При организации контроля необходимо учитывать следующее:

А) выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю, чтобы очень причины и следствия возможных отклонений, предложения по устранению;

Б) работники, осуществляющие контроль, не должны быть связаны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.

В) одновременно контроль должен быть систематическим, массовым, включать разнообразные формы и способы самоконтроля.

9.3. Существуют разнообразные методы контроля и механизмы его осуществления. В зависимости от выполняемых функций выделяют виды контроля, каждый из которых имеет свои методы.

В предварительном контроле методы используются до начала исполнения решений, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля – установить, верно ли сформулированы цели, определены предпосылки и стратегия.

Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение результатов.

Метод фильтрующего контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполнения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных.

Метод контроля по результатам (последующий контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы, ее результатов на будущее. Материалы последующего контроля должны рассматриваться на совещаниях независимо от степени достижения целей решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и выполнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполнителей, которые с учетом обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.

Процесс контроля включает четыре стадии:

А) Установление норм деятельности (функционирования), происходит в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения – индикаторы отклонения поведения объекта контроля от норм функционирования. Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, должен быть ориентирован на перспективу.

Б) Сбор данных о фактическом исполнении решения – обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма – использование технических средств снабжения оперативной информацией.

В) Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должны осуществляться на основе качественной информации. Материалы анализа незамедлительно направляются руководителю, чей участок работы контролируется.

Г) Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианта их преодоления. Причинами корректировок могут бать: ошибки, допущенные при разработке решений; изменения, происшедшие под влиянием внешних и внутренних факторов; недостатки в организации исполнения решений. Корректировка – это по сути изменения в реализацию решений.

Для руководителя внесение изменений в решения сопряжено с психологическими трудностями. Однако лучше внести изменения, чем отказаться от них, так как могут возникнуть разнообразные последствия: ухудшение климата в коллективе, халатность и бесконтрольность.

Контроль и анализ процесса реализации решений, как правило, заканчивается подготовкой рекомендаций по усовершенствованию управления организацией (изменение положений, должностных инструкций и др.).

Большое значение в организации контроля имеет правильное распределение контрольных функций между руководителями различных уровней управления и ответственными исполнителями. Руководитель любого из подразделений (цеха, отдела и т.д.) является контролируемым и контролирующим работником. При проверке его деятельности руководитель отвечает за выполнение заданий вышестоящего органа управления.

Как субъект контроля руководитель проверяет выполнение заданий своего подразделения (коллектива) и лично принимает участие в контрольных функциях. Формы его участия в зависимости от конкретных условий могут быть самыми различными: непосредственный контроль процесса выполнения решений.

С оценки результатов выполнения управленческих решений начинается заключительный этап цикла управления. Эта работа позволяет определить уровень достижения поставленных конкретным решением перед работниками целей и задач; выявить причины сложившегося положения с выполнением решений и реальную роль руководителей и специалистов, отвечающих за промежуточные результаты и итоги деятельности. Установление важных решений; просмотр документов, отражающих выполнение заданий; заслушивание ответственных исполнителей и состоянии дел с выполнением; проведение совещаний и др.

Контроль хода выполнения решений направлен на обеспечение предусмотренных заданием результатов, но в то же время является важным средством адаптации и мотивации работников (подчиненных). Обязательным условием контроля является его проведение таким образом, чтобы, с одной стороны, не ущемлять достоинства и права исполнителя, а с другой - не подменять подчиненного в организации выполнения его служебных обязанностей, т.е. не работать вместо подчиненного. При этом руководитель использует свой авторитет или должностную власть.

Можно назвать факторы, влияющие на выполнение решений:

1. Кадры – численность, специальность, квалификация, структура, нормы выработки;

2. Сырье и материалы – виды, количество, расходные нормы, качество;

3. Энергия – виды, количество, расходные нормы;

4. Оборудование – фактически работающее, режим работы, техническое состояние;

5. Технология производства – технологические регламенты, процессы изготовления и контроль продукции;

6. Организация производства – оперативное планирование, организация учета и контроль за трудовыми и техническими ресурсами;

7. Организация труда – прогрессивные формы организации, система стимулирования.

Инструментом решения этих задач являются в первую очередь приемы и методы экономического анализа. Анализ позволяет оценить экономическую сторону деятельности предприятий с учетом влияния на экономические результаты технических, организационных и социальных факторов. Для этого изучается деятельность объекта управления и устанавливается обоснованность плановых показателей. Анализ деятельности осуществляется через оценку содержания планов и итогов их выполнения

Контрольные вопросы:

1. Каковы общие принципы организации исполнения решений?

2. Какие методы используются для доведения заданий до исполнителей?

3. Почему необходим контроль за исполнением решения?

4. Назовите факторы, влияющие на реализацию решения.