§ 40. Ділова доповідь.

Основа виступу

Кожен доповідач, готуючись до виступу перед аудиторією, хвилюється. Ыколи хапається за все і розуміє, що час іде, а мате­ріалу немає.

Насамперед потрібно:

1. заспокоїтися;

2. з'ясувати мету, якої хочете досягти (поінформувати слухачів (про нові досягнення в агроекології, юридичну інструкцію, нову організацію, наукову роботу, плани будівництва корівників, нові мето­ди праці, механізацію чи автоматизацію виробничих процесів тощо);

3. переконати слухачів (у доцільності впровадження електронно- обчислювальних машин, невідворотності введення в практику но­вих методів праці та раціоналізаторських пропозицій);

4. спонукати слухачів (краще працювати, стати членами КСП);

5. розважити слухачів (наприклад, під час урочистості, зустрі­чі тощо).

Чітко сформулювавши мету, ви зможете упорядкувати промову - це вплине на її обсяг, спосіб виголошення та аргументацію.

На слухачів слід вплинути психологічно, переконати їх, що вони повинні зробити саме так, як ви їм рекомендуєте.

6. Промовець повинен готуватися до виступу, чітко уявляти собі, що треба сказати у вступі, що - у головній частині, а що - напри­кінці свого виступу.

Звичайно, можна покластися на свій досвід, ситуаційні впливи і стимули з боку слухачів, але основну частину виступу імпровізува­ти не можна.

7. Матеріал та інформацію потрібно систематизувати.

8. Думки викласти в логічній послідовності.

9. На окремому аркуші бажано розробити схему виступу в оста­точному варіанті й позначити в ньому головні пункти: вступ, осно­вна частина і закінчення.

10. Розподілити час виступу по пунктах для того, щоб укластися в регламент.

11. Виголошуючи промову, потрібно стежити, поклавши перед собою годинник, чи дотримуєтеся ви розкладу виступу.

12. Велике значення мають рухи, поза, жести і міміка під час публічного виступу.

13. На трибуну виходьте впевнено (якщо ви ступаєте на носках - справляєте враження зляканої людини; якщо йдете, випнувши груди, то виникає враження, що ви надто самовпевнені; якщо йдете надто швидко, то тим самим виказуєте свою знервованість).

14. Не починайте говорити ще до того, як дійдете до трибуни.

15. Під час промови намагайтеся стояти спокійно, міняйте позу лише через кілька хвилин після того, як ви вже втомилися стояти так.

16. Не лишайте трибуни, не скінчивши до кінця промови чи лекції. Ідіть з трибуни впевненим кроком, який відповідає тону вашої промови.

17. Міняйте час від часу напрям погляду, щоб слухачі у всіх кут­ках залу відчули, що ви звертаєтеся саме до них.

18. Час від часу переходьте з місця на місце.

19. Жести й рухи тіла доповідача викликають відповідні пере­живання у слухачів. Жестикуляція зближує лектора зі слухачами і робить зміст його промови зрозумілішим. Часто переказують про те, як одного разу російський учений-фізіолог І. Павлов читав у Лон­доні лекцію, яка відразу ж перекладалася слухачам. Промовець так захопився, що забув про перекладача й говорив близько 15 хвилин без перекладу. Свою мову він супроводжував характерними жеста­ми, а коли закінчив говорити, у залі пролунали бурхливі оплески: не знаючи російської мови, слухачі зрозуміли більшу частину його промови.

20. Силу голосу треба міняти відповідно до змісту виголошува­ної промови. Хто хоче оволодіти вмінням гарно говорити, повинен навчитися висловлюватися чітко, особливо це стосується працівни­ків розумової праці.

21. Дослідники підкреслюють, що під час переговорів, що пе­редують укладенню угоди, формулювання повинні бути винятково точні, бо в даному разі кожне слово має велике значення. З часів Стародавнього Риму існує професія, основний зміст якої полягає в тому, щоб виражати й формулювати думки під час переговорів двох сторін. Це професія юриста. Завдання юриста, між іншим, і полягає в тому, щоб точно формулювати найрізноманітніші види законодав­чих директив, угод, договорів тощо. Нефахівцям така точність часто здається зайвою.

Завдання 1. Прочитайте узагальнені рекомендації деяких авторів. Коротко про секрети ділового спілкування

Ділове спілкування є важливим і обов'язковим елементом діло­вої зустрічі.

