2. Облік та обробка документного фонду.

Усі документи облікуються. Документи, які надходять у фонд або вибувають з нього підлягають обліку. Облік – реєстрація документів у спеціальних формах, що поступають у фонд або вилучаються з нього. Облік документів має важливе значення для збереження фонду, для розкриття змісту кількісного і якісного складу, для вивчення фонду, перевірки фонду, дає можливість контролювати розвиток фонду.

Облік фонду використовується для визначення площ фондосховища, має значення для державної статистики.

Одиниці обліку документного фонду лежать в основі проектування будівель, споруд фондоутримувача, архівів тощо. Він дозволяє контролювати правильність видачі документів користувачам.

Функції обліку:

1) Інформаційна – надає інформацію, відомості про фонд, про історію фонду, динаміку та тенденції розвитку.

2) Контрольна - контролює стан фонду, рівень його розвитку, та стан збереження фонду.

Облік документів регламентується спеціальними інструкціями, а також державними стандартами. В Держстандарті також визначають одиниці обліку та вимоги до постановки обліку.

Одиницями обліку для книг – є примірники і назви; для журналів – назва і комплект; для кіно-, фотодокументів - назва, диск.

Основні вимоги до обліку:

1. Оперативність обліку;

2. Повнота обліку;

3. Охайність обліку, заборона виправлень.

4. Відповідність одиниць обліку одиницям видачі документів користувачам.

5. Уніфікація видів і форм обліку.

Усі документи облікуються 2-ма способами – сумарний (кількісний) та індивідуальний (диференційований).

Сумарний – облікує документи кількісно, партіями, що надходять у фонд з різних джерел. Цей вид обліку надає відомості про величину фонду, про його галузевий, видовий, мовний склад, про сукупну вартість документів тощо.

Індивідуальний – облікує кожен документ окремо з присвоєнням документу свого інвентарного номера. За допомогою цього виду обліку можна отримати відомості про кожен документ наявний у фонді, а також виявити індивідуальні дані документа.

Кожен з цих видів обліку має свої форми.

Сумарний облік ведеться у книзі сумарного обліку фонду, може мати різні види ( для обласних, наукових бібліотек, інформаційних центрів), але але кожна з цих книг складається з 3-ох частин:

1) надходження документів у фонд;

2) вибуття документів з фонду;

3) підсумки руху фонду.

Щоквартально у підсумках руху зазначається кількість документів, що надійшли у фонд та кількість документів, що вибули з фонду упродовж кварталу, року.

Форми індивідуального обліку – ведеться інвентарна книга, в ній зазначаються інвентарні номери. В цій книзі є графа про перевірку фонду, а також графа, де вказуються номери і дати актів за якими вилучаються документи. Формами індивідуального обліку є актова система обліку, яка використовується у великих інформаційних установах. Облік ведеться на листках. Така система дозволяє вести облік кільком працівникам. Потім ці акти оформляють у комп’ютері, підшивають і зберігають як інвентарну книгу.

Журнали, періодичні видання облікуються на реєстраційних картках, з яких складається реєстраційна картотека.

Для спеціальних видів технічних документів, патентів, промислових каталогів використовують номераційні картотеки, де кожен з цих видів документів має свій порядковий номер.

Є метод без інвентарного обліку – для документів, які мають велику кількість примірників документів.

Форми документів обліку є документами строгої відповідності, на основі яких працівники несуть матеріальну і правову відповідальність за фонд. Доступ до фонду мають лише ті працівники, що несуть відповідальність за фонд.

Технологія: – Документи, які поступають у фонд, спочатку підлягають сумарному обліку, а потім реєструються в формі індивідуального обліку, як правило з присвоєнням інвентарного номера. Вилучення документів з фонду здійснюється так: спочатку документи реєструються в 2-ій частині Книги сумарного обліку, яка називається вибуттям з фонду, а потім вилучається з індивідуальної форми обліку, де вказується номер акту за яким той чи інший документ вилучається з фонду.

Картки документів, що вилучаються з фонду виймаються з каталогів і картотек, в яких відображається документ.

Переоблік – співставлення документів наявних у фонді із формами індивідуального обліку.

Завдання: виявлення наявних у фонді документів зареєстрованих у облікових формах. Перевірка дозволяє виявити стан збереження фонду, виявити документи, які зберігаються не на своїх місцях, виявити правильність видачі документів користувачам, допомагає вивчити фонд.

Є 2 види переобліків – планові та позапланові.

Планові – здійснюються раз у 5,7,10 років (залежно від величини фонду). Ці терміни встановлює міністерства, відомства в підпорядкуванні яких є фондоутримувач.

Позапланові – здійснюються при заміні відповідальної особи, при передачі однією особою іншій, при зміні керівника, а також при непередбачених обставинах – пожежа, повінь, крадіжка тощо.

Перевірки бувають суцільними і вибірковими (перевіряється частина фонду).

