Тема 4. Формирование решений

4.1. Анализ проблемной ситуации

4.2. Формирование целей и ограничений

4.3. Формирование альтернатив и оценка решения

4.1. В соответствии последовательности процедур процесс принятия решений начинается с описания и анализа проблемной ситуации (несоответствие между желаемым и фактическим состоянием объекта управления). Содержанием анализа проблемной ситуации является:

• определение существования проблемы, установление есть ли в действительности трудности, или она является мнимой;

• определение новизны проблемной ситуации;

• установление причин возникновения проблемной ситуации;

• определения степени полноты и достоверности информации о проблемной ситуации;

• определение возможности разрешения проблемы.

Под проблемной ситуацией понимается противоречие, которое возникает из-за различий между существующим состоянием объекта и необходимым (желаемым) его состоянием. Трудность, противоречие возникает в том случае, когда –функционирование объекта не обеспечивает достижение поставленных целей. Подготовка управленческого решения заключается в выявлении, исследовании некоторого противоречия (проблемной ситуации).

Но необходимо не только выявить проблемную ситуацию, но и осознать степень важности, сложности данного противоречия: определить, сформулировать содержание противоречия, с которым связано состояние объекта управления. Как только данное противоречие сформулировано, оно приобретает определенные контуры, границы и это сформулированное противоречие называется проблемой. Например, у вас сломался автомобиль, для вас проблема проста, он не едет. Но это не проблема, а раздражающий симптом, с ним можно бороться – пойти пешком. Проблема в чем-то другом и это другое надо определить, сформулировать.

Для проведения анализа проблемной ситуации используется широкий набор формальных и эвристических методов. Эти методы (индукция, дедукция, классификация, обобщение и др.) связаны с обработкой и анализом информации. В качестве источников информации используют распорядительную информацию (постановления, приказы и т.д.); отчетную и статистическую документацию; а также результаты научных исследований (наблюдения, опросы, эксперимент).

Логическая последовательность проблемной ситуации описывается следующими вопросами: что, где, когда, кто, с какой целью, при каких условиях, почему? Ответы на эти вопросы позволяют структурировать, детализировать описание проблемной ситуации по определенной технологической схеме.

А) Определение существования проблемы включает проверку истинности или ложности формулировки проблемы. Нередки случаи, когда формулируется надуманная проблема или «не относящаяся к компетенции данного лица", принимающего решения. Проверка существующей проблемы осуществляется по критерию экономической эффективности и социальной значимости данной проблемы.

Б) Определение новизны проблемы необходимо для выявления возможных прецедентов или аналогий. Если они есть, то можно применить прошлый опыт решения, это облегчает работу субъекта решения (руководителя). В случае принципиальной новизны проблемы ее надо решать заново, однако, будучи решенной, эта проблема создает прецедент, который можно будет использовать в будущем.

В) Установление причин возникающей проблемы позволяет понять закономерности функционирования объекта управления, вскрыть основные факторы, которые мешают достижению целей.

Г) При анализе проблемной ситуации необходимо установить возможные взаимосвязи данной проблемы с другими трудностями, определение таких взаимосвязей позволяет выявить причинно-следственную зависимость возникновения проблемы.

Д) Большое значение в анализе проблемы имеет определение степени полноты и достоверности информации. Если информация не определена, то либо надо получить недостающую информацию, либо отказаться от дополнительного поиска и принимать решение в условиях риска.

Таким образом, анализ проблемной ситуации осуществляется на основе полной, достоверной информации, с описанием места, времени и сущности проблемы; с учетом условий возникновения и возможности решения проблемы; завершается анализ – формулировкой проблемной ситуации.

4.2. Важной процедурой процесса принятия решений является формирование целей. Цель – это выражение желаемого состояния результата деятельности. Такая необходимость пристального внимания к формулировке цели обусловлена следующими причинами:

• формулировка целей в конкретной проблемной ситуации дает возможность четко определить желаемые результаты решения; цели решения проблемной ситуации должны быть направлены на достижение общих целей организации;

• анализ проблемной ситуации может обнаружить необходимость изменения имеющихся целей; в этом случае формирование целей решения совпадают с формированием целей деятельности;

• эта процедура способствует выработке у руководителя знаний и опыта по выполнению функции целеполагания;

• формирование нескольких целей решения проблемы позволяет осуществить поиск комплексного решения (многоцелевого), это экономит время и ресурсы по сравнению с одноцелевыми решениями.

Различают два класса целей: конечные (финитные), характеризующие определенный результат, который должен быть получен во времени и в производстве (например, создание конкретной технологии, выпуск продукции и т.д.). Второй класс целей – инфинитные (бесконечные), определяющие направление деятельности (повышение эффективности производства, внедрение инноваций и т.д.). Выбор класса целей зависит от проблемы.

Процедура формирования целей выполняется путем логического мышления лица, принимающего решение. Применение формальных, математических методов практически исключено. Существуют общие рекомендации по формированию целей:

• необходимо учитывать направление деятельности организации (экономическая, производственная, социальная и т.д.);

• следует исходить из интересов организации;

• цели решения должны включать достижение некоторых эффектов и затрат на их получение.(Цели-эффекты обычно характеризуют увеличение выпуска продукции, качества, изготовление новой продукции; цели-затраты определяют уменьшение различных видов ресурсов: финансовых, кадровых, материальных;

• необходимо определять цели содержательно: они должны быть выражены в четкой форме и носить императивный (повелительный) характер.

