3.5 Роль управленческого учета, ее взаимосвязь с системой контроллинга на примере акб «Укрсоцбанк»
Организация бухгалтерского учета и внутреннего (бухгалтерского) контроля и документооборота по банковским операциям безбалансовых отделений согласно внутрисистемным правилам АКБ "Укрсоцбанк" предназначена обеспечивать:
- осуществление полного, своевременного и достоверного их учета и соответствие учетной политике АКБ “Укрсоцбанк”;
- придерживание нормативным срокам прохождения платежных документов;
- быстрое и качественное обслуживание клиентов банка с предоставлением всего спектра современных банковских услуг,
- возможность составления общих ежедневных балансов банковских учреждений, которые бы включали остатки касс соответствующих безбалансовых отделений.
Существуют 2 вида первичных документов: Кассовые документы (см. приложение Г) и Расчетные документы. Кассовые документы принимаются для получения наличных денег из кассы банка, а также для взноса в кассу банка. Для осуществления расходных кассовых операций используются: «Расходный кассовый ордер», «Расходный валютный ордер».
Расходный кассовый ордер и расходный валютный ордер - это бланки внутрибанковской документации. Заполняются они только сотрудниками банка. Расходный кассовый ордер применяется при выплате заработной платы сотрудникам банка, выписывается на хознужды банка, на командировочные расходы сотрудникам банка, на выплату наличных по вкладам граждан и т.д. На основании валютного расходного ордера производится выдача из кассы банка валюты юридическим и физическим лицам.
К приходным кассовым документам относятся: Приходный кассовый ордер, Приходный валютный ордер, зявление на перевод наличными. Приходные кассовые ордера используются в хозяйственной деятельности банка, а также для приема вкладов граждан. Заполняются они только сотрудниками банка. Заявление на перевод наличными заполняется клиентом. Оно состоит из объявления, квитанции и ордера.
К расчетным документам (см. приложение Д) относятся: Платежное поручение, Инкассовое поручение (распоряжение), Расчетные чеки для расчетов физических и юридических лиц, Заявление об отказе от акцепта, Платежное требование-поручение , Вексель: простой, переводной, Заявление на аккредитив , Реестр документов по аккредитиву , Опись чеков, реестр гарантированных платежных поручений , Мемориальный ордер (выписывается сотрудниками банка и является бланком внутрибанковской документации). Все остальные документы являются клиентскими.
Каждый из перечисленных документов заполняется на утвержденном бланке унифицированной формы. Все формы документов утверждены постановлением Правления НБУ №316 от 06.12.1996 г. Все данные документов, которые раскрывают их экономическую сущность, называются реквизитами. Правила заполнения реквизитов расчетных документов определяются Инструкцией №337. Все документы, которые клиент использует в своей работе для расчетов через банк, поступают тому ответственному исполнителю, который ведет счет данного клиента.
После проведения операций за день документы формируются в отдельные сшивы. Если в банке объем операций небольшой, то разрешается формировать сшивы один раз в несколько дней. Однако за каждый день подсчитывается на ленте подсчета каждый документ с выведением итога оборотов за день. Формирование документов происходит исходя из видов совершаемых операций. Например, по расчетным операциям формируется сшив мемориальных документов. Отдельные сшивы формируются по кассовым операциям, внутрибанковской деятельности, по валютным операциям, по вкладам граждан и др. Формируются эти документы по дебетовым счетам в порядке возрастания.
Отвечает за организацию порядка формирования документов главный бухгалтер. При формировании сшива все документы подсчитываются по дебету счетов с указанием номера счета 4-го порядка, набором частных сумм и выбиванием итогов. Лента подсчета подписывается лицом, которое этот сшив сформировало. Сшивы оформляются титульным листом, в котором указывается срок хранения документов, наименование банка, который сформировал сшив, вид сшива, период, за который произведен этот сшив, сумма документов в сшиве, подпись лица, сформировавшего сшив, подпись главбуха за сверку первичных документов с оборотно-сальдовой ведомостью банка (балансом).
Баланс банка составляется ежедневно и группируются счета по группам, разделам, классам. В балансе отражаются все счета действующие и недействующие с указанием остатка по этим счетам. Ежедневный баланс составляется в разрезе балансовых счетов. На каждое первое число нового месяца банка составляет баланс с указанием групп, разделов.
Сверка аналитического счета с синтетического производится ответственным исполнителем в начале рабочего дня. Ответисполнитель по каждому действующему лицевому счету производит сверку первичных документов с записями в лицевых счетах методом крыжовки. Затем итог оборотов и исходящие остатки лицевых счетов сверяются с сальдо-оборотной ведомостью. Итог оборотов в целях по банку в сальдо-оборотной ведомости сверяется с итогом оборотов подсчета мемориальных, кассовых, валютных и прочих счетов, и с балансом.
Итогом исходящих остатков оборотно-сальдовой ведомости сверяется с итогом остатка баланса.
Если в результате сверки выявлены ошибки, то ответственный исполнитель выписывает исправительные ордера (если зачисление или списание средств произошло не с того счета).
С целью обеспечения своевременности расчетов по операциям клиентов, сохранности ценностей и документов руководителем Филиала утверждается график документооборота по Севастопольскому отделению АКБ "Укрсоцбанк". Документооборот - это последовательное перемещение денежно-расчетных документов с момента их выписки до окончания операций и сдачи их в текущий архив. Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на руководителей филиала и безбалансового отделения.
