4Екд (Електронні копії документів)

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Режим ЕКД використовується для перегляду переліку електронних копій доку­ментів, приєднаних до реєстраційної картки, або для приєднання до неї електронної копії документа (Рисунок 22).

Електронна копія документа вважається зареєстрованою в системі, якщо файл приєднано до реєстраційної картки. Кожний файл має ім'я і розширення. Ім'я файлу може мати до 255 символів. Розширення вказує на тип файлу. Розширення відокрем­люється від імені крапкою.

Як тільки електронну копію документа приєднано до реєстраційної картки, вка­заний файл вважається зареєстрованим в системі і його ім'я записується до спеціаль­ного реєстру електронних копій документів.

Рисунок 22. Перелік ЕКД.

Приєднати файл до реєстраційної картки можна двома способами:

• натиснути кнопку , знайти та вибрати файл, що треба приєднати, після чого натиснути кнопку ;

• для пошуку файла, що треба приєднати, по імені (або фрагменту імені) ввести у відповідне поле потрібний текст та натиснути кнопку «Знайти»

5Нормативно – довідкова інформація

Довідники загального користування складаються з двох логічно пов’язаних час­тин: еталонної, що ведеться адміністратором системи, та монопольної частини, яка міс­тить специфічні для даного підрозділу елементи довідників. Така організація довідників забезпечує централізоване ведення загальних для всіх підрозділів довідників, не об­межуючи можливостей ведення локальних, притаманних окремим підрозділам, систем кодування.

Еталонну частину веде лише адміністратор АСКОД на центральному рівні. Її використовують як в базі даних центрального рівня, так і в базі даних структурних підрозділів. До бази даних структурних підрозділів та установ інформація передається в повному складі засобами АСКОД.

Монопольна частина довідників та довідники, що ведуться і поповнюються ко­ристувачем у структурному підрозділі – використовується лише в конкретному підрозділі. В інші підрозділи не передається.

Для актуалізації та перегляду довідників системи, використовується кнопка «Редагування»:

Для перегляду/редагування довідника необхідно вибрати відповідний довідник із випадаючого меню.

5.1Загальні принципи роботи з довідниками

Після вибору потрібного довідника на екрані з’явиться вікно перегляду його вмісту (Рисунок 23).

Рисунок 23. Вміст довідника.

Довідники висвічуються за умовчанням у порядку зростання значень поля Код чи іншого, що його заміняє.

Порядок сортування можна змінювати шляхом натискання на заголовки списку. Система чутлива до кодування символів, що записані в полях кодифікаторів. Наприк­лад, «і» або апостроф, введені латиною і кирилицею, сприймаються нею по різному. Тому при введені нових записів потрібно слідкувати за індикатором клавіатури.

5.2Редагування довідників

Всі довідники заповнюються за однією схемою. Для редагування довідника тре­ба натиснути кнопку , для поповнення – кнопку . Після цього відкривається вікно для заповнення/редагування полів елементу. Розглянемо роботу з довідниками на прикладі довідника посадових осіб (Рисунок 24).

Рисунок 24. Редагування елементу довідника.

Заповнення полів вікна виконується аналогічно заповненню полів реєстраційної картки.

У поле Дата початку дії, за умовчанням, проставляється поточна дата або дата елемента довідника, на якому розташований курсор, аналогічно в поле Дата закінчення дії - «01.01.2099».

Інформація довідників Посадові особи, Кореспонденти-адресати та Підрозділи взаємопов'язана та розміщується в одній базі даних. Зауважимо, що один запис до­відника, в залежності від індикаторів-прапорців, проставлених у віконцях, віртуально буде присутній у різних довідниках:

• індикатори-прапорці, проставлені у віконцях Посадова особа, Підрозділ, Ко­респондент-адресат означають, що цей запис буде присутній у відповідних довідниках. Обов’язково має бути проставлений хоч б один з індикаторів;

• індикатори-прапорці, проставлені у віконцях Керівник, Право першого підпи­су означають, що при використанні довідника посадових осіб для зручності роботи, наприклад, для введення резолюції, довідник буде висвічуватись скорочений (на екрані будуть тільки ті записи довідника, в яких проставлені відповідні індикатори).