2. Управління документ ним фондом: завдання та основні етапи.

Під управлінням документним фондом розуміють регулювання величини складу, структури та інших параметрів фонду з метою приведення його у відповідність завдань фондоутримувача та інформаційних потреб користувачів. Управлінню підлягають безпосередньо сам фонд, дії працівників фондоутримувача в роботі з фондом, кожен процес формування документного фонду, а також його цикли.

Управління документного фонду зумовлено змінами у зовнішньому середовищі, розвитком науки, техніки, освіти, інших галузей, зміни, що відбуваються в інформаційних потребах користувачів, а також в самому фондоутримувачі.

Завдання управління документ ним фондом:

1) забезпечення збалансованого розвитку фонду;

2) підтримка фонду на рівні завдань фондоутримувача;

3) забезпечення якості формування фонду та правильного його розвитку.

Процес управління документного фонду реалізується в кілька етапів:

1. Збір інформації, що має відношення до фонду;

2. Обробка та аналіз цієї інформації;

3. Оцінка стану фонду на основі отриманої інформації.

4. Вироблення та прийняття управлінських рішень, поліпшення його формування;

5. Планування формування документного фонду;

6. Реалізація управлінських рішень.

Ці етапи відображають зміст та порядок здійснення процесу управління фондом.

В процесі управління фондом і об’єкти і суб’єкти виконують такі функції:

1) Прогнозування;

2) Планування;

3) Облік;

4) Аналіз;

5) Організація;

6) Контроль;

7) Регулювання.

1) Прогнозування – Док.фонд розвивається на основі прогнозування, на основі методів прогнозування, прогнозуються нові види інформації;

2) Планування – планове здійснення, на основі розробки складання перспективних і поточних планів роботи з фондом, планується придбання документів у фонд, усі види роботи з фондом, планується робота структурних підрозділів;

3) Передбачає облік всієї роботи з фондом, облік його використання користувачами, що дозволяє розробляти плани формування фонду, складати звіти про роботу з фондом;

4) Передбачає аналіз його складу, використання, тобто дозволяє отримати дані про якість фонду;

5) Функція організації передбачає розробку структури фонду, розробку посадових обов’язків працівників щодо роботи з фондом, організація використання фонду. Передбачає необхідність проведення змін у фонді.

6) Контроль – забезпечує контроль за формуванням, використанням, розвитком та змінами, що відбуваються у фонді.

7) Регулювання – регулюється склад, величина фонду, інші параметри фонду, росту та інші, що дозволяють утримувати фонд у необхідній якості.

Оцінити стан фонду і прийняття рішення щодо нього можливо на основі показників: за допомогою документозабезпеченості, читаності та обертаності фонду; за допомогою показників відмови користувачам в документах та обертаності фонду; за допомогою темпів росту фонду, темпів росту користувачів і темпів росту документовидачі.

Білет №7.

І. Регіональний та низовнй рівні державної системи галузевої інформації.

Державна науково-пелагогічна бібліотека України (галузевий центр) є головним інформаційним центром освітянської галузі з педагогічко-психологічних питань. Дана установа здійснює інф.забезпечення наукового супроводу модернізації системи освіти України та її перспективного розвитку. З 2004р дана установа розпочала створення тематичної БД бібліографічних записів статей періодичних видань з питань педагогіки, психологічної науки та практики. Створила БП «Сучасні освітні технології». Дана установа готує загально-галузевий науково-допоміжний покажчик «Українська педагогічна бібліографія за період...Професійна освіта», та інші.

На регіональному рівні створенням та поширенням інформації з суспільствознавства займаються органи місцевої влади та управління, які співпрацюють з ОУНБ (обласні універсальні наукові бібліотеки) та міжгалузеві територіальні ЦНТЕІ. ОУНБ та ЦНТЕ з максимальною повнотою акумулюють краєзнавчу інформацію, створюють регіональні інформаційні портали, де зосереджується фактографічна інформація про регіони та видають бібліографічні посібники та бібліографічні БД краєзнавчого характеру. Наприклад, ХДНВ ім. Короленка видала БП «Історія Слобідської України». Крім того, видаються тематичні вторинні матеріали, наприклад «Молода українська держава (до 15- річчя від Дня незалежності України)». РДОБ видала бібліографічний довідники «Україна: історія, народознавство». «340 років Берестецькій битві». ЦНТІ орієнтовані на створення фактографічних БД по регіони та підготовку аналітичних матеріалів з проблем економіки.