Спілкування - взаємні стосунки, діловий, дружній зв'язок, під час якого люди обмінюються думками. Серед багатьох умінь ділової людини Іржі Томан виділяє вміння спілкуватися. Він зазначає:

«Ставлення людей до вас ніби віддзеркалює ваше ставлення до них. Усміхайтеся - і вони усміхатимуться у відповідь, а якщо диви­тися на них, насупившись, вони відповідатимуть тим же.

Хто любить людей, того й люди люблять.

Приязність здебільшого впливає на людей так само, як і усмішка.

Виявляючи дружнє ставлення до людей, ставтеся позитивно до всіх людей довкола вас;

• не чекайте, доки вони виявлять до вас свої симпатії;

• вважайте, що ви їм уже сподобалися;

• виявляйте ініціативу в приязному ставленні до інших;

• вітайтеся й усміхайтеся перші;

• намагайтеся вести розмову в довірливому тоні;

• наголошуйте на тих питаннях, у яких ваші погляди збігаються.

Цікавтеся людьми, що вас оточують, їх роботою, турботами й

радощами.

Ніколи не користуватиметься популярністю той, хто не виявляє зацікавлення справами інших людей».

Звичайно, спілкуватися люди можуть під час зустрічей, що ма­ють проходити в точно зазначений час і за певними правилами. Щоб зустрічі-спілкування були результативними, потрібно до них готува­тися. При розгляді менш важливих справ досить обміркувати суть питання по дорозі на зустріч чи на нараду. Проте якщо йдеться про важливу справу, то треба зробити нотатки з кожного окремого пунк­ту, а в разі потреби підготувати також проект рішення. Трапляються випадки, коли обидві сторони приходять на нараду без потрібної інформації, внаслідок чого обговорення доводиться переривати або відкладати на пізніше.

З усіх видів ділового спілкування (публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада, переговори) саме переговори вимагають сумлінної підготовки. їх часто порівнюють із шаховою грою, де не можна «закреслити» необдуманий хід. Якщо такий хід уже зробле­но, ситуація змінюється, і наступні кроки потрібно робити в нових умовах. Але кожна ділова людина повинна вміти керувати ситуа­цією, передбачати «маневри» співбесідника, складнощі. Для цього потрібно оволодіти технікою ділового спілкування. Ніхто не може дати готовий рецепт, як досягти успіху в переговорах, але певні пра­вила їх проведення вже вироблені практикою. А.Б.Войськунський у праці «Очерки о человеческом общении» називає такі правила про­ведення переговорів, дотримання яких забезпечить прихильність співбесідника:

• сформулюйте конкретні завдання спілкування, складіть план його проведення; ініціатива в ході бесіди має належати сто­роні, що приймає;

• створіть атмосферу довіри та взаєморозуміння; говоріть про загальні проблеми, у ваших очах має читатись щира зацікав­леність партнером; ні в якому разі не дивіться на годинник;

• умійте впевнено висловлювати свої думки, уважно слухати співбесідника і ставити запитання;

• постарайтесь точно знати, чим можна пожертвувати під час переговорів, умійте правильно сприймати свого партнера та управляти своїми емоціями.

Під час обговорення треба стежити за тим, щоб:

1. усі пункти обговорювалися один за одним;

2. не пропустити жодного важливого пункту;

3. учасники обговорення мали можливість висловити свою дум­ку про цю справу;

4. ніхто не відхилявся від суті справи;

5. констатувати, в яких пунктах учасники дійшли згоди, а в яких виявилися розходження;

6. результати обговорення були записані у протоколі конкретно і недвозначно.

Уміння вести переговори: говорити, слухати, ставити запи­тання, правильно сприймати свого партнера і керувати своїми емоціями - це мистецтво, оскільки ви зберігаєте можливість за­вжди бути на висоті свого становища.

Завдання 2. Прочитайте текст. Визначте, яку роль у ділових кон­тактах мають емоції і вміння ними володіти.

