3.3.8.4Кнопки «Адресат», «Виконавець», «Резолюція», «екд»

На реєстраційній картці вгорі праворуч розташовані кілька кнопок (Додаток 3), серед яких розглянемо наступні:

Кнопка «Адресат» - відкриває вікно для створення першого адресата поточної вихідної картки реєстраційної. Адресат вводиться згідно з довідником кореспондентів-адресатів. Основним в даному переліку вважається адресат, вказаний першим. Ця кнопка служить для уведення відомостей про першого адресата даного документа. У подальшому – для переходу на адресата, уведення або корегування якого виконувалось останнім, та відкриття його у спеціальному вікні.

Кнопка «Виконавець» - відкриває вікно для уведення виконавця даного доку­мента, завдання для виконання, контрольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання. Служить для уведення відомостей про першого виконавця даного документа. У подальшому – для переходу на останнього виконавця та відкриття його у спеціальному вікні.

Кнопка «Резолюція» - відкриває вікно для уведення резолюції, що накладена на даний документ, та її автора, служить для уведення першої резолюції, що накладена на даний документ. У подальшому – для переходу на останню опрацьовану резолюцію даного документа та відкриття її у спеціальному вікні

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Якщо виникне потреба ввести більше одного адресата, більше одного виконавця або більше однієї резолюції, користувач повинен перейти на відповідний перелік у нижній частині реєстраційної картки (зона переліків численних властивостей) і натиснути кнопку .

3.3.8.5Зона переліків численних властивостей

Зона переліків численних властивостей містить переліки кількісних груп рекві­зитів, причому у кожній групі допускається посилання більш ніж на один запис.

Зона переліків численних властивостей розміщується у нижній частині реєстраційної картки і містить такі закладки (переліки):

Розглянемо їх призначення:

• Закладка «Адресати» містить перелік адресатів даного документа.

• Закладка «Виконавці» містить перелік виконавців даного документа.

• Закладка «Резолюції”» містить перелік резолюцій, накладених на даний доку­мент;

• Закладка «До номера» містить перелік посилань на номер вихідного доку­мен­та, на який посилається даний документ;

• Закладка «На вхідні номери» містить перелік посилань на номери вхідних документів, на які є відповіддю даний документ.

• Закладка «Відповіді» містить перелік посилань на номери вхідних документів, якими дається відповідь на даний вихідний документ. Як правило, ці посилання проставляються при реєстрації вхідних документів.

Для того, щоб відкрити потрібний користувачеві елемент переліку, треба натиснути мишею на кнопку ).

Якщо виникає потреба додати рядок у перелік (додати елемент), користувач повинен натиснути кнопку . Ця кнопка знаходиться у лівій нижній частині екрану.

3.3.9Схема заповнення реєстраційних карток внутрішньої (поточної) кореспонденції

Додаток 4 Інструкції ілюструє копію екранної форми реєстраційної картки внутрі­шнього документа. Реєстраційна картка умовно може бути поділена на кілька зон:

• зона відомостей про документ;

• зона інформації про назву документа, відомостей про автора, та відобра­ження характеру питань, визначених у документі;

• зона контролю;

• зона переліків численних властивостей.