3.2.5Перелік контрольних карток

Використовується для перегляду, пошуку, відбору та друкування переліку конт­рольних карток документів. Створення контрольної картки ніяк не пов’язано з дуб­люванням реквізитів реєстраційної картки. Контрольна картка – це механізм ієрар­хічного контролю за виконанням документа. Перелік формується у двох режимах:

• перелік контрольних карток, які відносяться до даної реєстраційної картки (відповідна закладка у реєстраційній картці);

• перелік контрольних карток поточних.

Перший режим забезпечує можливість відкривати коригувати і переглядати контрольні картки, що відносяться тільки до поточної реєстраційної картки.

У другому режимі користувач може відкрити і переглядати контрольні картки заданого виду кореспонденції.

Режими діють для вхідної та внутрішньої видів кореспонденції. В наступних роз­ділах описуються функціональні можливості пакету відповідно до режимів усіх меню.

3.3Опрацювання карток

Опрацювання реєстраційних та контрольних карток документів здійснюється однаково для всіх видів кореспонденцій. Відкрити відповідну картку можна за допомо­гою кнопки «Редагувати» , попередньо встановивши курсор на потрібній картці:

3.3.1Система команд опрацювання реєстраційних карток

Для включення режиму редагування достатньо встановити курсор у відповідне поле картки і почати введення. Режим редагування діє для всіх реквізитів картки, модифікацію яких не заборонено згідно з встановленими правами доступу.

Значення деяких реквізитів картки можуть бути незаповненими. У режимі реда­гування поля з реєстраційним номером (№ з/п) документа, а також усіх кодованих полів і полів-дат передбачено автоматичний контроль на допустимість введеного значення.

Для повернення на перелік карток потрібно натиснути кнопку або вибрати рядок "перелік" у випадаючому меню обраного виду кореспонденції:

.

3.3.2Додаткові можливості опрацювання карток

При створенні нової реєстраційної картки реєстраційний номер (№ з/п) докумен­та можна змінити на інший. Реєстраційний номер контролюється на унікальність у ме­жах поточного і минулих років. Крім того, поки користувач не збереже картку з № з/п, наданим системою за замовчанням (кнопками або ), на картці буде коментар типу: . І тільки після остаточного збереження картки система видасть повідомлення (Рисунок 12):

Рисунок 12. Повідомлення про збереження.

3.3.3Система команд опрацювання численних переліків

Численні переліки розміщені у нижній частині реєстраційної картки. Численні пе­реліки опрацьовують за допомогою кнопок «Додати запис», «Редагувати», та «Вилу­чити запис».

Для того, щоб відкрити у спеціальному вікні створений раніше елемент переліку (редагувати), треба натиснути мишею на кнопку ).

Для вилучення елементу переліку (вилучити запис), треба натиснути мишею на кнопку ).

Якщо виникає потреба додати рядок у перелік (додати елемент), користувач пови­нен натиснути кнопку „додати запис” . Її натиснення відкриє спеціальне вікно для заповнення реквізитів даного переліку. Ця кнопка знаходиться у лівій нижній частині екрану.

3.3.4Система команд опрацювання контрольних карток

Створюється КК з унікальним номером у межах визначеного номеру РК. Прис­воєння такого номера відбувається в момент створення КК і є достатньою умовою для її існування, тобто не потребує більше ніяких дій з боку користувача. Заповнення таких реквізитів як «Вид контролю», «Терміни виконання» та «Зміст контрольного доручення» дозволяє визначити призначення та мету створення даної КК, а «Виконавці» – сфор­мувати перелік посадових осіб, які відповідають за виконання документа. Робота з КК аналогічна роботі з РК.

У випадку, якщо контрольні картки підлягають опрацюванню як окремий вид кореспонденції, для них доступні усі режими роботи з РК, за винятком створення нової картки.

Використання команди «Вилучення» для КК також можна вважати не зовсім доцільним. Користувачеві необхідно рекомендувати використання реквізиту «Знято з контролю». Після вилучення перенумерація контрольних карток, що залишились, не відбувається.