3.6 Рекомендации по разработке положения о контроллинге в банковском учреждении

Положение о службе контроллинга является частью внутрибанковской документации. Поскольку внедрение контроллинга в украинских банках находится на начальной стадии, а, следовательно, отсутствуют типовые методики и рекомендации относительно составления положений, позволяющих правильно позиционировать службу контроллинга в банковском учреждении, на наш взгляд, целесообразным является определить основные аспекты, которые должны содержаться в данном документе, то есть дать рекомендации Правлению банка.

В Положении о структурном подразделении контроллинга в банке должны быть регламентированы следующие моменты:

• характер подчиненности департамента управления контроллинга вышестоящим руководителям;

• положение подразделения в банковской структуре;

• цели, задачи и функции данного подразделения;

• структура подразделения;

• характер взаимодействия данного подразделения с другими подразделениями банка;

• права и сфера ответственности работников подразделения и его руководителя (зачастую степень ответственности работников подразделения в Положении не указывается, поскольку устанавливается должностными инструкциями).

Цели, задачи и функции службы контроллинга, ее структура в большей степени, чем у других подразделений, зависят от позиционирования данной службы в структуре банка и характера ее взаимодействия с вышестоящими руководителями и руководителями подразделений этого же уровня управления. Такие подразделения, как отдел активных и пассивных операций, отдел управления персоналом, бухгалтерия и другие выполняют свои основные функции независимо от положения в организационной структуре банка, так как они, в отличие от службы контроллинга:

• не проводят оценку деятельности ответственных лиц.

• выполняют понятные для банковского персонала функции, значимость которых в большинстве случаев не оспаривается.

• традиционно существуют в любом банке.

Следовательно, при разработке Положения о службе контроллинга необходимо уделять внимание вопросам подчинения департамента управления контроллинга, а также вопросам размещения службы в структуре банка.

На практике встречаются следующие варианты позиционирования службы контроллинга в организационной структуре банка (в случае централизованной службы контроллинга):

• Служба контроллинга входит в состав блока Управления координации и развития деятельности;

• Служба контроллинга является самостоятельной во всех отношениях структурой и находится в непосредственном подчинении у Председателя Правления банка.

Цель деятельности службы контроллинга - информационно-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней банковского менеджмента в процессе принятия ими управленческих решений.

Типовыми задачами службы контроллинга являются [30]:

• организация, координация и методическая поддержка процессов планирования и бюджетирования в банке;

• организация, координация и методическая поддержка системы учета затрат и доходов в банке;

• разработка, поддержание и совершенствование системы диагностирования отклонений;

• разработка, поддержание и совершенствование системы анализа отклонений;

• предоставление аналитической информации руководителям всех рангов для обеспечения эффективного управления банковской деятельностью в целом и на уровне структурных подразделений;

• информационно-аналитическая и методическая поддержка реализации инвестиционных проектов и инновационных процессов.

Классификатор определяет роль службы контроллинга в деятельности банковского учреждения: служба контроллинга не замещает руководителей в процессе планирования, не ведет учет затрат вместо других подразделений и не накапливает контрольно-аналитическую информацию для собственных нужд, а проводит методическую, организационную, координационную и консультационную поддержку процессов планирования, учета, контроля и анализа с целью обеспечения руководителей необходимой информацией для эффективного управления банковской деятельностью.

Возможны два основных способа создания структуры службы контроллинга в банках:

• Служба контроллинга организуется в соответствии с функциями менеджмента. За поддержку каждой функции отвечает контроллер или группа контроллеров;

• Служба контроллинга организуется в соответствии с функциональными сферами банка (кредитование, прием депозитов ЮФЛ, операции по привлечению средств на МБК и другие). За каждой сферой закрепляется контроллер или группа контроллеров.

В ряде случаев целесообразно применять комбинацию этих способов.

В случае выбора варианта структурирования службы контроллинга по функциям менеджмента потребуются специалисты достаточно узкого профиля. Если же принимается вариант организации службы контроллинга по функциональным сферам, то, наоборот, - специалисты широкого профиля. Это имеет свои позитивные и негативные стороны.Современный контроллинг базируется на информационных технологиях. Это позволяет значительно сократить затраты времени на обмен данными, снизить трудоемкость учетно-аналитических процедур, увеличить объемы перерабатываемой информации. Наличие такого структурного звена, как бюро информационных технологий в службе контроллинга просто необходимо.Характер взаимодействия службы контроллинга с другими подразделениями банка определяется в каждом конкретном случае на основе задач и функций, выполнение которых возложено на нее Правлением.

В каждом банке существует свой порядок правовых отношений, однако вне зависимости от этого, основными правами работников службы контроллинга следует считать:

• право получать информацию от руководителей и сотрудников отделов банка, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей;

• право осуществлять связь с другими финансово-кредитными учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию службы;

• право давать обязательные для подразделений указания по вопросам методик планирования, учета затрат и анализа;

• право вносить предложения руководству о критериях и методах расчета вознаграждения работников за активную работу по улучшению показателей финансово-хозяйственной деятельности.

Руководитель службы контроллинга несет ответственность за:

• правильность применения методов, методик, инструментов и т.п., позволяющих получить достоверную и объективную информацию об эффективности банковской деятельности;

• своевременность выполнения процедур, установленных регламентом;

• неразглашение банковской тайны;

• невыполнение в полном объеме обязанностей и неиспользование прав согласно должностной инструкции.

Степень ответственности работников службы контроллинга в Положении, как правило, не регламентируется и устанавливается должностными инструкциями.