§ 42. Класифікація документів

У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) зу­стрічаються документи різних видів (груп). Поділ на види (групи) здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації, змістом, найменуванням, видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласніс­тю, юридичною силою тощо.

Так, за способом фіксації документів розрізняють такі докумен­ти: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи - це рукописні і машинописні документи.

Графічні документи - це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні. До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.

Фото- і кінодокументи - це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).

Фонодокументи документи - це документи, що створені спосо­бом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють до­кументи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо¹.

Інші² виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення, заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні), трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи - це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи - це документи, частина яких надрукова­на, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи - це документи, які створюються інди­відуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових запи­сок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості і складні.

Прості документи містять інформацію з одного питання.

Складні - з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: вну­трішні і зовнішні.

Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи (підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи - це вхідна і вихідна кореспонденція.

За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й не­термінові.

Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи - це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, уста­нови, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істин­ні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) - це документи, що створені за всіма пра­вилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи ста­ють тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) - це документи, зміст яких чи їх оформ­лення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригіна­ли і копії.

Оригінали - це перші примірники офіційних документів.

Копії — документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.

За походженням документи поділяються на: службові і особисті.

Службові документи - це документи, які створюються уста­новами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформяти за певним зразком.

Особисті документи - це документи, створені окремими особа­ми поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),

б) документи тривалого зберігання (понад 10 років),

в) документи постійного зберігання.

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:

На основі чого відбувається поділ документів на різні групи?

Назвіть документи: за способом фіксації інформації,

• за змістом (призначенням),

• за найменуванням (назвою),

• за видом (формою),

• за складністю,

• за місцем виникнення (складання),

• за напрямком,

• за строками виконання,

• за гласністю,

• за юридичною силою,

• за стадіями виготовлення,

• за походженням,

• за терміном зберігання.

Завдання 2. Знайдіть правильне(і) визначення документа. Документ - це:

1. матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді ін­формацію;

2. аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі;

3. засіб закріплення різними способами інформації;

4. письмове офіційне повідомлення.

Завдання 3. Допишіть речення:

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є ... Справочинство - це ...

Документи поділяються на оригінали і копії за (ознакою). Документи поділяються на документи щодо особового скла­ду, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько- договірні, організаційні, розпорядчі за (ознакою).

Документи поділяються на службові і особисті за (ознакою). Документи поділяються на письмові, графічні, фото- і кінодоку- менти, фонодокументи за (ознакою).

Розрізняють документи внутрішні і зовнішні за (ознакою). Документи поділяються на справжні (істинні), фальшиві (підро­блені) за (ознакою).

Є документи термінові й нетермінові за (ознакою). Розрізняють документи звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні за (ознакою).

Документи поділяються на прості і складні за (ознакою).

^^^ Як правильно сказати українською мовою?

Російська сполука	Українська сполука
по моему мнению	на мій погляд; на мою думку
по моим часам	на моєму годинникові; за моїм годинником
по молодости лет	через молоді літа; зважаючи на молоді літа
по мощности	за потужністю
по наблюдению	як спостережено; як спостерегли
по наведенным справкам	як ми довідалися; за нашими відомостями
по назначению	за призначенням
по направлению к	у напрямі до; у напрямку до
по направлению часовой	за годинником
стрілки
по напряжению	за напругою
по наследству	у спадщину; у спадок
по настоянию	на домагання
по настоящее время	до цього часу;
по наступлении срока	досі коли (як) настав (настане) термін
по небрежности	через недбальство
по невнимательности	через неуважність
по недоразумению	через непорозуміння
по недостатку средств	через брак засобів
по независящим обстоя-	з незалежних обставин (причин);
тельствам (причинам)	через незалежні обставини (причини)
по незнанию	через незнання; через необізнаність з потреби;
по необходимости	у разі потреби
по непониманию	через нерозуміння
по непредвиденным	з непередбачених
обстоятельствам	причин
по непригодности	через непридатність