Емоції і ділові контакти

Часто причиною зірваних переговорів бувають емоції. Відомо, що вияв емоцій під час зустрічі з однієї сторони викликає емоції з іншої сторони. Як наслідок - "зірвані" переговори чи попереднє обговорення. Щоб подібного не сталося, кожній діловій людині слід вчитися керувати своїми емоціями. Пропонуємо випробувати такі поради:

• перш за все усвідомте свої та чужі почуття;

• ставтесь до партнерів як до виразників чиїхось думок (фір­ми, організації тощо), пам'ятайте, що ваші партнери, як і ви, з цими переговорами пов'язуєте своє майбутнє;

• поділіться своїми відчуттями («Нам здається, що угода може не спрацювати, навіть якщо ми її підпишемо», «Особисто я думаю, що ми чогось не врахували. А яка ваша думка? «);

• дозвольте партнеру звільнитися від своїх почуттів;

• не реагуйте на емоційні прояви (ваше обурення може завади­ти досягненню вигідної для вас угоди. Лише вибачення може «розрядити» емоції);

• використовуйте символічні жести (дружня записка, вислов­лення співчуття, квіти, відвідування пам'ятних місць, обі­йми, запрошення на вечерю - усе це може стати безцінною можливістю для зміцнення дружніх стосунків з партнером).

Завдання 3. Прочитайте текст. Які, на вашу думку, поради із да­ного тексту має враховувати службовець, ставлячи запитання під час ділової зустрічі?

Учіться запитувати

Виявляється, ставити запитання - не просто вміння, а ціле мис­тецтво прекрасного володіння мовою. Запитувати - значить виявля­ти зацікавлення темою розмови, людиною, яка виступає. Французи стверджують, що запитання, яке виявляє щирий інтерес до іншої лю­дини, - це «весна діалогу». Деякі вчені підкреслюють, що конфлікти між партнерами виникають через незадані питання. Звичайно, щоб запитувати про щось інших, потрібна сміливість. Адже ставити за­питання - означає саморозкриватися. Якщо ж не запитати - значить відкрити шлях до різноманітних здогадок і всіляких домислів.

Ще антична риторика знала сім класичних запитань, здатних упорядкувати діалог:

ЩО? - ХТО? - ДЕ? - ЯКИМИ ЗАСОБАМИ? - ЧОМУ? - КИМ? - КОЛИ?

Другий варіант «аналізу запитань» складається з шести запи­тань, що мають з'ясувати:

ФАКТИ - ПОЧУТТЯ - БАЖАННЯ - ПЕРЕПОНИ - ЗАСОБИ - ЧАС ДІЇ.

Уже самим фактом запитання ви показуєте, що хочете брати участь у спілкуванні, ніби запевняєте партнера, що ви виявляєте до нього інтерес і прагнете встановити певні позитивні стосунки.

До запитань, що забезпечують продуктивний діалог, належать:

• інформаційне, мета якого - отримати максимум інформації;

• дзеркальне (що повторює висловлювання партнера у формі за­питання і змушує його по-іншому подивитися на будь-що);

• естафетне (що попереджує висловлювання партнера).

Якщо вам поставили запитання, на яке ви не можете відповісти відразу, не кажіть, що вам необхідно проконсультуватися з керівни­цтвом, що з даного питання ви не є спеціалістом. Запишіть запитан­ня і скажіть, що обов'язково відповісте на нього пізніше.

Якщо ж у подібній ситуації опиниться ваш партнер, не наполя­гайте на негайній відповіді (швидше за все ви змусите його відпо­вісти вам «ні»). Звичайно, через день-два у бесіді з вами він відпо­вість на ваше запитання.

Завдання 4. Прочитайте текст. Чому службовець повинен оволо­дівати мистецтвом говорити? Яке значення має культура мовлення у діловому спілкуванні?

Оволодівайте мистецтвом говорити

Уміння гарно говорити - це мистецтво. Не мовчіть, якщо:

• є що сказати,

• якщо хочете звернути на себе увагу. Але ніколи не забувай­те старе прислів'я: «Слово - срібло, мовчання - золото», а також висловлювання Ж. де Лабрюйера: «Мало хто жалкує, що сказав мало, але багато хто, що сказали багато». Спілкування між людьми ніколи не було легкою справою, особливо ділове спілкування. Для того, щоб вас сприймали адекватно у ділових колах, ви повинні знати - де, коли і що можна сказати. А щоб ваше повідомлення було сприйнято правильно, необхідно:

  1. добре знати тематику зустрічі;

  2. спланувати своє повідомлення;

  3. використовувати факти (не заощаджуйте час на інформації, пам'ятайте, що «Розумні люди говорять тому, що мають що сказати, дурні - тому що їм хочеться щось сказати» (Платон);

  4. докладіть зусиль, щоб сподобатися слухачам і завоювати їхню прихильність - посміхайтесь! («Той, у кого нелюб'язне обличчя, не повинен відкривати крамницю») (Прислів'я);

  5. слідкувати за своєю мовою;

  6. не говорити голосно, бо подумають, що ви нав'язуєте свою думку;

  7. не говорити занадто тихо, партнери постійно будуть вас пе­репитувати;

  8. говорити не поспішаючи;

  9. контролювати своє дихання;

  10. говорити заради досягнення мети (використовуйте технічні прийоми: пришвидшуйте темп мовлення, підвищуйте голос, змі­нюйте тембр, жестикулюйте; використовуйте у своїй мові метафо­ри, порівняння, відмовтеся від канцеляризмів, мовних штампів).

