1. Основні види магнітних документів: загальна характеристика.

До магнітних носіїв інф-ції відносять - магнітну стрічку, магнітну карту, магнітний диск. Інф-ція на магнітних док-тах записується шляхом зміни остаточної намагніченості окремих дільниць магнітною силою носія. Магнітна стрічка - носій інф-ції у вигляді стрічки з гнучкої і прозорої стрічки з феромагнітним покриттям. Магнітна стрічка несе звукову і цифрову інф-цію, закріплену електромагнітним способом. Використовується в ЕОМ, аудіо-, відеотехніці. Магнітна карта - носій інф-ції у вигляді гнучкої пластини з магнітним покриттям. Магнітний диск – це носій інф-ції у вигляді диску з феромагнітним покриттям для запису. Магнітні диски діляться на жорсткі і гнучкі (дискети). Жорсткий магнітний диск - кругла плоска пластинка, виготовлена з твердого матеріалу (металу) покритого феромагнітним шаром. Гнучкий диск або дискета - диск, виготовлений із пластика, покритого феромагнітним шаром.

2.Зміст та організація диференційного інформування споживачів.

Інформування споживачів — систематичне забезпечення споживачів інф-цією у відповідності до постійно діючих довготривалих запитів та без запитів. Крім того, активно діючою стороною в процесі іиф- ння споживачів с інф-ний посередник, який визначає коло абонентів інф-ння та вивчає їхні потенційні та реально існуючі інф-ні потреби. Ще однією рисою є передбаченість зворотнього зв'язку з споживачем інф-ції при організації різних форм інф-ння споживачів.

Основними завданнями інф-ння споживачів с: 1)привернути увагу споживачів до нової актуальної інф-ції; 2)розкрити фонд певної інф-ної установи та підвищити його обертаність; 3)ознайомити користувачів із док-ми, які є поза фондом певної імф-ної установи з тих проблем, що їх цікавлять» В ході практичної діяльності інф-них установ сформувалося 2 основних види інф-ння: диференційоване (ДГ) базується на виявленні постійно діючих запитів як масових так і індивідуальних. Д1 споживачів спрямоване на задоволення довготривалих індивідуальних та групових інф-них запитів споживачів інф-ції. Форми диференційованого інф-ння споживачів є більш ефективним, але їх підготовка є досить трудомістким процесом. Крім того, виділяють пріоритетні групи споживачів інф- ції, які обслуговуються в режимі диференційованого інф-ння.

Перевагою масового інф-ння є загальна доступність його форм широкому загалу користувачів шф-них установ. В процесі організації масового інф-ння споживачів використовують ЗМІ та Інтсрнет. Ктапи здійснення Д1 споживачів: на 1-му етапі встановлюється коло абонентів цього виду. В якості абонентів можуть виступати окремі групи спеціалістів з близькими інф-ними потребами та окремі фахівці. Кількість абонентів ДІ залежить від можливості інф-ної установи. Як правило, в якості абонентів виступають представники місцевих органів влади та управління, провідні науковці, спеціалісти-практики, що займаються вирішенням важливих господарських завдань; 2-ий етап організації ДІ с виявлення потенційних інф-них потреб абонентів. З ціпо метою необхідно вивчити напрямки розвитку певних галузей, в яких працюють абоненти шляхом аналізу директивних док-тів та планово звітної документації, що характеризує сферу професійної діяльності абонентів. На основі цього складу складається перелік тем, які можуть зацікавити абонентів інф-ння (рубрика тор); 3-тій етап - вивченні реально існуючих інф-них потреб користувачів. З цією метою здійснюють опитування споживачів іиф-ції, виявляючи таким чином їх постійно діючі та довготривалі запити. Для цього можуть використовувати спеціально розроблений рубрика тор, в якому споживачі підкреслюють ті теми, які їх цікавлять. Усі відомості про абонентів диференційованого інф-ння і теми, які їх цікавлять відображаються в базах даних або картотеках. Після цього встановлюють повноту інф-ння абонентів та форми представлення інф-ції окремим абонентам.

БІЛЕТ №14.

1. Інф-но-аналітнчннй супровід базової діяльності споживача

Під системою інформаційно-аналітичного забезпечення базової діяльності розуміють створення певної організації інф-ної служби та застосування такої сукупності методів збору, обробки та поширення інф-ції, які дозволяють здійснювати своєчасну та релеванту інф-ну підтримку будь-якого процесу базової діяльності на будь-якому її етапі. Елементи системи інф-но-аналітичного забезпечення діяльності (СІАЗ): 1 )фонд документної інф-ції, що є основою інф-но-аналігичних процесів в установі; 2)інф-ні потреби користувачів; 3)процеси аналітичного синтетичного опрацювання інф-ції; 4)інф-ні потоки, що надходять в установу або створюються в ній. СІАЗ повинна виконувати: реагуваньну та упереджувальну функцію. Реагувальна полягає у пошуку і наданні адекватної відповіді на кризову ситуацію, що відбулася. Упереджувальна – це передбачення кризової ситуації та підготовка достатньої кількості варіантів її подолання Основні етапи створення СІАЗ: І)стратегічна підготовки інф-них ресурсів для створення системи інф-но-аналітичного забезпечення. Мета: створення концепції СІАЗ базової діяльності. Завдання: визначити та спрогнозувати тенденцію розвитку потреб в інф-ці; систематизувати та впорядкувати інф-ні запити; проаналізувати та впорядкувати інф-ні потоки; розробити проект бази даних; 2)проблемно- орієитовна підготовка інф-них ресурсів. Мета: сформувати факто-аналітичний комплекс інф-ції. Завдання: здійснення аналітично-синтетичного опрацювання документиої інф-ції; забезпечення і її збереження у впорядкованому вигляді; розробка системи розподілу інф-ції; 3)основнии або етап підготовки інф-них матеріалів за запитом користувачів. Мета: підготовка інф-ної бази для забезпечення прийняття рішень з проблем базової діяльності. Завдання; одержання інф-ного запиту; здійснення інф-ного пошуку; відбір інф-ції; опрацювання інф-ції та перетворення її у форму зручну для використання; підготовка інф-них матеріалів, релевантна запитам споживача. Організація СІАЗ дозволяє організувати процеси підготовки та надання інф-ції у відповідності до станів базової діяльності та виконання конкретних задач, що вирішують певні користувачі інф-ції.

Управлінський цикл складається з кількох етапів, головною метою яких є досягнення завдання подолання кризової ситуації, що виникла в процесі базової діяльності. Кризові ситуації це виникнення розладу у роботі фірми, установи або конкретної людини, що потребує управлінського впливу, тобто прийняття і доведення до виконавців управлінського рішення. Управлінське рішення це розроблений комплекс заходів, досить часто закріплений документально по усуненню розладнань, що виникають у функціонуванні системи базової діяльності та порядку доведення управлінського рішення до виконавців.