3.3.5 Введення коду та найменування з кодифікатора

Введення значень для кодованих полів (реквізитів) картки виконується виключно з використанням довідників. Для виведення на екран кодифікатора з метою вибору необхідного коду і найменування треба натиснути мишею на кнопку . Як правило, кнопка розташовується праворуч від поля, в якому будуть розміщені коди або найме­нування.

3.3.6Опрацювання зв’язків реєстраційних карток

У системі АСКОД-WEB опрацювання зв’язків реєстраційних карток з реєстрацій­ни­ми картками поточної або іншої кореспонденції однотипне. У нижній частині реєстрацій­ної картки, незалежно від виду кореспонденції, розміщені закладки, які, по суті, є посилан­нями на інші реєстраційні картки, тобто посилання на пов’язані документи (Рисунок 13).

Рисунок 13. Зв'язок з іншими документами.

Наприклад, у реєстраційній картці (звернення громадян) за допомогою закладки Попередні звернення можна виконати «прив’язку» зареєстрованих раніше карток до поточної карт­ки. Для заповнення даних користувач повинен у базі даних з використан­ням вікна-переліку карток знайти картки-звернення, що зареєстровані раніше (Рисунок 14).

Рисунок 14. Вибір документу для переліку-зв'язку.

Відбір таких карток може виконуватися за полем, вибраним користувачем із списку полів (Поле для пошуку). Значення цього поля (або початкові символи значення) користувач задає в Тексті для пошуку. У результаті такого пошуку на екран буде виве­дено перелік карток, що відповідають заданій умові.

Для того, щоб виконати «прив’язку» зареєстрованої раніше картки до поточної карт­ки необхідно натиснути кнопку на відповідному рядку.

3.3.7Схема заповнення реєстраційних карток вхідної кореспонденції поточної дії

Додаток 1 Інструкції ілюструє копію екрану, на якій схематично позначено рекві­зити (поля) реєстраційної картки вхідної кореспонденції. Реєстраційна картка умовно може бути поділена на кілька зон:

• зона відомостей про кореспондента;

• зона відомостей про документ;

• зона інформації про зміст документа;

• зона контролю;

• зона переліків численних властивостей.

3.3.7.1Зона відомостей про кореспондента

Зона відомостей про кореспондента включає наступні реквізити:

Кореспондент – вводиться згідно з довідником кореспондентів-адресатів. Активація довідника здійснюється за допомогою одноразового натискання лівої клавіші миші на кнопку , розташовану праворуч від поля, в якому буде розміщено назву кореспондента, взяту з довідника (Рисунок 15);

Назва кореспондента – у це поле після визначення кореспондента, допису­ються інші відомості про кореспондента.

П.І.Б. – заповнюється за необхідністю.

Вихідний номер кореспондента, Дата та Контрольний термін кореспондента заповнюється за необхідністю та при наявності.

Рисунок 15. Довідник кореспондентів.

Для введення Кореспондента система пропонує користувачеві виконати пошук потрібного кореспондента.

Пошук потрібного елемента кодифікатора здійснюється:

• переміщенням по сторінках переліку, вибором мишею конкретної сторінки,

• вибором елемента переліку за допомогою миші,

• використанням кнопки . Ця кнопка запускає пошук елементів кодифіка­тора, код і назва яких подібні заданим у вікнах вводу «Код» та «Назва».

Після заповнення тексту для пошуку (або фрагменту тексту, для чого у відповід­ному віконці проставити прапорець «по фрагменту»), треба дати команду (відібрати). Для вибору потрібного пункту меню натиснути ліву клавішу миші на кнопці у відповідному рядку.

Принцип пошуку за кодом залишається незмінним: за фрагментом або за по­чатком.