- •1 Загальні відомості 5
- •2 Опис елементів інтерфейсу 7
- •3 Картотека 12
- •1Загальні відомості
- •1.1Відомості про розробника
- •1.2Призначення системи
- •1.3Програмні засоби та особливості використання
- •1.4Реєстрація користувачів при вході в систему
- •2Опис елементів інтерфейсу
- •2.1Головна форма системи
- •2.2Вікно повідомлень
- •2.3Елементи для керування переліком
- •2.4Реквізити форми
- •2.4.1Реквізит типу «Дата»
- •2.4.2Реквізит типу «Число»
- •2.4.3Реквізит типу «Рядок символів»
- •2.4.4Реквізит типу «Елемент довідника»
- •3.2.2Пошук/відбір документів за реєстраційними реквізитами
- •3.2.3Функціональні кнопки
- •3.2.3.1Кнопка «Друкувати»
- •3.2.3.2Кнопка «Нова»
- •3.2.5Перелік контрольних карток
- •3.3Опрацювання карток
- •3.3.1Система команд опрацювання реєстраційних карток
- •3.3.2Додаткові можливості опрацювання карток
- •3.3.3Система команд опрацювання численних переліків
- •3.3.4Система команд опрацювання контрольних карток
- •3.3.5 Введення коду та найменування з кодифікатора
- •3.3.6Опрацювання зв’язків реєстраційних карток
- •3.3.7Схема заповнення реєстраційних карток вхідної кореспонденції поточної дії
- •3.3.7.1Зона відомостей про кореспондента
- •3.3.7.2Зона відомостей про вхідний документ
- •3.3.7.3Зона інформації про зміст документа
- •3.3.7.4Зона контролю
- •3.3.7.5Кнопки «Контрольна», «Виконавець», «Резолюція», «екд»
- •3.3.7.6Зона переліків численних властивостей
- •3.3.7.7Зона відомостей про вхідний документ
- •3.3.7.8Зона відомостей про контрольну картку документа
- •3.3.7.9Зона інформації про зміст документа та визначення завдання
- •3.3.7.10Зона контролю
- •3.3.7.11Зона переліків численних властивостей (перелік виконавців контрольної картки)
- •3.3.8Схема заповнення реєстраційних карток вихідної кореспонденції поточної дії
- •3.3.8.1Зона відомостей про документ
- •3.3.8.2Зона інформації про зміст документа
- •3.3.8.3Зона контролю
- •3.3.8.4Кнопки «Адресат», «Виконавець», «Резолюція», «екд»
- •3.3.8.5Зона переліків численних властивостей
- •3.3.9Схема заповнення реєстраційних карток внутрішньої (поточної) кореспонденції
- •3.3.9.1Зона відомостей про документ
- •3.3.9.2Зона інформації про назву документа, відомостей про автора та відображення характеру питань, визначених у документі
- •3.3.9.3Зона контролю
- •3.3.9.4Кнопки «Контрольна», «Виконавець», «Резолюція», «екд»
- •3.3.9.5Зона переліків численних властивостей
- •3.3.10Схема заповнення контрольних карток внутрішньої кореспонденції
- •3.3.10.1Зона відомостей про внутрішній документ
- •3.3.10.2Зона відомостей про контрольну картку документа
- •3.3.10.3Зона інформації про зміст документа та визначення завдання
- •3.3.10.4Зона контролю
- •3.3.10.5Зона переліків численних властивостей (перелік виконавців контрольної картки)
- •3.3.11Схема заповнення реєстраційних карток звернень громадян
- •3.3.11.1Зона відомостей про заявника, вид та характер звернення
- •3.3.11.2Зона відомостей про кореспондента
- •3.3.11.3Зона короткого змісту
- •3.3.11.4Зона контролю
- •3.3.11.5Кнопки «Виконавець», «Резолюція», «екд»
- •3.3.11.6Зона переліків численних властивостей
- •3.4Друкувальні форми. Генерація звітів.
- •3.4.1Формування та друкування журналів реєстрації
- •3.4.2Режим звіти
- •3.4.3Друкування реєстраційних карток
- •4Екд (Електронні копії документів)
- •5Нормативно – довідкова інформація
- •5.1Загальні принципи роботи з довідниками
- •5.2Редагування довідників
- •6МоНіТорИнг дІй користувачів
- •7Додатки
3.3.7.10Зона контролю
Зона контролю має наступні поля:
Вид контролю – може бути введений шляхом вибору виду контролю з відповідного кодифікатора;
Хто контролює – (прізвище та ініціали посадової особи) – заноситься в базу даних з довідника способом, аналогічним заповненню кореспондента;
Термін – контрольний термін виконання для даної контрольної картки може бути введений набором з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;
Продовжено – заповнюється у випадку продовження контрольного терміну виконання, може бути введений з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;
Виконано – у разі виконання заповнюється з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;
Зняв з контролю – прізвище посадової особи. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.
3.3.7.11Зона переліків численних властивостей (перелік виконавців контрольної картки)
Вікно для уведення виконавця даного документа, завдання для виконання, контрольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання має такий же вигляд, як і у реєстраційній картці.
3.3.8Схема заповнення реєстраційних карток вихідної кореспонденції поточної дії
Додаток 3 Інструкції ілюструє копію екрану, на якій схематично позначено реквізити (поля) реєстраційної картки. Реєстраційна картка умовно може бути поділена на кілька зон:
зона відомостей про документ;
зона інформації про зміст документа;
зона контролю;
зона переліків численних властивостей.
3.3.8.1Зона відомостей про документ
Зона відомостей про документ містить кілька полів (Додаток 3).
При створенні нової картки Вихідний реєстраційний номер документа заповнюється автоматично - це максимальний реєстраційний номер картки поточного року, збільшений на одиницю. Вихідний номер (№ з/п) документа можна відкоригувати на інший. Реєстраційний номер контролюється на унікальність у межах поточного року. За умовчанням Дата реєстрації кореспонденції (число, місяць, рік) для нових карток відповідає поточній даті. За бажанням дату реєстрації можна змінити на іншу.
Характеристики документа. Вид документа – вводиться згідно з довідником видів документів. Вид доставки – вводиться згідно з довідником видів доставки документів. Арк. – довільне числове поле, що вказує на кількість аркушів документа і вводиться з клавіатури.
Вихідний № та дата кореспондента – вводяться з клавіатури у випадку, коли вихідний документ, що реєструється, є відповіддю документ з вказаними реквізитами.
Назва управління вводиться згідно з довідником структурних підрозділів, причому Код обраного управління-відправника документа проставляється у поле, яке є складовою повного номера вихідного документа.
Хто підписав і хто підготував вводиться згідно з довідником посадових осіб.
3.3.8.2Зона інформації про зміст документа
Короткий зміст заповнюється у довільній формі за необхідністю.
3.3.8.3Зона контролю
Зона контролю містить наступні поля (Додаток 3):
Вид контролю – вводиться шляхом вибору коду контролю з відповідного кодифікатора. Якщо код контролю проставлено, то поле «Термін» заповнюється автоматично датою, збільшеною від дати реєстрації на певну кількість днів в залежності від виду контролю (кількість днів визначається у довіднику видів контролю).
Продовжено – (число, місяць, рік) - заповнюється з клавіатури. Ця дата є результатом продовження терміну виконання.
Знято з контролю – прізвище співробітника, який зняв з контролю документ, та дата зняття документа з контролю.
Примітка – довільне текстове поле. Заповнюється за необхідністю. В нього заноситься інформація про результат виконання документа та зміст виконаної роботи.