3.3.11.2Зона відомостей про кореспондента

Зона відомостей про кореспондента заповнюється тільки у випадку, коли звер­нення громадянина надійшло не безпосередньо від заявника, а було перенаправлено установою, і містить наступні поля (Додаток 6):

Кореспондент – установа, з якої перенаправлено звернення, вводиться згідно з довідником кореспондентів-адресатів. Активація довідника здійснюється за допомогою одноразового натискання лівої клавіші миші на кнопку , розташовану праворуч від поля, в якому буде розміщено назву кореспондента, взяту з довідника (Рисунок 15);

Назва кореспондента, у це поле після визначення кореспондента, дописують­ся інші відомості про кореспондента;

Вихідний номер кореспондента, Дата та Контрольний термін кореспондента заповнюється за необхідністю та при наявності.

3.3.11.3Зона короткого змісту

Зона Короткого змісту має наступні поля (Додаток 6):

Текст змісту звернення – поле призначене для введення довільного тексту короткого змісту звернення.

Управління головного виконавця вводиться згідно з довідником «Структурні підрозділи».

3.3.11.4Зона контролю

Зона контролю має наступні поля (Додаток 6):

Вид контролю – вибирається з відпо­відного кодифікатора. Після заповнення поля Вид контролю значення у полі Термін заповнюється авто­матично, корегується з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено (число, місяць, рік) – заповнюється з клавіатури. Ця дата є резуль­татом продовження терміну виконання;

Знято з контролю – прізвище співробітника підрозділу контролю, що зняв документ з контролю, вводиться згідно з довідником посадових осіб; дата зняття документа з контролю з клавіатури або з використанням вікна «Календар».

Результат розгляду заповнюється з клавіатури у довільному вигляді.

3.3.11.5Кнопки «Виконавець», «Резолюція», «екд»

На реєстраційній картці вгорі праворуч розташовані кілька кнопок (Додаток 6), серед яких розглянемо наступні:

Кнопка «Виконавець» – відкриває вікно для уведення виконавця даного доку­мента, завдання для виконання, контрольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання. Служить для уведення відомостей про першого виконавця даного документа. У подальшому – для переходу на останнього виконавця та відкриття його у спеціальному вікні.

Кнопка «Резолюція» – відкриває вікно для уведення резолюції, що накладена на даний документ, та її автора, служить для уведення першої резолюції, що накладена на даний документ. У подальшому – для переходу на останню опрацьовану резолюцію даного документа та відкриття її у спеціальному вікні

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Якщо у користувача виникне потреба ввести більше одного виконавця або біль­ше однієї резолюції, користувач повинен перейти на відповідний перелік у нижній час­тині реєстраційної картки (зона переліків численних властивостей) і натиснути кнопку .

3.3.11.6Зона переліків численних властивостей

Зона переліків численних властивостей (закладок) містить переліки кількісних груп реквізитів, причому у кожній групі допускається посилання більш ніж на один запис.

Зона переліків численних властивостей розміщується у нижній частині реєстра­ційної картки і містить такі закладки (переліки):

Розглянемо їх призначення:

• Закладка „Виконавці” містить перелік виконавців даного документа.

• Закладка „Резолюції” містить перелік резолюцій, накладених на даний до­кумент;

• Закладка „Вихідні документи” містить перелік посилань на номери вихідних документів, які є відповіддю на даний документ. Як правило, ці посилання виконуються при реєстрації вихідних документів;

• Закладка „Попередні звернення” містить перелік зареєстрованих раніше звернень цього громадянина.