3.3.10.4Зона контролю

Зона контролю має наступні поля:

Вид контролю – може бути введений шляхом вибору виду контролю з відпо­відного кодифікатора;

Хто контролює – (прізвище та ініціали посадової особи) – заноситься в базу даних з довідника способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Термін – контрольний термін виконання для даної контрольної картки може бути введений набором з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено – заповнюється у випадку продовження контрольного терміну виконання, може бути введений з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Виконано – у разі виконання заповнюється з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Зняв з контролю – прізвище посадової особи. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.

3.3.10.5Зона переліків численних властивостей (перелік виконавців контрольної картки)

Вікно для уведення виконавця даного документа, завдання для виконання, контрольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання має такий же вигляд, як і у реєстраційній картці.

3.3.11Схема заповнення реєстраційних карток звернень громадян

Додаток 6 Інструкції ілюструє копію екранної форми реєстраційної картки звер­нень громадян. Реєстраційна картка звернення громадянина умовно може бути поділе­на на кілька зон:

• зона відомостей про заявника, вид та характер звернення;

• зона відомостей про кореспондента;

• зона змісту резолюції та відомостей про її автора;

• зона контролю;

• зона переліків численних властивостей.

3.3.11.1Зона відомостей про заявника, вид та характер звернення

Зона відомостей про заявника, вид та характер звернення має декілька полів (Додаток 6).

Код, що присвоюється зверненню громадянина при його реєстрації, має таку структуру: Перша літера прізвища + № з/п .

Код території + Вхідний номер документа + Код форми звернення

№ з/п документа заповнюється автоматично – це максимальний реєстраційний номер карт­ки в БД «Звернення» поточного року, збільшений на одиницю, який при створенні нової реєстраційної картки можна відкоригувати. № з/п докумен­та контролю­ється на унікальність в базі даних поточного року.

За умовчанням Дата реєстрації звернень громадян для нової картки від­по­відає поточній даті. За бажанням дату реєстрації можна відкоригувати на іншу. При цьому виконується контроль реєстраційного номера на унікальність у межах року, вка­заного в даті реєстрації.

Вид звернення вводиться згідно з довідником виду звернень, може бути запов­нений способом, аналогічним заповненню коду форми звернення.

Характер звернення вводиться згідно з довідником характер звернень, може бути заповнений способом, аналогічним заповненню коду форми звернення.

Кратність звернення вводиться згідно з довідником кратності звернень.

Кількість громадян – авторів звернення заноситься з клавіатури.

Аркушів – заноситься з клавіатури для автоматизованого ведення архіву.

Додатків – заноситься з клавіатури.

Код території (код району) – можна ввести шляхом вибору з кодифікатора територій. Автоматично у поле Адреса буде занесено найменування те­риторії, звідки надіслано звернення.

Поле Заявник містить прізвище, ім'я та по батькові заявника.

Поле Адреса призначене для введення адреси заявника. Адресу, де автома­тично занесено найменування те­риторії після введення її коду, можна відредагувати, а також доповнити іншими відомостями (наприклад, назвою вулиці, № будинку і т. ін.).