчер, у розділі "Рух пального, літрів" заповнює графу "Залишок при поверненні" і засвідчує ці дані власним підписом.

Своєю чергою, водій у рядку "Здав водій" власним підписом підтверджує здавання автомобіля відповідальній особі в технічно справному або несправному стані, про що робить відповідну відмітку.

Прийняття автомобіля від водія здійснює механік, який власним підписом у рядку "Прийняв механік" засвідчує достовірність заповнення граф і розділу "Робота водія та автомобіля" і прийняття автомобіля від водія в технічно справному (несправному) стані.

Черговим диспетчером згідно рознарядки випускається подорожній лист, що являється документом суворої звітності і дозволом щодо експлуатації автобуса на маршруті. В ньому подається сама необхідна інформація, прізвище, дані про рухомий склад, маршрути та інше.

Даний документ реєструється в спеціальному журналі диспетчера. Згідно його даних нараховується заробітна плата водію, ведеться облік пробігу автомобіля, шин, витрат на паливо мастильні матеріали.

Коли автомобiль повертається в гараж, механiк штамп-годинником проставляє фактичний час прибуття, заповнює графу «Покази спідометра», у роздiлi «Рух палива» зазначає залишок палива й засвiдчує цей запис своїм пiдписом. Крiм того, механiк розписується в прийманнi автомобiля.

Якщо у водiя залишилися талони на паливо, вiн повинен здати їх заправнику, про що останнiй робить запис у графi «Здано» й розписується. Здаючи товарно-транспортнi документи диспетчеру, водiй розписується в графi «Здав водiй» диспетчер засвiдчує одержання цих документiв своїм пiдписом у графi «Прийняв диспетчер».

Товарно-транспортна накладна має два роздiли:

1) товарний, в якому визначаються взасмовiдносини мiж вантажоодержувачем i вантажовідправником.

2) транспортний, в якому визначаються взаємовiдносини вантажовiдправникiв з автотранспортним пiдприємством (АТП).

Товарнотранспортна накладна складається в чотирьох примiрниках: перший залишасться у вантажовiдправника, другий, третiй i четвертий, засвiдченi пiдписами й печатками вантажовiдправника та пiдписом водiя, вручаються водiєвi другий примiрник вiн повинен здати вантажоодержувачу, а третiй i четвертий примiрники, засвiдченi пiдписом та печаткою вантажоодержувача, здаються в диспетчерську АТП. Третiй примiрник слугує пiдставою для розрахунку за перевезення, а четвертий — для облiку транспортної роботи й оплати працi водіїв.

Водiй не має права прийняти до перевезення вантаж, якщо не оформленої вiдповiднi товарно-транспортні документи. В прийманнi вантажу для перевезень вiд вантажовiдправника в усiх примiрниках товарно-транспортних документiв розписується водiй-експедитор.

Перевезення однорiдних вантажiв на одну й ту саму вiдстань мiж одними й тими самими вантажовiдправниками та вантажоодержувачами можуть оформлятися одним (сумарним) товарно-транспортним документом. На промiжнi поїздки має видаватися талон, який пiсля оформления всiєї денної роботи у вантажоодержувача знищується.