При формировании целей зачастую встречаются ошибки, суть которых заключается в подмене целей объемом работы (наилучшим достижением цели становится наибольший объем работы). Словесная формулировка целей – необходимое, но недостаточное условие целеполагания. Необходимо также определение характеристики целей, к которым можно отнести:

• критерии достижения цели, определяющие в качественной или количественной форме, что означает достижение цели;

• показатели степени достижения цели – меры текущего выполнения целей;

• приоритеты целей – оценка важности целей в решении проблемной ситуации.

Соотношение между критериями достижения и показателями степени достижения цели состоит в том, что показатели – это меры измерения, а критерии – это точки (интервалы) на шкале измерения. Например: цель – увеличение производства мяса, критерий – производство мяса 50 кг на человека в год, показатель – 25 кг на человека в год (это текущее достижение).

Так как решение проблемы носит многоцелевой характер (руководитель стремиться достичь нескольких целей), очевидно, что важность целей не одинакова, какие-то цели более важны, какие-то менее. Поэтому возникает необходимость оценки относительной важности целей. Характеристикой важности цели и являются приоритеты. Для измерения приоритетов используют метод ранжирования.

Наряду с формированием целей значение имеет определение так называемых ограничений, влияющих на выбор решения. Ограничения – это условия, отражающие влияние внешних и внутренних факторов, которые надо учитывать при принятии решений. Это комплекс факторов: экономических, правовых, технических, психологических. Характерными ограничениями экономического плана являются ресурсы. Наличие ограничений позволяет отбросить те варианты решений, которые неприемлемы с точки зрения ресурсов. Значимы также правовые ограничения – действие законов, постановлений, выполнение которых обязательно. Технические ограничения - это наличие (или отсутствие) оборудования для достижения поставленной цели.

Для оценки ограничений привлекают экспертов. Ограничения дополняют цели и взаимодействуют с ними. Формулировку целей можно изменить так, чтобы превратить их в ограничения, которые выступают как обязательные требования.

4.3. После формирования целей и ограничений можно приступить к разработке альтернативных вариантов решения. Разработка вариантов решения – это поиск различных путей, способов решения проблемы для достижения целей. Процедура формирования решений осуществляется логическим мышлением, интуицией, проведением исследований и экспериментов.

Выделяют два основных пути разработки решения: с одной стороны, через определение возможной области решения, т.е. характера разрабатываемого решения (организационный, технический, экономический и т. д.). С другой стороны, посредством определения типов решений. Существует три типа решения: а) стандартные решения – применяемые в типовых проблемных ситуациях; б) решения-усовершенствования; в) оригинальные решения.

Выбор того или иного типа решения связан с прошлым опытом руководителя. Если проблемная ситуация встречалась в его управленческой деятельности, то можно воспользоваться известным стандартным решением (для этого создаются банки данных с типовыми проблемными ситуациями и оптимальными решениями). Но практика показывает, что наибольшее количество решений относится ко второму типу – решения-усовершенствования. Сущность решения-усовершенствования заключается в определенном видоизменении известных вариантов решения, ибо многие проблемные ситуации, хотя не полностью идентичны, но имеют аналоги в прошлом. Для таких проблемных ситуаций имеющиеся решения надо конкретизировать, усовершенствовать и применять.

Оригинальные решения необходимы в так называемых тупиковых проблемных ситуациях, когда все известные решения не годятся. Если для разработки первых двух видов решений используются формально-логические методы, то для разработки оригинальных решений применяется один из видов экспертного оценивания – метод генерации идей («мозговой штурм»), цель которого заключается в выдвижении как больше новых идей в решении проблемы.

Важным вопросом при формировании вариантов решения является: сколько требуется сформулировать вариантов. Ответ на этот вопрос таков: столько, сколько возможно в рамках располагаемого времени и ресурсов. Обычно количество принципиально различающихся по содержанию (качественным характеристикам) вариантов решений невелико, примерно 6-7. Вариантов решений, различающихся по количественным параметрам, может быть бесчисленное множество.

Другим важным вопросом является: включает ли предложенный перечень альтернатив оптимальный вариант? Ответ: целесообразно сформировать два крайних варианта решений так, чтобы между ними было возможное оптимальное решение. Одно из этих крайних решений должно представлять идеальный, но обычно не реализуемый вариант, а другое – наихудший вариант действия (например, бездействие и достижение цели любой ценой). Определение крайних вариантов – это необходимое мероприятие, так как дает возможность понять, что надо изменить в этих вариантах. Но эти крайние варианты затем в анализе не участвуют, так как явно неприемлемы.

При формировании вариантов решения следует обращать внимание на два фактора: рациональность достижения целей, которая связана с анализом затрат на достижение целей, и возможность реализации решения.

Для оценки возможности осуществления решений используется вероятность реализации решений. Она измеряется через анализ различных причин, которые могут влиять на реализацию решения. После формирования альтернатив решения можно приступить к оценке их предпочтений. В этом случае дается качественное описание преимуществ и недостатков каждого решения. Эти преимущества (недостатки) необходимо увязать с учетом степени достижения цели. Целесообразно все показатели записывать в таблицы.

Затем можно провести технико-экономическое обоснование решения (сюда войдут определение видов и объем ресурсов, которые будут затрачены, ожидаемый эффект, возможность реализации решения). Технико-экономическое обоснование представляет собой абсолютную оценку предпочтений каждого решения; необходимым условием для такой оценки является полнота и достоверность расчетов.

После этого можно перейти к сравнительной оценке каждого варианта решения с использованием различных методов экспертного оценивания. Выбор решения – это достаточно сложная тема и требует отдельного рассмотрения.

Контрольные вопросы

1. Назовите основные элементы анализа проблемной ситуации.

2. Каковы основные методы анализа проблемы?

3. Что следует понимать под целью решения?

4. Чем обусловлена важность формирования целей решения?

5. Каковы процедуры формирования целей?