2.1.2. Функции менеджмента

Содержание управления раскрывается в его функциях, возникших в результате разделения и специализации труда в сфере управления как особого вида деятельности. Дать исчерпывающий перечень фун­кций управления весьма затруднительно. Но, несмотря на многооб­разие, они подразделяются на общие и конкретные.

Общими функциями управления являются: прогнозирование и планирование; организация; координация и регулирование; мотивация; контроль, учет и анализ. Они представляют собой части управленческого цик­ла, определяют специализацию труда. Характерной особенностью об­щих функций является их взаимное проникновение друг в друга. На­пример, планирование организуется, координируется, стимулирует­ся, контролируется, анализируется. Организация планируется, коор­динируется, стимулируется, контролируется и т. д.

Взаимодействие элементов производства порождает множество за­дач управления, которые реализуются с помощью вполне конкрет­ных функций. Между задачами управления, функциями управления и управленческими решениями существует постоянная зависимость. В этой зависимости раскрывается сущность управления.

Задачи управления, как и функции, подразделяют на два класса.

К первому классу относятся общие задачи создания устойчивой и надежной системы производства, ее развития. Их выполнение да­ет возможность создавать рациональные формы управления и оце­нивать результаты жизнедеятельности всей системы. К таким зада­чам относятся: развитие производственной кооперации, совершен­ствование организационных структур системы производства, под­держание заданных режимов структурных подразделений системы производства, повышение заинтересованности работающих в ре­зультатах своего труда, организация учета и контроля за деятель­ностью объектов управления. Эти задачи управления обусловливают возникновение функций, которые реализуются в соответствующих управленческих решениях.

Взаимосвязь задач управления, функций и результатов их действия представлена в табл. :

Взаимосвязь задач управления, функций и результатов их действия

Таблица

Общие задачи управления	Общие функции	Результаты решения
Обоснование темпов планомерного развития организации	Прогнозирование и планирование	Планы-прогнозы, стратегический план, план экономического, научно-технического, социального развития
Образование структурных подразделений системы производства и установление взаимосвязей между ними Образование структурных подразделений системы управления, установление связей между объектом и субъектом управления	Организация	Утверждение структур производства и управления взаимосвязями Утверждение штатов, положений, инструкций и т.п.
Установление взаимодействия подразделений производства, согласование действий управленческих подразделений руководителей, управленческого персонала Сохранение установленных режимов, устойчивости стабильности системы производства	Координация и регулирование	Утверждение графиков взаимодействия и распорядка работ Утверждение стандартов, обязательств, норм
Создание условий для эффективной творческой работы и поддержание постоянной заинтересованности в результатах труда	Мотивация	Утверждение материальных и моральных стимулов труда
Количественная и качественная оценка, а также учет результатов деятельности. Проверка решений по развитию производства	Контроль, учет, анализ	Решения по результатам ревизий, проверок, учета, анализа хозяйственной деятельности

В вышеприведенных табл. и рис. представлена лишь один их возможных подходов к понятию функций менеджмента, т.к. в настоящее время в определении функций управления и их дифференциации и интегрировании сохраняется исторически сложившаяся разноречивость.

Первым исследователем, обосновавшим функции менеджмента был А.Файоль, который выделил пять основных функций¹:

• предвидение и планирование, которое Файоль считал центральным моментом в предпринимательской деятельности. Сущность предвидения и планирования состоит в реализации возможности оптимального использования ресурсов;

• организация – «выстраивание структуры предпринимательства как материальной, так и человеческой». Задача руководителя состоит в том, чтобы построить организационную структуру, которая даст возможность реализовать деятельность фирмы оптимальным образом;

• отдание распоряжений – «поддержание активности в среде персонала». Третья функция менеджмента логически связана с двумя первыми. После разработки планов и построения организационной структуры, соответствующей достижению этих целей, путем отдания распоряжений, поддерживающих активность персонала, организация должна быть приведена в движение;

• координация – «работа вместе, в тесной взаимосвязи, объединив усилия и гармонически действуя». Это достигается путем постоянного циркулирования информации, организации регулярных встреч управляющего звена с персоналом;

• контроль – «наблюдение за тем, чтобы все происходило в соответствии с установленными правилами и сделанными распоряжениями». Для того, чтобы быть эффективным контроль должен осуществляться быстро и в соответствии с заранее установленной процедурой.

По мнению известных специалистов по менеджменту М.Мескона, М.Альберта и Ф. Хедоури «процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Эти четыре первичные функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения. Руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность».

Большинство более поздних исследователей согласны с А. Файолем, что руководитель выполняет, пять основных функций (планирование, организация, отдание распоряжений, координация и контроль), но их перечень отличается от функций по Файолю. Например, Гари Десслер приводит такой набор функций:

• планирование — постановка целей и стандартов, разработка правил и последовательности действий, разработка планов и прог­нозирование некоторых возможностей в будущем;

• организация — постановка определенных задач перед каждым подчиненным, разделение на отделы, делегирование части полно­мочий подчиненным, разработка каналов управления и передачи информации, координация работы подчиненных;

• управление персоналом — решение вопроса об определении стандарта для кандидатов, подбор работников, их отбор, установка стандартов работы, компенсации работникам, оценка выполнения работ, консультирование работников, обучение и развитие работ­ников;

• руководство — решение вопроса, как заставить работников выполнять работу, оказание моральной поддержки, мотивация подчиненных;

• контроль — установление таких стандартов, как квота продаж, качество, уровень продуктивности; проверка соответствия выпол­нения работ этим стандартам; их корректировка при необходимости.