Внутрибанковский контроль подразделяется на 2 вида: предварительный и последующий Предварительный контроль осуществляется сотрудниками банка до проведения операций по счетам клиентов. Ответственные исполнители проверяют правильность заполнения документов, идентичность всех экземпляров документа, законность совершения операций, сверяют подписи и печать с имеющимися образцами, достаточность средств на счетах для проведения операций. Непринятые к исполнению безбалансовым отделением документы возвращаются клиенту с надписью на обратной стороне о причине возврата без исполнения за подписью ответственного исполнителя и главного бухгалтера, подтвержденные штампом.
Большинство украинских банков, особенно в период изменений, связанных с реформированием учетной системы, направило усилия на овладение новыми методиками финансового учета, а реализация информативной функции отошла на второй план. Основные задачи учетного механизма ограничивались контролированием ликвидности, с одной стороны, и определением результата деятельности – с другой.
Отныне банк должен отработать собственную политику управленческого учета – корпоративную или управленческую. Важно подойти к политике управленческого учета с позиции формирования целостной подсистемы информационного обеспечения потребностей руководства для оперативного реагирования на изменения по направлениям деятельности. Наиболее сложным является добиться своевременных ответов системы на вопросы по экономическому управлению: этот период не может быть длиннее периода, в течение которого можно отреагировать на критическую ситуацию.
Такой подход обеспечивает определенный уровень «качества» банковской деятельности, которую целесообразно оценивать по результативности факторов, - прибыль, рентабельность, ликвидность.
Подсистему управленческого учета банка необходимо рассматривать как действующий элемент общего управления банковской деятельностью.
Цель управленческого учета – помочь управляющему принимать правильные решения. Специалисты по управленческому учету в банках имеют полную свободу выбора форм, методов и приемов его организации и ведения, поскольку даже номенклатуру счетов класса «Управленческий учет» не регламентируют действующим планом счетов бухгалтерского учета банков. Целесообразность внедрения системы управленческого учета заключается также в том, что он исполняет функции своеобразного фильтра огромного количества информации и формирования такого ее объема, который обеспечит потребности управления каждого банка. Таким образом, управленческий учет приобретает признаки подсистемы информационной поддержки конкретного управленческого решения.
Выделяют следующие основные причины активного поиска эффективных методов ведения и организации управленческого учета на текущем этапе развития банковской системы Украины:
системы управления банком усложняются, появляются новые банковские продукты и услуги, поэтому без надежного информационного обеспечения управления эти системы могут стать неуправляемыми;
рост объемов информации требует умения оперативно найти именно ту информацию, которая необходима;
при принятии главным критерием эффективной деятельности банка эффективное управление ресурсами, управленческий учет обеспечивает для этого необходимый механизм;
управленческий учет охватывает наиболее широкий диапазон вопросов, чем финансовый (включает элементы планирования, прогнозирования в совокупности с анализом фактических показателей финансовой отчетности).
Управленческий учет отделен от бухгалтерского как совокупность методов и приемов, необходимых для обеспечения управления необходимой информацией относительно результатов деятельности банка, последствий принятия отдельных управленческих решений. Так формируются предпосылки для выполнения процедур анализа отдельных объектов и процессов, то есть обоснования новых управленческих решений и контроля за их исполнением.
Бухгалтерский аппарат часто не осознает необходимости ведения управленческого учета. С другой стороны, в настоящее время учетный процесс перегружен многими сложными налоговыми нормами, которые служат только интересам фискальных органов. Поэтому управленческий учет часто отрывается от режима реального времени, а финансовый учет ведется, как правило, по факту выполнения операций. При таких обстоятельствах только хорошо настроенная подсистема управленческого учета способна удовлетворить потребности в оперативной информации и увеличить возможности руководства регулировать экономические процессы в самом банке.
В целом управленческий учет банка характеризуется как микроэкономический учет. Его процедуры объединяют ряд отдельных процессов: планирование, калькулирование банковских услуг, бюджетирование по центрам ответственности и прибыльности. Управленческий учет как самостоятельное направление бухгалтерского учета формирует информацию, необходимую для составления внутрибанковской отчетности, что является необходимым условием принятия управленческих решений. Организация эффективного механизма управленческого учета базируется на двух основных принципах: принцип оперативности данных, необходимых для принятия управленческих решений; принцип конкретизированной ответственности руководителей за их последствия.
Система контроллинга закладывает основу для оценки всех банковских операций с позиции получения банком будущей экономической выгоды.
Таким образом, система контроллинга ориентирована на информационную базу управленческого учета, которая дает исчерпывающую информацию о конкретном взносе всех подразделений в формирование общего результата деятельности банка.
Управленческие решения в значительной мере зависят от структуры и объема сформированного информационного продукту в системе контроллинга конкретного банка (см. Рисунок 3.4.1).
Рисунок 3.5.1 – Схема структуры управленческого контроллинга [15]
Управленческий учет контроллинга, по мнению Киндрацкой Л.М., можно определить как интегрированную систему учета расходов и доходов, которая формирует информацию для всех видов планирования и контроля, регулирования и анализа хозяйственной деятельности. Это дает возможность систематизировать информацию для оперативных управленческих решений и координировать перспективы будущего развития банка. Следовательно, управленческий учет можно считать составляющей частью контроллинга при условии признания последнего механизмом управления, а не только способом формирования информации для принятия управленческих решений.
Система управленческого учета эффективно действует и отдельно, если внедрение контроллинга является невозможным или неуместным [15].