3.3.7.2Зона відомостей про вхідний документ

Відомості про головні реквізити документа (Додаток 1):

При створенні нової картки вхідний реєстраційний номер документа (№ з/п доку­мента) заповню­ється автоматично - це максимальний реєстраційний номер картки по­точного року, збільшений на одиницю. Вхідний номер (№ з/п) документа мож­на відко­ригувати на інший. Реєстраційний номер контролюється на унікальність у межах поточ­ного і мину­лих років

За умовчанням Дата реєстрації кореспонденції (число, місяць, рік) для нових карток відповідає поточній даті. За бажанням дату реєстрації можна змінити на іншу. При цьому відбувається контроль реєстраційного номера на унікальність у межах року, вказаного в даті реєстрації.

Вид документа – вводиться згідно з довідником видів документів, може бути заповнений способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Вид доставки – вводиться згідно з довідником видів доставки документів, заповнюється способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Арк. – довільне числове поле, що вказує на кількість аркушів документа і вво­диться з клавіатури;

Справа (Код номенклатури справи), до конкретної позиції якої відноситься документ, що реєст­рується, може бути заповнений способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Том – (номер тому у справі) заповнюється за необхідністю. Використовується при формуванні описів справ.

3.3.7.3Зона інформації про зміст документа

Відомості про головні реквізити документа (Додаток 1):

Короткий зміст заповнюється у довільній формі;

Кому адресований (прізвище посадової особи, якій адресовано документ). Вводиться згідно з довідником посадових осіб. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.

Дати вручення та повернення доку­мента заповнюються з клавіатури або з використанням вікна «Календар». Поле Дата вручення заповнюється поточною датою при заповненні поля Кому адресований.

3.3.7.4Зона контролю

Зона контролю має наступні поля (Додаток 1):

Вид контролю – вибирається з відповідного кодифікатора. Після заповнення поля Вид контролю значення у полі Термін заповнюється автоматично, корегується з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено – (число, місяць, рік) - заповнюється з клавіатури. Ця дата є результатом продовження терміну виконання;

Знято з контролю – прізвище співробітника підрозділу контролю, що зняв документ з контролю, вводиться згідно з довідником посадових осіб; дата зняття документа з контролю.

3.3.7.5Кнопки «Контрольна», «Виконавець», «Резолюція», «екд»

На реєстраційній картці вгорі праворуч розташовані кілька кнопок (Додаток 1), серед яких розглянемо наступні:

Кнопка «Контрольна» - відкриває вікно для створення першої контрольної картки до поточної реєстраційної. Уведення короткого змісту документу та доручення служить для створення першої контрольної картки до даної реєстраційної. У цій конт­рольній картці при необхідності користувач може поставити на контроль розділ, пункт або підпункт документа. У подальшому кнопка «Контрольна» служить – для переходу на контрольну картку, яка була опрацьована останньою, та відкриття її у спеціальному вікні.

Кнопка «Виконавець» - відкриває вікно для уведення виконавця даного доку­мента, завдання для виконання, контрольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання. Служить для уведення відомостей про першого виконавця даного документа. У подальшому – для переходу на останнього виконавця та відкриття його у спеціальному вікні.

Кнопка «Резолюція» - відкриває вікно для уведення резолюції, що накладена на даний документ, та її автора, служить для уведення першої резолюції, що накладена на даний документ. У подальшому – для переходу на останню опрацьовану резолюцію да­ного документа та відкриття її у спеціальному вікні

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Якщо у користувача виникне потреба ввести більше однієї контрольної картки, більше одного виконавця або більше однієї резолюції, користувач повинен перейти на відповідний перелік у нижній частині реєстраційної картки (зона переліків численних властивостей) і натиснути кнопку .