3.3.9.1Зона відомостей про документ

Зона відомостей про документ має наступні поля (Додаток 4):

Код виду документа – вводиться згідно з довідником видів документів, що подається системою на екран при створенні нової реєстраційної картки (Рисунок 16).

Рисунок 16. Довідник видів документів.

№ з/п – заповню­ється автоматично - це максимальний реєстраційний номер картки по­точного року (обраного користувачем виду документу), збільшений на оди­ницю. Номер документа мож­на відкоригувати на інший унікальний (на унікальність конт­ролю­ється у межах поточного року).

Вид документа – в разі необхідності коригується згідно з довідником видів документів (синхронізовано з полем Код виду документа).

За умовчанням Дата документа (число, місяць, рік) для нових карток відповідає поточній даті. За бажанням дату реєстрації можна змінити на іншу.

Арк. – довільне числове поле, що вказує на кількість аркушів документа і вво­диться з клавіатури.

Том – (номер тому в справі) заповнюється за необхідністю. Використовується при формуванні описів справ.

Дата вручення (число, місяць, рік) - заповнюється з клавіатури.

Дата повернення (число, місяць, рік) - заповнюється з клавіатури.

3.3.9.2Зона інформації про назву документа, відомостей про автора та відображення характеру питань, визначених у документі

Зона відомостей інформації про назву документа, відомостей про автора та відображення характеру питань, визначених у документі, має наступні поля (Додаток 4):

Короткий зміст документа – заповнюється довільно.

За підписом – прізвище посадової особи, яка підписала документ.

Підготував – прізвище посадової особи – головного розробника документа.

Дата документа – (число, місяць, рік) заповнюється за необхідністю.

Скасовано – прапорець встановлюється за необхідністю.

3.3.9.3Зона контролю

Зона контролю має наступні поля (Додаток 4):

Вид контролю – може бути введений шляхом вибору виду контролю з відпо­відного кодифікатора.

Термін контролю (число, місяць, рік) – заповнюється з клавіатури або з викорис­танням вікна «Календар».

Продовжено (число, місяць, рік) – заповнюється з клавіатури або з викорис­танням вікна «Календар». Ця дата не може бути меншою, ніж дата контролю.

Знято з контролю (ким) – проставляється прізвище посадової особи, яка зняла документ з контролю. Вводиться згідно з довідником посадових осіб. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.

Знято з контролю (коли) – дата виконання документа заповнюється з клавіату­ри або з використанням вікна «Календар».

Примітка – довільний текст, заповнюється з клавіатури.

3.3.9.4Кнопки «Контрольна», «Виконавець», «Резолюція», «екд»

На реєстраційній картці вгорі праворуч розташовані кілька кнопок (Додаток 4), серед яких розглянемо наступні:

Кнопка «Контрольна» – відкриває вікно для створення першої контрольної картки до поточної реєстраційної. Уведення короткого змісту документу та доручення служить для створення першої контрольної картки до даної реєстраційної. У цій контрольній картці при необхідності користувач може поставити на контроль розділ, пункт або підпункт документа. У подальшому кнопка «Контрольна» служить – для переходу на контрольну картку, яка була опрацьована останньою, та відкриття її у спеціальному вікні.

Кнопка «Виконавець» – відкриває вікно для уведення виконавця даного доку­мента, завдання для виконання, контрольного терміну виконання для нього та кінцевого результату виконання. Служить для уведення відомостей про першого виконавця даного документа. У подальшому – для переходу на останнього виконавця та відкриття його у спеціальному вікні.

Кнопка «Резолюція» – відкриває вікно для уведення резолюції, що накладена на даний документ, та її автора, служить для уведення першої резолюції, що накладена на даний документ. У подальшому – для переходу на останню опрацьовану резолюцію дано­го документа та відкриття її у спеціальному вікні

Кнопка «ЕКД» служить для прикріплення електронних копій до даного документа та опрацювання цих електронних копій

Якщо у користувача виникне потреба ввести більше однієї контрольної картки, більше одного виконавця або більше однієї резолюції, користувач повинен перейти на відповідний перелік у нижній частині реєстраційної картки (зона переліків численних властивостей) і натиснути кнопку .