Шаблони

Діяльність будь-якої установи неможлива без канцелярської роботи, яка завжди, навіть за наявності комп’ютерної техніки, що істотно полегшує канцелярську працю, супроводжується величезною кількістю формулярів, довідок, службових записок і т. д. Усі ці форми створюються за певними правилами, мають свої особливості. Створити будь-який документ просто, якщо є шаблон цієї форми.

Поняття шаблону є одним з фундаментальних понять MS Word. Отже, шаблон – це сукупність параметрів документу, призначених для багатократного використання.

За умовчанням усі документи засновані на звичайному шаблоні, який містить певний набір установок: стандартне налаштування меню, клавіатури панелей інструментів, стандартні вбудовані стилі. Шаблон Звичайний є загальним шаблоном, оскільки він лежить в основі не лише будь-якого документу, але і будь-якого шаблону. Створивши документ, внісши в нього установки форматування, елементи автоматизації, можна надалі зробити його шаблоном.

Якщо створений шаблон використовується для якогось певного типу документів, то такий шаблон називається спеціальним.

Приступаючи до роботи з шаблонами необхідно ознайомитися з усіма вбудованими в MS Word шаблонами. Якщо серед безлічі шаблонів знайдеться схожий з необхідним документом, то внісши в нього деякі зміни і доповнення, можна отримати новий шаблон.

Створення нового шаблону можна:

• На базі шаблону;

• На базі документу.

В першому випадку для створення шаблону використовується команда Файл – Створити ... При цьому відкривається Область задач в якій потрібно натиском лівої кнопки миші вибрати розділ Шаблони – На моєму комп’ютері…. Після чого у діалоговому вікні Шаблони, в якому потрібно включить перемикач Шаблон і вибрати стандартний шаблон, на базі якого він утворюється. Після настройки стилів і редагування змісту та встановлення параметрів сторінки, виконується збереження шаблону командою Зберегти як....

В другому випадку готовий документ може використовуватися в якості заготовки для створення других документів, його потрібно зберегти як шаблон. Командою Файл – Відкрити... відкривається готовий документ, в ньому виправляють зміст і настроюють стилі, а потім зберігають документ як шаблон командою Зберегти як... з включенням пункту Шаблон документа в полі Тип файлу.

Створення власного шаблону робиться таким чином:

• з панелі інструментів виконати команду Створити

• у вікні що з’явиться набрати текст, який буде повторюватися у кожному документі (наприклад, для листа назва установи, поштові та банківські реквізити тощо)

• форматуванням надати набраному тексту потрібний вигляд

• застосувати команду Файл – Зберегти як, з’явиться діалогове вікно Збереження документа

• виберіть у списку Тип файлу значення Шаблон документа – у полі Папка встановиться ім’я папки Шаблони

• у поля Ім’я файлу написати ім’я шаблону і натиснути кнопку Зберегти, новий шаблон запишеться у папку Шаблони

• закрити вікно документа.

Тепер після виконання команди Файл – Створити в області задач виберіть розділ Шаблони на моєму комп’ютері. В розділі Загальні вікна Шаблони, що з’явиться, серед інших буде знаходитися власний шаблон, який можна вибрати для роботи, двічі клацнувши на його піктограмі.