виробництвом та поширенням вторинно-документальних ГІР для задоволення професійних потреб на низовому рівні займаються масові бібліотеки, вузівські бібліотеки, бюро НТІ.

На задоволення непрофесійних інформаційних потреб в галузі сусп-ва спрямовані такі установи:

1) Національна парламентська бібліотека Укр. - видає «Календар знаменитих та пам'ятних дат». Видала також реком. бібліогр. посібник «Політична книга України».

2) Державна історична бібліотека України, яка створила рекомендаційний довідник «Сторінки історії України». Також створює систему рекомендаційних БП з історії та історичного краєзнавства.

3) Національна бібліотека України для дітей, що створюй електронний рекоменд. БП «Мандруємо по планеті».

4) Державна бібліотека України для юнацтва видала серію рекоменд. БП сусп-політ. тематики для юнацтва.

5) Систему рекомендаційних БП з педагогіки та освіти формує Державна науково-педагогічна бібліотека України, зокрема дана установа створила 12 структурованих рекоменд. бібліогр. покажчиків. На регіональному рівні інф.продукцію, яка спрямована на задоволення непрофес. інф. потреб створюють ОУНБ, обласні бібліотеки для дітей, обласні бібліотеки юнацтва. Дані установи створюють рекомендаційні бібліогр. посібники, які відображають суп-політичну літ-ру в регіон-му аспекті. IНаприклад: Херсонська обласна універсальна наукова бібліотека ім.О. Гончара.

На низовому рівні рекомендаційні БП з сусп-тва створюють публічні бібліотеки, бібліотеки вузів. Бібліотека Запорізького національного техиічного університету.

2. Довідково-інформаційне обслуговування споживачів у режимі «запит-відповідь» як вид інформаційного обслуговування.

Довідково-інформаційне обслуговування споживачів у режимі «запит-відповідь» - це обслуговування у відповідності до разових інформаційних запитів споживачів інформації.

Інформаційний запит – це опосередкований прояв інформаційної потреби, суб’єктивне формулювання інформаційного інтересу.

Разовий запит такий, з яким споживач звернувся до інфор.установи, розраховує на негайну відповідь, не пов’язуючи її з майбутнім.

Загалом відповідь може бути надана споживачеві у вигляді довідки, консультації, або відмови. Усі довідки, які надходять споживачам поділяються на бібліографічні і фактографічні. В свою чергу бібліографічні довідки поділяються на адресні, уточнюючі та тематичні.

Для виконання тематичних довідок залучається велика к-сть джерел інформації: систематичний каталог, картотека, галузеві покажчики, при книжкові і при статейні списки літератури, перелік джерел.

Разовий тематичний запит виникає в процесі дослідження наукової або виробничої діяльності і тісно пов’язаний з вирішенням питань, які потрібно терміново розв’язати. Вимоги до виконання тематичних довідок для різних категорій користувачів теж різні. Для наукових працівників, дослідників, фахівців виробничої сфери тематична довідка має бути виконана за методикою складання науково-допоміжних бібліографічних посібників, що вимагає залучення значної кількості інформаційних джерел.

Фактографічна довідка містить відомості про конкретні факти, події, явища реальної дійсності, конкретні дані з галузей знань, термінології тощо.

Виконання фактографічних довідок основане на використанні довідкових видань усіх жанрів (словники, енциклопедії, визначники, довідники). Всяка фактографічна довідка повинна супроводжуватись посиланням на джерело. Звідки взяті відомості або факти.

Ці довідки різноманітні за змістом:

1) адреси підприємств, організацій, фірм;

2) характеристика продукції, яку вони випускають;

3) відомості про конкретні матеріали, їх властивості та склад;

4) відомості з природничих наук (математики, хімії, промисловості та с/г виробництва).