Завдання 5. Прочитайте текст.

Учіться слухати

Потрібно уникати велемовності, навчитися слухати. Той, хто вміє слухати, досягає кращих успіхів у спілкуванні з людьми, ніж той, хто весь час говорить сам і не дає можливості висловитися ін­шим. Л.Фейхтвангер зазначав: «Людині потрібно два роки, щоб на­вчитися говорити, і шістдесят років, щоб навчитися слухати».

Слухати людину - це означає:

• дати співбесіднику можливість висловитися;

• підбадьорююче реагувати на слова партнера (кивком голови, словом «так»);

• щиро виявляти цікавість;

• не загострювати уваги на розмовних особливостях співбе­сідника;

• враховувати культурні відмінності;

• слідкувати за головною думкою співбесідника;

• намагатися вловити істинний смисл слів партнера;

• повторювати деякі фрази («чи вірно я вас зрозумів, склад­ність ситуації в тому ...»);

• не поспішати з висновками.

2. Дайте відповіді на запитання:

• Чому потрібно навчитися слухати людей?

• Як ви розумієте вислів «слухати людину»?

Завдання 6. Прочитайте текст. Перепишіть його, вставте потріб­ні розділові знаки. Поясніть, чому ви їх поставили.

Сприйняття партнера

Судження іншої людини є для нас незрозумілими а дехто вва­жає і нецікавими. Можливо але не в ділових стосунках. Різні су­дження партнерів саме це є причиною конфліктів. Як же досягти взаєморозуміння Розглянемо деякі прийоми що дозволяють уник­нути непорозумінь:

1. поставте себе на місце партнера

2. порівняйте ваші погляди на.

3. не робіть висновки про наміри інших, виходячи з власних міркувань

4. обговорюйте сприйняття один одного

5. створюйте у партнера почуття причетності до вироблення рішень

6. узгоджуйте рішення з принципами та іміджем учасників пе­реговорів.

Завдання 7. Прочитайте текст. Яких ще поганих звичок потріб­но позбуватися?

Про погані звички

А.М.Купер наводить близько 30 поганих звичок, які він помітив у людей, що головують на нарадах:

• стукають пальцями або олівцем по столу;

• підпирають голову рукою;

• торкаються руками обличчя;

• покусують олівець, зубочистку або сірник;

• стукають олівцем по зубах;

• облизують губи;

• чухають голову;

• водять пальцями по столу;

• пригладжують волосся;

• пригладжують бороду або вуса;

• застібають або розстібають гудзики на піджаку;

• хмуряться;

• кусають губи, нігті;

• жують жувальну гумку;

• чистять нігті;

• поправляють окуляри;

• дивляться крізь окуляри, тримаючи їх у руці;

• притупують ногою;

• хрускають пальцями;

• малюють беззмістовні малюнки на папері під час виступів;

• нервово складають і рвуть папір;

• оглядаються довкола;

• звертаючись до присутніх, дивляться повз них;

• дзенькають ключами або дрібними грішми в кишені;

• стромляють пальці за жилет або за комір;

• тримають руки в кишенях;

• крутять обручку на пальцях;

• усміхаються так чудернацько, що учасники не можуть збагну­ти, чи їм усміхаються, чи з них насміхаються.

Уважно перегляньте цей перелік ще раз і докладіть зусиль, щоб позбутися тих звичок, які, можливо, ви у себе виявили.

Завдання 8 (для повторення). Дайте відповіді на запитання:

1. Що таке спілкування?

2. Як потрібно ставитися до людей?

3. Які існують види ділового спілкування?

4. Які ви знаєте правила проведення переговорів?

5. Який зв'язок між емоціями і діловими контактами?

6. Про що говорить вміння запитувати, говорити, слухати?

7. Як потрібно сприймати партнера?

8. Яких поганих звичок слід позбуватися?

І^^ннадШ Ділова людина... Якою вона має бути?

