3.3.9.5Зона переліків численних властивостей

Зона переліків численних властивостей містить переліки кількісних груп реквізи­тів, причому у кожній групі допускається посилання більш ніж на один запис.

Зона переліків численних властивостей розміщується у нижній частині реєстрацій­ної картки і містить такі закладки (переліки):

Розглянемо їх призначення:

• Закладка «Контрольні картки» містить перелік контрольних карток до даної реєстраційної, що вже створені. Загальний вигляд контрольної картки внут­рішньої кореспонденції (Додаток 5).

• Закладка „Виконавці” містить перелік виконавців даного документа.

• Закладка „Резолюції” містить перелік резолюцій, накладених на даний документ;

• Закладка „На вхідні” містить перелік посилань на номери вхідних документів, які спонукали створення даного внутрішнього документу;

• Закладка „Відповіді” містить перелік посилань на номери вхідних документів, які є відповіддю на даний документ.;

• Закладка „Зміни до документа” містить перелік посилань на номери внутрішніх документів, зміни до яких містить даний документ.

Для того, щоб відкрити потрібний користувачеві елемент переліку, треба натис­нути мишею на кнопку ).

Якщо виникає потреба додати рядок у перелік (додати елемент), користувач по­винен натиснути кнопку . Ця кнопка знаходиться у лівій нижній частині екрану.

3.3.10Схема заповнення контрольних карток внутрішньої кореспонденції

Додаток 5 Інструкції ілюструє копію екранної форми контрольної картки внут­рішнього документа. Контрольна картка умовно може бути поділена на кілька зон:

• зона відомостей про документ (номер реєстраційної картки);

• зона відомостей про контрольну картку;

• зона інформації про зміст та визначення завдання (доручення);

• зона контролю;

• зона переліків численних властивостей (перелік виконавців контрольної картки).

3.3.10.1Зона відомостей про внутрішній документ

Номер реєстраційної картки заповнюється в режимі опрацювання реєстраційних карток внутрішньої кореспонденції. У режимі опрацювання контрольних карток поле не коригу­ється.

3.3.10.2Зона відомостей про контрольну картку документа

Зона відомостей про контрольну картку документа має наступні поля:

«Номер та дата документа» – при створенні нової контрольної картки нуме­рація контрольних карток виконується системою автоматично у межах реєстра­ційної картки, а дата проставляється поточна. Крім того, поки користувач не збереже створену КК кнопками або , на картці буде коментар: "Контрольна картка не збере­жена". І тільки після остаточного збереження картки система видасть повідом­лення про те, що контрольну картку успішно збережено.;

«Розділ» (текстове поле) – заноситься номер розділу документа, який ставиться на окремий контроль;

«Пункт» (текстове поле) – заноситься номер пункту документа, який ставиться на окремий контроль;

«Підпункт» (текстове поле) – заноситься номер підпункту документа, який ста­виться на окремий контроль;

3.3.10.3Зона інформації про зміст документа та визначення завдання

Зона інформації про зміст документа та визначення завдання має наступні поля:

Короткий зміст – текст, заповнюється у довільній формі;

Доручення – текст, заповнюється у довільній формі;

Примітка – довільне текстове поле. Заповнюється за необхідністю. В нього за­носиться інформація про результат виконання документа та зміст виконаної роботи.