3.4 Система информационного обеспечения контроллинга

Трудно переоценить роль информации в современном бизнесе, осо­бенно в банковской деятельности, так как современный подход к структуризации фирмы базируется на трех китах: бизнесе, кадрах и информационных технологиях.

Информационная поддержка банковской деятельности направле­на на то, чтобы обеспечить [20]:

• повышение конкурентоспособности на рынке банковских услуг в условиях интенсификации банковской деятельности и ужесточения конкурентной борьбы;

• оперативный учет, входной контроль и долговременное хране­ние наиболее полных данных о деятельности банка и его терри­ториально разнесенных подразделений;

• формирование бухгалтерской и аналитической отчетности для представления во внешние организации (Национальный Банк Украины, на­логовую инспекцию, учредителям и акционерам и т.п.), а также для управления деятельностью банка;

• поддержание технологии единого информационного простран­ства, в том числе относительно директивной, нормативной и справочной информации;

• развитие технологических возможностей по доставке услуг кли­ентам.

Наличие информации представляет собой исходную базу управления любым объектом. Банк, как сложная общественно-экономическая система, для своего управления требует самой широкой информационной базы. Полная, достоверная и своевременная информация необходима для решения сложных задач банковского управления, оказания банковских услуг на современном уровне. Оттого, как организован сбор, обработка, распределение информации в целях обеспечения процесса принятия решений, в значительной мере зависит результативность банковского контроллинга, а также эффективность управления в целом.

Информация должна быть надежной и достоверной. Информацию можно считать достоверной в том случае, если она не искажает истинного положения дел. В Банке выполнение этого требования достигается за счет использования методологически правильной техники получения данных, а также путем перепроверки полученных сведений.

Своевременность информации предполагает, что она сохраняет свою актуальность на тот момент, когда становится доступной для ее использования. Требования к актуальности существенно возрастают при работе в постоянно изменяющихся условиях. Временной период, в течение которого информация остается актуальной, зависит от природы принимаемых на ее основе решений, но в любом случае этот период должен быть меньше времени, которое отводится для принятия управленческого решения. С позиции контроллинга в банке используется программное обеспечение, позволяющее поддерживать оперативность информации и производить операции в режиме реального времени.

Полнота и регулярность получения сведений подразумевают систематическое поступление необходимого объема данных, а также должный уровень организации их хранения. Информация удовлетворяет требованию полноты, если ее достаточно для понимания и принятия на ее основе управленческих решений. Неполнота информации не только сдерживает принятие решений, но также может стать причиной управленческих ошибок.

Информация должна представлять ценность, то есть быть полезной, поскольку в противном случае она лишь отвлекает внимание, мешает в осмыслении сущности процессов, событий, операций. Ценность информации зависит от объема и значимости решаемых на ее основе задач.

Информация должна быть в достаточной степени подготовлена к применению, что позволяет своевременно и эффективно использовать ее для принятия управленческих решений. Выполнение этого требования обеспечивается за счет соответствующей обработки данных и представления их в доступной, легко читаемой форме (в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков). Информация должна удовлетворять и такому важному требованию, как сопоставимость, без выполнения этого требования дальнейшая обработка данных становится бессмысленной. Сопоставимость данных достигается за счет использования единой методологической базы наблюдений и регистрации показателей во всех подразделениях банка, включая филиалы.

Выполнение большинства перечисленных требований может быть обеспечено лишь при наличии развитых информационных систем. Для этого важно постоянно расширять доступ к внешним источникам информации, используя все средства телекоммуникационных сетей, также объединять внутренние источники информации едиными системами организации данных, например стандартами представления сведений и перечнем показателей, едиными системами передачи, позволяющими оптимизировать информационные потоки, санкционировать доступ сотрудников к тем или иным данным.

Источники информации для обеспечения эффективной работы системы банковского контроллинга в АКБ «Укрсоцбанк» представлены на Рисунке 3.3.3.

Рисунок 3.4.1 – Источники информационного обеспечения службы контроллинга АКБ «Укрсоцбанк»

При решении задач информационного обеспечения внутреннего контроля в банке также важно использовать системный подход. Под системным подходом к информационному обеспечению внутреннего контроля в коммерческом банке следует понимать наличие совокупности взаимосвязанных элементов, обеспечивающих организацию информации для осуществления эффективной деятельности службы банковского контроллинга (см. Рисунок 3.3.2).

Рисунок 3.4.2 – Схема общей системы информационного

обеспечения службы контроллинга АКБ «Укрсоцбанк»

Современный подход к комплексной автоматизации банковской деятельности должен отражать:

1) системность формирования принципов проектирования, внедрения, сопровождения и развития автоматизированной банков­ской системы, основанных на согласованной концепции;

2) наметившиеся тенденции перехода:

• от жестких закрытых систем к открытым системам, адаптируе­мым к динамичным изменениям во внешней и внутренней среде;

• от создания банковских систем к формированию автоматизиро­ванных банковских технологий;

• от автоматизации учета к автоматизации управления банковской деятельностью;

• от автоматизации фиксированного набора функций к автоматиза­ции развиваемых технологий (документооборота) банковской деятельности;

3) поддержку режима реального времени при распре­деленной обработке банковской информации. Развитие современных автоматизированных банковских систем ориентировано на интегрированность в отношении возможностей анализа отчетности и на многофункциональность системы управления банковской деятель­ностью.

В качестве основных требований, предъявляемых к ин­тегрированной автоматизированной банковской системе, можно вы­делить:

• открытость интегрированных автоматизированных банковских систем;

• соответствие основным банковским принципам:

- регламентированный автоматизированный документообо­рот;

- единство учета, контроля и хранения документов;

- единство содержательного и формального учета;

- единство аналитического и синтетического учета;

- мультивалютноть и настраиваемость на западные нормати­вы;

- замкнутость цикла обработки финансовых операций;

- обеспечение единого информационного пространства;

- настраиваемость на конкретные приложения и пользовате­лей, в том числе настраиваемость спецификаций

• обеспечение управляемости банковской деятельности:

- управление стратегией и тактикой развития банковской дея­тельности;

- управление портфелями активов и пассивов;

- прогнозирование состояния внешней и внутренней среды (рынков и ресурсов);

- консолидация и управляемость сетью филиалов;

- администрирование электронного документооборота, прав и полномочий;

• надежность, защищенность и безопасность;

• дисциплину и единый регламент документирования, сопровожде­ния и модификации.

Перечисленные требования являются идеалом, далеко не всегда достижимым в практической деятельности. Но они задают ориенти­ры идеала, на который можно равняться при разработке конкретной системы. При этом в качестве тенденции развития можно указать на повышенное внимание к вопросам управляемости и, следовательно, контроллинга.