В отличие от Файоля Джон Адаир — автор модели функци­онального руководства, описанной в его книге «Эффективное руководство», — полагает, что руководитель выполняет восемь основных функций.

• Определение задания. По мнению Адаира, чтобы достичь поставленной цели, особенно при реализации долгосрочных про­ектов, ее необходимо разбить на ряд конкретных выполнимых заданий. Например, увеличение доли продукции компании на рынке — это цель, а не задание. Эта цель разбивается на подцели, т. е. составляющие элементы — задания (увеличение сети дилеров, повышение качества продукции, реклама, улучшение упаковки и т.д.). Причем для уверенности в действительном выполнении задания процесс его определения целесообразно разбить на три этапа:

• определение конечной цели;

• определение путей решения;

• постановка конкретной задачи каждому исполнителю.

Осуществление первой функции руководителя должно дать ответ на вопрос, что делать для достижения цели.

• Планирование. Задача руководителя состоит в том, чтобы негативную ситуацию превратить в позитивную с помощью твор­ческого планирования. Необходимо творчески мыслить самому, пользоваться идеями других, оценивать возможные варианты и помнить, что в процессе анализа возможностей всегда больше, чем на исходной позиции. Выполнение второй функции руководителя позволяет определить, когда можно достичь цели.

• Инструктаж. После определения того, что делать для дости­жения цели и когда ее можно достичь, необходимо сформулиро­вать, как это сделать. На этот вопрос отвечает третья функция руководителя — инструктаж. Для руководителя жизненно необхо­димо умение проводить собрания и писать четкие инструкции. Самым эффективным методом инструктажа является собрание, на котором присутствуют те, кто будет выполнять задания. Это дает возможность людям услышать из «первых уст», что им предстоит сделать, задать вопросы и выяснить то, что им непонятно. Адаир называет пять основных разделов инструктажа: а) «подготовка»; б) «разъяснение»; в) «упрощение»; г) «оживление»; д) «быть самим собой».

• Контроль. Адаир предупреждает, что бесполезно контролировать других, если вы не умеете контролировать себя. Разработайте систему контроля для себя, затем продумайте моменты, которые нужно отслеживать, чтобы быть уверенным, что план выполняется.

• Оценка работы. Эта функция руководителя тесно связана с предыдущей. Необходимо подводить итоги работы и осуществлять разбор выполнения заданий. Нельзя ожидать, что сотрудники будут хорошо работать, если они не видят результатов труда. Людям нужна оценка их работы. Очень важно, чтобы руководитель умел ценить и отмечать хорошую работу. Обычно оценка включает похвалу, сравнение и осуждение и охватывает три сферы предположенного плана действий:

• оценка последствий;

• оценка работы коллектива;

• оценка сотрудников.

• Мотивация. Задача руководителя – применить теорию мотивации на практике, причем чаще себя оправдывают простые методы. Признание заслуг работника (через дополнительную оплату, продвижение по службе) редко оказываются неудачным шагом. Успех стимулирует человека, поэтому высокие, но достижимые цели, регулярные отчеты, похвала, награды дают новый импульс и стимул для работы коллектива.

• Организация. Руководитель сам лично не должен выполнять работу, но он должен быть уверен, что работа выполняется и будут завершена. Его задача состоит в том, чтобы инфраструктура работала эффективно и своевременно. Больше всего рабочих раздражает отсутствие материалов на рабочем месте, и они правы, обвиняя в этом руководство. Организованность подразумевает прежде всего самоорганизованность, а затем создание структуры, позволяющей коллективу эффективно выполнять работу. Такая структура может быть кратковременной, рассчитанной на выполнение определенного проекта, или долговременной. При наличии большого коллектива и сложного задания разумно разбить коллектив на автономные группы. Правила Адаира гласит: работать следует в группах от 5 до 15 чел., но все в конечном счете зависим от задания, которое надо выполнить, и вашей способности делегировать полномочия.

Личный пример. Исследования процветающих организаций показывают, что основным залогом их успеха являются поведения, цели и установки руководителя. Руководитель не может не подавать пример, который бывает положительным или отрицательным. Пример очень важен. Люди, прежде всего, обращают внимание на то, что представляют собой их руководители, что они делают, а уже потом что они говорят. Руководители низового звена управления завоевывают авторитет своей работой, профессиональными навыками. Руководители высшего звена управления имеют авторитет благодаря опыту, прежним заслугам, хотя их повседневная деятельность практически не видна.

Есть и другие подходы к классификации функций менеджмента. Так, в работе российских специалистов в области управления В.В. Кондратьева и В.Б. Красновой предлагается несколько нестандартный подход – выделяются компоненты менеджмента: структуры, финансы, бизнес-план, маркетинг, учет, экономика, логистика.

Хотя такой подход основан на большом практическом опыте работы указанных авторов, в данном учебнике остановимся и подробно рассмотрим классический набор функций менеджмента: прогнозирование и планирование, организация, мотивация, координация, контроль. Сущность функций планирования и организации будут подробнее рассмотрены в разделе 3 и 4 соответственно, а функции мотивации, координации и контроля рассматриваются ниже.