3.2.2Пошук/відбір документів за реєстраційними реквізитами

Пошук/відбір документів за реєстраційними реквізитами (Рисунок 10) відкрива­ється кнопкою «Опції» . Користувач може вибрати реквізит, за яким виконується пошук (наприклад, пошук по повному номеру). В текст для пошуку по цьому реквізиту потрібно ввести шуканий номер (або фрагмент номера, тоді треба у відповідному віконці встановити прапорець ). Також можна задати період реєстрації документів. Після цього дати команду (відібрати) . Для відновлення умов відбору за замовчуванням треба натиснути кнопку (скасувати).

Рисунок 10. Опції відбору.

Опрацювання переліків документів усіх видів в системі АСКОД-WEB здійснюєть­ся за однаковими принципами.

Перелік зареєстрованих у системі документів представляється у вигляді перелі­ку реєстраційних карток і використовується для перегляду, пошуку, заповнення нових, редагування та друкування переліків відібраних реєстраційних карток. Якщо картки, що відповідають умовам відбору, відсутні, на екран виводиться порожня таблиця.

Порядок сортування переліку РК можна змінювати шляхом однократного натис­кання на заголовок стовпчика списку. Повторне натискання на заголовок цього стовпчи­ка упорядкує перелік в зворотному напрямі. Третє натискання відновлює сортування переліку за замовчуванням.

3.2.3Функціональні кнопки

3.2.3.1Кнопка «Друкувати»

Кнопка (вхідна, вихідна, внутрішня, звернення, контрольні картки) розміщена на переліку реєстраційних карток вгорі праворуч. Використовується для створення друкованої форми переліку карток.

3.2.3.2Кнопка «Нова»

Кнопка «Нова» (вхідна, вихідна, внутрішня, звернення) розміщена на переліку реєстраційних карток вгорі праворуч. Використовується для створення нової реєстраційної картки та переходу в ре­жим корегування атрибутів картки.

У момент створення картки автоматично заповнюється дата реєстрації та виз­начається порядковий номер документа даного виду у межах визначеного року. Запов­нення цих реквізитів є достатньою умовою для створення картки, тобто користувач має право не заповнювати інші. На екрані новостворена картка висвітлюється з вже запов­неними відповідними реквізитами. Даний реєстраційний номер чи дата реєстрації мо­жуть бути виправлені шляхом клавіатурного введення. Передбачено автоматичний контроль коду на недопустимість повторення у межах виду кореспонденції та визна­ченого року.

3.2.3.3Кнопка «зберегти картку і створити наступну, нову»

Кнопка «зберегти картку і створити наступну, нову» (розміщена безпосе­редньо на реєстраційній картці). Використовується для збереження даних у поточній картці та створення наступної нової картки. Діє для реєстраційних та контрольних карток.

3.2.3.4Кнопка «зберегти»

Кнопка «зберегти» (розміщена безпосе­редньо на картці) використовується для збереження даних у поточній картці. Діє для реєстраційних та контрольних карток.

3.2.3.5Кнопка «відмінити зміни»

Кнопка «відмінити зміни» (розміщена безпосе­редньо на картці) використовується для відміни останніх не збережених даних у поточній картці. Діє для реєстраційних та контрольних карток.

3.2.3.6Кнопка «Редагувати»

Кнопка «Редагувати» (Рисунок 11), використовується для переходу в режим корегування (перегляду) атрибутів картки. Діє для реєстраційних та контрольних карток.

Рисунок 11. Фрагмент переліку.

3.2.3.7Кнопка «Вилучити»

Кнопка «Вилучити» (Рисунок 11), використовується для вилучення реєстраційної картки. Діє за умови, коли користувач має повноваження на вилучення карток. На екрані з'являється запит на підтвердження або відмову від вилучення обраної картки. Після ствердної відповіді на запит картку буде вилучено. Під час вилучення перевіряється наявність посилань на даний номер документа з інших документів і в разі наявності видається повідомлення про це та відміняється вилучення картки. Якщо вилучається реєстраційна картка, для якої існує електронна копія документа, остання стає недоступною. Доступ до неї можливий лише з застосуванням спеціальних функцій адміністратора системи у межах підсистеми адміністрування. Реєстраційна картка, до якої створені контрольні картки, не може бути вилучена, доки не буде вилучена остання контрольна картка.

3.2.3.8Кнопка «В обрані»

За допомогою кнопки «В обрані» (Рисунок 11), користувач може помітити певні документи, які будуть доступні йому в модулі «Обрані» групи модулів «Мій кабінет». Діє для реєстраційних та контрольних карток. (3.5 Мій кабінет)

3.2.3.9Кнопка «Оновити»

Кнопки «Оновити» ( ) використовуються для примусового оновлення інформації. Необхідність використання кнопки пов’язана з тим, що при ко­лективному коригуванні карток в переліку карток на екрані одразу не відобра­жаються зміни, внесені у базу даних іншими користувачами.

3.2.3.10Кнопка «Надрукувати картку»

Кнопка «Надрукувати картку» (розміщена на реєстраційній картці). Використовується для друкування реєстраційних карток.

3.2.4Перелік реєстраційних карток

Перелік реєстраційних карток є електронним аналогом журналу реєстрації доку­ментів. Використовується для перегляду, пошуку, відбору документів. Перелік рекві­зитів, доступних для перегляду та коригування, визначається правами доступу користу­вача.

Система забезпечує здійснення таких операцій з переліком реєстраційних карток документів:

• сортування карток в алфавітному порядку (для полів, що не заповнюються з довідників) або групування за значенням (для довідникових полів) за будь-якою колонкою таблиці-переліку. Система дотримується такої послідовності символів:

• Спеціальні розділові символи;

• Цифри;

• Великі літери латинського алфавіту;

• Малі літери латинського алфавіту;

• Великі літери українського алфавіту;

• Малі літери українського алфавіту.

• пошук (відбір) карток за реєстраційними реквізитами або фрагментами рек­візитів документів, включених до переліку;

• відбір до тимчасового переліку реєстраційних карток, що відповідають пев­ним умовам (швидке переформування переліку) за допомогою радіокнопок;

• відбір до переліку реєстраційних карток за певний період часу;

• вилучення вибраної реєстраційної картки.