Виділяють 2 способи перевірки:

1) перевірка за допомогою форм індивідуального обліку фонду. Цей спосіб використовують у невеликих фондах (до 50 тис. документів);

2) перевірка за допомогою спеціально створеного апарату (картотеки контольних талонів, каталог індикатора, топограф каталогу). Такий апарат ведуть спеціальні фондоутримувачі для здійснення чергової перевірки фонду. Виклоистовується для великих за обсягом фондів.

Перевірка документів здійснюється спеціально створеною комісією згідно наказу адміністрації фондоутримувача або вищестоящої організації. При перевірці повинні бути присутні відповідальні за фонд і представники бухгалтерії, заступник директора. Підсумки перевірки оформляють актом перевірки до якого додають список відсутніх документів, складається довідка в якій зазначаються недоліки в роботі по збереженню, розміщенню фонду. Ці документи підписують члени комісії, потім адміністрація фонду видає наказ або розпорядження в якому визначаються завдання щодо усунення недоліків, відповідальні за їх вирішення і терміни їх вирішення.

Фондова обробка – технологічний процес формування обробки, який спрямований на забезпечення документів елементами та реквізитами з метою їх правильного використання. Усі документи після обліку повинні бути опрацьовані.

Вимоги:

1) точне проставлення реквізитів;

2) проставлення реквізитів на документах у відведених для цього місцях;

3) повнота та оперативність обробки;

4) має мати повний комплекс реквізитів;

5) охайність обробки (чіткість реквізитів, не псувати текст документа).

Етапи обробки:

1. Підготовчий – документи формують у групи – перші примірники, дублети документів, формують за галузями знань. Здійснюють для пришвидшення, полегшення обробки документів, перші примірники передають на виставку;

2. Наукова обробка – аналітична робота з документами, в процесі якої визначається класифікаційний індекс документа, визначають авторську знаки документів за допомогою авторських таблиць, заводять картку на документ, на якій здійснюють його каталожний опис, редагують цей опис, тиражують картки в залежності від кількості каталогів і картотек, в якій ця картка розміщена. Проставляють умовні позначення реквізити з урахуванням особливостей каталогів, картотек та під фондів в яких буде зберігатись документ.

3. Технічний – в процесі технічної обробки на документі проставляють ті чи інші реквізити, елементи, їх набір залежить від виду документів. Найбільше реквізитів мають книги, брошури. До таких реквізитів відносять – поличний шифр документу (в лівому верхньому куті, а також на звороті титульної сторінки) на титульному аркуші книги, а також на 17 сторінці проставляють штемпель фондоутримувача, якому належить фонд, а також вказується номер. Штемпель ставиться згідно держ.стандарту на 17 сторінці.

Книга забезпечується такими елементами – кишенька, яка наклеюється на звороті обкладинки, заводиться на книгу книжковий формуляр (паспорт документа), вказується автор, назва документу, галузевий розділ, інвентарний номер, ціна. Книжковий формуляр вставляють у кишеньку.

Документи забезпечуються листком термінів повернення книги., він наклеюється на звороті обкладинки, на ньому вказується до якого числа може користувач користуватись документом.

БІЛЕТ №21.

1. Довідково-інформаційне-обслуговування в режимі «запит-відповідь»: сутність, аспекти, впровадження сучасних технологій.

Довідково-інформаційне обслуговування споживачів у режимі «запит-відповідь» - це обслуговування у відповідності до разових інформаційних запитів споживачів інформації.

Інформаційний запит – це опосередкований прояв інформаційної потреби, суб’єктивне формулювання інформаційного інтересу.

Разовий запит такий, з яким споживач звернувся до інфор.установи, розраховує на негайну відповідь, не пов’язуючи її з майбутнім.

Загалом відповідь може бути надана споживачеві у вигляді довідки, консультації, або відмови. Усі довідки, які надходять споживачам поділяються на бібліографічні і фактографічні. В свою чергу бібліографічні довідки поділяються на адресні, уточнюючі та тематичні.

Для виконання тематичних довідок залучається велика к-сть джерел інформації: систематичний каталог, картотека, галузеві покажчики, при книжкові і при статейні списки літератури, перелік джерел.

Разовий тематичний запит виникає в процесі дослідження наукової або виробничої діяльності і тісно пов’язаний з вирішенням питань, які потрібно терміново розв’язати. Вимоги до виконання тематичних довідок для різних категорій користувачів теж різні. Для наукових працівників, дослідників, фахівців виробничої сфери тематична довідка має бути виконана за методикою складання науково-допоміжних бібліографічних посібників, що вимагає залучення значної кількості інформаційних джерел.

Фактографічна довідка містить відомості про конкретні факти, події, явища реальної дійсності, конкретні дані з галузей знань, термінології тощо.

Виконання фактографічних довідок основане на використанні довідкових видань усіх жанрів (словники, енциклопедії, визначники, довідники). Всяка фактографічна довідка повинна супроводжуватись посиланням на джерело. Звідки взяті відомості або факти.

