3.3.7.6Зона переліків численних властивостей

Зона переліків численних властивостей (закладок) містить переліки кількісних груп реквізитів, причому у кожній групі допускається посилання більш ніж на один запис.

Зона переліків численних властивостей розміщується у нижній частині реєстра­ційної картки і містить такі закладки (переліки):

Розглянемо їх призначення:

• Закладка «Контрольні картки» містить перелік контрольних карток до даної реєстраційної, що вже створені. Загальний вигляд контрольної картки вхідної кореспонденції див. Додаток 2

• Закладка „Виконавці” містить перелік виконавців даного документа.

• Закладка „Резолюції” містить перелік резолюцій, накладених на даний доку­мент;

• Закладка „До номера” містить перелік посилань на номер вхідного документа, на який посилається даний документ;

• закладка „Вихідні документи” містить перелік посилань на номери вихідних документів, які є відповіддю на даний документ. Як правило, ці посилання виконуються при реєстрації вихідних документів;

• закладка „На вихідні документи” містить перелік посилань на номери вихідних документів, на які є відповіддю даний документ. Як правило, ці поси­лання виконуються при реєстрації вхідних документів;

• закладка „Внутрішні документи” містить перелік посилань на номери внутрішніх документів.

Для того, щоб відкрити потрібний користувачеві елемент переліку, треба натис­нути мишею на кнопку ).

Якщо виникає потреба додати рядок у перелік (додати елемент), користувач повинен натиснути кнопку .

Схема заповнення контрольних карток вхідної кореспонденції

Додаток 2 Інструкції ілюструє копію екранної форми контрольної картки вхідного документа. Контрольна картка умовно може бути поділена на кілька зон:

• зона відомостей про документ (номер реєстраційної картки);

• зона відомостей про контрольну картку;

• зона інформації про зміст та визначення завдання (доручення);

• зона контролю;

• зона переліків численних властивостей (перелік виконавців контрольної картки).

3.3.7.7Зона відомостей про вхідний документ

Номер реєстраційної картки заповнюється в режимі опрацювання реєстраційних карток вхідної кореспонденції. У режимі опрацювання контрольних карток поле не кори­гується.

3.3.7.8Зона відомостей про контрольну картку документа

Зона відомостей про контрольну картку документа має наступні поля:

«Номер та дата документа» - при створенні нової контрольної картки нуме­рація контрольних карток виконується системою автоматично у межах реєстраційної картки, а дата проставляється поточна. Крім того, поки користувач не збереже створену КК кнопками або , на картці буде коментар: "Контрольна картка не збере­жена". І тільки після остаточного збереження картки система видасть повідомлення про те, що контрольну картку успішно збережено;

«Розділ» (текстове поле) - заноситься номер розділу документа, який ставиться на окремий контроль;

«Пункт» (текстове поле) - заноситься номер пункту документа, який ставиться на окремий контроль;

«Підпункт» (текстове поле) – заноситься номер підпункту документа, який ставиться на окремий контроль.

3.3.7.9Зона інформації про зміст документа та визначення завдання

Зона інформації про зміст документа та визначення завдання має наступні поля:

Короткий зміст – текст, заповнюється у довільній формі;

Доручення – текст, заповнюється у довільній формі;

Примітка – довільне текстове поле. Заповнюється за необхідністю. В нього заноситься інформація про результат виконання документа та зміст виконаної роботи.