Голос - важливий чинник мистецтва говорити

Більшість ораторів здобули успіх саме через голосові характе­ристики. Так само, як і про зовнішність, у людей складається вра­ження про ваш голос протягом перших хвилин спілкування. Згаду­ючи конкретну людину, ми згадуємо передусім її голос.

Ваш голос важливий так само, як і зовнішність, поведінка й те, що ви говорите (зміст, текст). Це саме той інструмент, за допомогою якого ви спілкуєтеся з громадськістю.

Взаєморозуміння між вами передусім залежить від ваших голо­сових та мовленнєвих показників.

Людський голос - це могутній інструмент. Він може переконати, закохати, завоювати. Але ним ви можете не тільки здобути щирих прихильників, а й відштовхнути людей, на яких ваша зовнішність у перший момент справила позитивне враження.

І тому завжди варто пам'ятати про те, що всі чекають на при­ємний голос.

Окрім усього, усвідомлення того, що у вас приємний голос, до­дасть вам упевненості.

Але потрібно пам'ятати, що навіть приємний від природи голос вимагає щоденної свідомої праці. Існують навіть спеціальні курси та семінари з правильної постановки голосу. Для того, щоб бути гар­ним оратором, потрібна правильна вимова, чітка артикуляція, відпо­відна постановка голосу. Ви повинні маніпулювати голосом залежно від ситуації: буде це ділова зустріч, інтерв'ю, презентація чи лекція. Приємний голос сприятиме діловому успіхові і буде підтримувати певний імідж.

Не має значення, який голос у вас від народження. Завдяки прак­тичній роботі ви зможете мати такий голос, який заслуговує ваша про­фесійна майстерність і яскрава індивідуальність. Ви можете позбути­ся іноземного або місцевого акценту, якщо будете ретельно стежити за правильністю вимови. Можна навіть уникнути гугнявих звуків, якщо вміло користуватися голосовим апаратом. Ви зможете навчити­ся чітко артикулювати й правильно вимовляти звуки. Ви зможете роз­винути резонансні коливання в грудях і навчитися говорити так, щоб вас чули в останньому ряду аудиторії без щонайменшого напруження з вашого боку. Врешті-решт ви зможете навчитися не говорити під ніс, а перетворитися на красномовного вишуканого оратора.

Буває, що ви реально не можете оцінити властивості вашого го­лосу. Насамперед послухайте його в запису. До того ж існує низка елементів, які є сигналом того, що ваш голос далекий від доскона­лості: вас часто просять повторити щойно сказане; в мікрофоні де­які звуки звучать глухо, неприємно й штучно; у вас швидко втом­люється горло; у ваших слухачів починає через деякий час блукати погляд, оскільки ви говорите на одному тоні; ви втрачаєте контроль над голосом наприкінці довгого речення; ви часто, навіть не усві­домлюючи, механічно повторюєте слова та вирази типу „ось», „ну», „так», „отже» речі», „знаєте» і подібне.

А ось деякі характеристики професійного голосу. Подумайте, які з цих рис не притаманні вам і які вам потрібно набути Голос в орато­ра має бути: приємний; вібруючий; спокійний-гарно модульований; низького тембру, щирий; упевнений-інтонаційно забарвлений; ви­разний; природний.

Зверніть увагу на характеристики поганого голосу й визначте, чи є у вашому голосі ті властивості, яких потрібно позбутися: гуг­нявість, різкість та скрипучість, хриплість, високий пронизливий тембр, плаксивість, невпевненість, тихість нечутність, безбарвність, помпезність, монотонність.

Отже, самі оцініть власний голос. Вслухайтеся в нього й вирі­шіть, як саме він повинен звучати, бо основна функція голосу все ж комунікативна.

Дбайте про свій голос. Мовний апарат потребує ретельної уваги. І тому уникайте надмірної втоми й напруги, розслаблюйте час від часу шийні м'язи. Спокійний голос може лунати тільки зі спокій­ного тіла. Напружене тіло напружує голосові зв'язки, підвищує тон голосу, порушує резонанс і знижує звук. Активна експлуатація голо­су вимагає тривалого відпочинку-мовчання. Тому тільки ви відчули, що голос починає відмовляти, зробіть кілька вправ: глибоко поди­хайте, прогуляйтеся хоча б недовго, побудьте наодинці і звичайно ж помовчіть. Теплий чай або вода з лимоном також сприяє комфорту горла. Ви повинні на холоді тримати горло в теплі, щоб захистити його віл температурних коливань. Пам'ятайте, що опікування влас­ним голосом - це частина вашого існування.