Прийоми роботи з текстами в процесорі Microsoft Word Робота з документом, як файлом
Створення документів.
Створення нового документа в Word відбувається на основі шаблону, який полегшує підготовку документів певного типа: звіту, плану, замовлення і так далі. При створенні документа весь вміст шаблону переноситься в новий файл, а сам шаблон залишається без змін. Після запуску додатка Word відкривається вікно з порожнім документом, який заснований на шаблоні Звичайний (Normal.dot). За умовчанням документу привласнюється ім’я Документ1 яке відображується в рядку заголовка.
Нижче приведено ще декілька способів створення документа:
Виберіть команду Створити у меню Файл. У правій частині вікна відображуватиметься область завдань Створення документа.
Натискуйте кнопку Створити на панелі інструментів Стандартна. Кнопка розташована на лівому краю панелі інструментів. Буде створений новий документ, заснований на шаблоні Звичайний (Normal.dot).
Н
атискуйте
клавіші Ctrl+N, які дублюють кнопку
Створити.
Якщо для створення
документа ви хочете використовувати
копію існуючого документа, то в області
завдань Створення документа клацніть
мишею в розділі Створення з документа,
що має … та на значку використовуваного
документа у вікні, що відкрилося.
Збереження документів.
Для збереження тексту документа в
каталозі слід виконати команду Файл
– Зберегти або натиснути
відповідну кнопку
панелі інструментів Стандартна. Якщо
документ новий і ця команда виконується
для нього вперше, то відкривається вікно
діалогу Збереження документа.
В цьому вікні можна вказати дисковод, папку, ім’я і розширення, під яким документ буде збережений. За замовчуванням документам Word присвоюється розширення DOC. Після збереження тексту в заголовку вікна документа ім’я ДОКУМЕНТ змінюється на ім’я, під яким збережено документ.
У вікні діалогу є однорядковий список Тип файлу. Він дає можливість конвертувати документ у формати, відмінні від Word (наприклад, формат MS DOS, формати інших текстових редакторів). Для цього слід розкрити список і вибрати потрібний формат.
Якщо команда Файл – Зберегти виконується не вперше або документ завантажувався диска, то за командою Зберегти документ записується на диск під старим іменем без діалогу з користувачем. Якщо ж потрібно зберегти файл під новим іменем, в іншій папці або з іншим форматом, то потрібно виконати команду Файл – Зберегти як…. При цьому відкривається вікно діалогу Збереження документа, і всі дії користувача аналогічні діям при збереженні нового документа.
Будь-який документ можна автоматично записувати на диск через певний інтервал часу. Для цього слід встановити режим автоматичного збереження, виконавши команду Сервіс – Параметри і вибравши вкладку Збереження. На екрані з’явиться відповідне вікно діалогу. У цьому вікні основний інтерес представляють три опції:
Створення резервної копії. При встановленні цієї опції Word завжди зберігатиме останню версію документа, а також його попередню резервну копію під тим самим іменем, що й основний документ, але з розширенням ВАК.
Дозволити швидке збереження. У цьому режимі зберігаються тільки зміни в документі.
Автозбереження кожні … хвилини. Word буде зберігати редагований документ через вказані інтервали без команд користувача.
Відкриття документу.
Будь-який текст, який був збережений під певним іменем, можна завантажити для перегляду або редагування.
Для того, щоб відкрити раніше створений документ необхідно виконати одну з наступних операцій:
Двічі клацнути значок файлу документу у вікні Провідника Microsoft Windows;
Виділити документ і натиснути клавішу Enter або виконати права кнопка миші Відкрити або Файл – Відкрити;
Натиснути кнопку Пуск і використовувати пункт Документи в головному меню (цей пункт зберігає 15 назв документів, з якими працював користувач).
Виконати команду Файл – Відкрити – на екрані з’явиться вікно діалогу Відкриття документа, в якому можна вказати дисковод, каталог, ім’я файлу. Опція Тип файлу дозволяє завантажувати документи в форматі, відмінному від формату Word.