2.1.2.3. Контроль как функция менеджмента

Управление следует рассматривать как непрерывный процесс це­ленаправленных действий, потому что цели не всегда достигаются в предусмотренном виде, люди не всегда или не так выполняют пору­чения, изменение окружающей среды ведет к изменению внутренних переменных.

Определение степени достижения цели осуществляется при помо­щи контроля, который представляет собой процесс установления от­клонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйствен­ной деятельности. Благодаря контролю организация имеет возмож­ность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, по­этому контроль можно определить как процесс, при помощи которо­го организация обеспечивает достижение своих целей.

Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль является неотъемлемым эле­ментом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления — это синонимы», — заявлял П. Друкер.

Контроль - одна из функций управления. Как функция контроль имеет двоякий характер. С одной стороны, это элемент каждой функ­ции управления (организации, регулирования, координации, плани­рования, учета, анализа), а с другой — это самостоятельная функция управления.

Посредством функции контроля выявляются проблемы, что по­зволяет скорректировать деятельность организации на предотвраще­ние кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошиб­ки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем конт­роль дает возможность определить, какая деятельность на пути до­стижения цели была наиболее эффективна.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контроль­ных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга.

В замкнутом цикле управленческой деятельности контроль взаи­модействует с другими функциями. Особенно тесное взаимодействие существует между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хо­зяйственной деятельности. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ — методом его проведения. Контроль имеет свои объекты, субъекты, цели и задачи.

Объектами контроля выступают предприятия, организации. Внут­ри организаций контролю подвергаются происходящие в них процес­сы или отдельные элементы системы,

Субъектом контроля выступает контролирующее звено. Контроль осуществляют как государственные органы, так и ведомственные и частные.

Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению за­конности. Благодаря ему обеспечиваются единство решений и их ис­полнение, достижение поставленных задач, а также предупреждаются ошибки и недоработки.

Функции контроля могут быть различным:

• предупреждение кризисных ситуаций. Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся и если их вовре­мя не исправить, могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации, к развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организа­ция не гибнет, а существует, но постоянно находится в кризисной ситуации. Функция контроля в таких ситуациях состоит в выявлении проблемы и корректи­ровке деятельности до того, как проблемы перерастают в кризис.

• поддержка успешных действий — это функция контроля, которая состоит в поддержке всего того, что является успешным в деятельно­сти организации. Для оказания поддержки необходимо определить, какие именно действия эффективно способствовали достижению це­лей организации. Это также позволяет найти область расширения дея­тельности организации.

Требования, предъявляемые к контролю:

• стратегическая направленность контроля является одним из глав­ных условий его эффективности. Контролироваться должны резуль­таты деятельности организации по стратегическим направлениям на основе количественных оценок. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять нечасто, о полученных результатах сообщать работникам, если отклонения станут необычно большими. Контроль за мелкими операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей. Он часто приводит к открытому неповиновению требованиям вести детальный учет;

• ориентация на результаты. Конечная цель контроля — не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение за­дач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контро­ля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом и обязаны осуществить на ее основании соответствующие из­менения. Чтобы быть эффективным, контроль должен интегрировать­ся с другими функциями управления;

• соответствие виду деятельности. Для того чтобы быть эффек­тивным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскиро­вать, а не выявлять важную информацию. Например, общепринято оценивать эффективность торговли путем планирования и контро­ля объема продаж в рублях. Но это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен;

• своевременность контроля заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее под­ходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля — устранять отклоне­ния, прежде чем они примут серьезные размеры;

• Гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима для при­способления к происходящим изменениям. Например, если нео­жиданно возникает новый фактор издержек, вызванный приняти­ем закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контроля, она не сможет отслеживать издержки;

• простота контроля. Как правило, наиболее эффективный конт­роль — это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей.

• экономичность контроля. Совершенствование контроля, уве­личение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, пре­вышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, то организации необходимо изменить систему, контроля ил и вести менее тщательный контроль. Для реальной оценки соотношения затрат и прибыли, связанных с системой контроля, необходимо рассматри­вать как текущие, так и долгосрочные результаты ее применения.

Процесс организации контроля на предприятиях сферы СКС и туризма может быть представлен следующей схемой (рис. )

Определение объекта и субъекта контроля

1 этап

2 этап

3 этап

Определение вида контроля (предварительный, текущий, заключительный)

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стан­дартами