БІЛЕТ №8.

1. Основні види оптичних док-тів: загальна характеристика.

Оптичний док-т відноситься до новітніх носіїв інф-ції. заснованих на оптичних способах запису, прочитування і відтворення. Зі всієї маси док-тів він виділяється за способом документування. Оптичний док-т акумулює в собі переваги різних способів запису інф-ції і матеріалів носія. Важливою гідністю даного носія інф-ції є: по-перше, його універсальність, тобто можливість запису і зберігання в єдиній цифровій формі інф-ції будь-якого вигляду - звукової, текстової, графічної, відео. По-друге, оптичний док-т дає можливість організації і зберігання інф-ції у вигляді баз даних на єдиному оптичному носії. По-третє, цей док-т забезпечує можливість створення інтегрованих інф-них мереж, що забезпечують доступ до таких баз даних. Оптичний док-т-це інтегральний вид док-ту, здатний увібрати в себе достоїнства, можливості книги, мікро-, діа-, відеофільмів, аудіо записи і т.д., причому все це одночасно. Він необхідний для тривалого зберігання великих масивів інф-ції. До оптичних док-тів відносять оптичні диски і відео диски: компакт-диски СD- RОМ, DVD- диски та ін.

Найперспективнішим видом оптичного док-та, що виділяється за формою носія і особливостями користування є оптичний диск (ОД)- матеріальний носій, на якому інф-ція записується і прочитується за допомогою сфокусованого лазерного променя. При цьому формуються мікроскопічні поглиблення або ямки, створюючи в сукупності спіральні або кільцеві доріжки із записом звуку (оптичні аудіо диски), зображення (оптичні відео диски) або різної текстової інф-ції. По місткості носія інф-ції ОД діляться на три види: великої місткості - для використовування як архівних даних, що проходять через ЕОМ, середньої місткості-для зберігання текстової інф-ції, компактні диски (місткість до 7x108 байт)-для мікро ЕОМ. Залежно від можливості використовування для запису і прочитування ОД діляться на 2 види: накопичувачі-для запису інф-ції безпосередньо користувачем і її зберігання та наконичувачі-тільки для читання інформації..

Аудіо-компакт диск (КД)-це оптичний з постійною (нестираною) звуковою інф-цією, записаною в двійковому коді, призначений для відтворення інф-ції на програвачах компакт дисків. Тривалість відтворення може перевищувати і годину. Завдяки своїм малим розмірам великій місткості надійності, довговічності КД отримав широке розповсюдження.

СD-ROМ- компакт диск з постійною пам'яттю, призначений для зберігання і читання значних об'ємів інф-ції (570 МГбайт), містить комп'ютерну інф-цію, що прочитується дисководом. Принципово однакові пристрої для прочитування інф-ції з компакт диска і СD-ROМ, відмінності полягають тільки у тому, що використовуються різні способи перетворення сигналу в інф-цію, що відображається. Зчитуючий пристрій комп'ютера працює як і з СD-ROМ, так і з аудіо компакт диском. Головною перевагою СD-ROМ є порівняння з твердими і м'якими дисками, є висока інф-на місткість. Особливістю СD-ROМ є те, що інф-цію, що знаходиться на диску не можна змінити і не можна записати на носій безпосередньо з комп'ютера.

Відео компакт диск (В Д) - диск, на якому в цифровій формі записується тестова, образотворча і звукова інф-ція, а також програми ЕОМ. Запис інф-ції на ВД здійснюється шляхом зміни поверхні або структури носія. DVD диск — різновид нового покоління оптичних дисків, на якому в цифровій формі записується текстова, відео, звукова інф-ція, а також комп'ютерні дані. DVD диски відрізняються високою інформаційною місткістю в порівнянні з СD-ROМ. DVD відео розрахований і на 2 год показу високоякісної цифрової відео інформації двосторонній двошаровий диск - на 8 год. Кожен диск має 8 звукових доріжок на різних мовах до 8 каналів кожна містить до 32 доріжок субтитрів. DVD диск довговічний, не піддається зносу від використання, тільки від фізичного пошкодження, стійкий до нагріву, невеликого розміру.