Ці довідки різноманітні за змістом:

1) адреси підприємств, організацій, фірм;

2) характеристика продукції, яку вони випускають;

3) відомості про конкретні матеріали, їх властивості та склад;

4) відомості з природничих наук (математики, хімії, промисловості та с/г виробництва).

2. Зміст поняття інф-ний ринок. Структура інф-ного ринку України

Інф-ний ринок вперше було визначено у Законі України „Про науково-технічну інф-цію, відповідно до якого інф-ний ринок (ІР) - це система економічних, організаційних і правових відносин з продажу і купівлі інф-них ресурсів, технологій і послуг. Згідно цього закону інф-на продукція - це матеріалізований результат інф-ної діяльності, який призначений для задоволення інф-них потреб громадян, державних органів, підприємств, організацій, установ. У визначеній законом формі це визначення інф-ної діяльності по доведенню інф-ної продукції до користувача з мегою задоволення їх інф-них потреб. Інф-ний ринок - це сукупність правових, економічних і організаційних відносин з приводу продажу та купівлі інф-них ресурсів. З наведених визначень випливає, що інф-ному ринку притаманні класичні риси товарного ринку, як то закони попиту та пропозиції, наявність конкурентів, відносин „покупець-продавець" тощо. У той же час він має двоїстий характер: з одного боку - це ринок як такий, де інф-ція продасться та купується, з іншого - це невід'ємна і важлива складова загально ринкової інфраструктури. Після аналізу інф-ного ринку можна виділити такі складові.

Внутрішній роздрібний інф-ний ринок стосується побуту; Ринок програмних засобів; Ринок проектних і науково-дослідних робіт; Ринок реалізації обчислювальних ресурсів і послуг інф-них структур; Ринок інф-них апаратних засобів; Ринок інф-них технологій; Ринок інф-них ресурсів і послуг; Ринок маркетингових і консалтингових послуг; Ринок навчальних послуг; Ринок інф-них послуг; Ринок праці в інф-ній галузі. Інфраструктура інф-ного ринку - це сукупність секторів, кожен з яких об'єднує групу людей або організацій, що пропонують однорідні інф-ні продукти і послуги. Відповідно виокремлюють 5 секторів інф-ного ринку, які відрізняються специфічним колом користувачів за домінуючими видами інф-них послуг.

1. сектор - ділова інф-ція:

біржова і фінансова інф-ція - котировки цінних паперів, валютні курси, ринок товарів і капіталів, інвестиції, ціни. Постачальниками є спеціальні служби біржової і фінансової інф-ції, брокерські компанії, банки; статистична інф-ція - прогнозні моделі й оцінки економічної, соціальної і демографічної сфер. Постачальниками є держ. служби, консалтингові фірми;

комерційна інф-ція щодо компаній, фірм, корпорацій, напрямів їх діяльності і продукції, ціни; про фінансовий стан, зв'язки, угоди, керівників, ділові новини в галузі економіки і бізнесу. Постачальниками с спеціальні інф-ні служби.

2. сектор - інф-ція для спеціалістів:

професійна інф-ція - спеціальні дані та інф-ція для юристів, лікарів, викладачів, інженерів, метеорології тощо;

науково-технічна інф-ція - документальна, бібліографічна, реферативна, довідкова інф-ція в галузі природничих, технічних, суспільних наук, за галузями виробничими сферами людської діяльності.

3. сектор - споживча інф-ція:

новини і література - інф-ція служб новин і агентств преси, електронні журнали, довідники, енциклопедії;

споживча інф-ція - розклад транспорту, резервування квитків та місць у готелях, замовлення товарів і послуг, банківські операції та ін. розважальна інф-ція - ігри, телетекст, відеотекст.

4. сектор послуги освіти, які включають усі ступені освіти: шкільну, спеціальну, професійну, вищу. підвищення кваліфікації і перепідготовку. Інф-на продукція може бути в електронній і неелектронній формі: підручники, методичні розробки, практикуми, комп’ютерні ігри для розвитку, комп. навчальні і контролюючі системи, методики навчання та ін.

5. сектор - інф-ні системи і засоби:

програмні продукти – програмні комплекси, системне програмне забезпечення, програми загальної орієнтації, прикладне програмне забезпечення для конкретної сфери застосування та ін; технічні засоби - комп'ютери, телекомунікаційне обладнання, оргтехніка, супутні матеріали і комплектуючі;

розробка і супровід інф-них систем і технологій - дослідження інф-них потоків організації, розробка концептуальних інф-них моделей, розробка структури програмного комплексу, створення і супровід баз даних;

консультування з різних аспектів інф-ної індустрії — щодо придбання інф-ної техніки, програмного забезпечення для здійснення професійної діяльності щодо використання відповідних технологій та ін.

Білет №22.