Тема 9. Организация и контроль выполнения управленческих решений

9.1.Организация выполнения принятых решений

9.2.Значение и функции контроля

9.3.Методы контроля и механизм его осуществления

9.1. Теорией и практикой разработаны принципы организации исполнения решений, которые необходимо соблюдать. Прежде всего, руководитель расчленяет общую программу действий на отдельные участки (групповые задания) конкретным исполнителям. Затем процесс организации выполнения решения включает три взаимосвязанных этапа: доведение задач до сознания исполнителей; подготовку исполнителей к выполнению задания; побуждение исполнителей к его выполнению.

При доведении задач стремятся к тому, чтобы исполнители четко представляли: 1) что, 2) когда, 3) каким образом, 4) в каких условиях, 5) какими силами и средствами, 6) к какому сроку, 7) с какими количественными и качественными показателями.

Для лучшего восприятия задания сначала разъясняется общий замысел решения проблемы, затем следует показать место каждой задачи в общей работе, взаимные связи с другими заданиями. Наконец, разъясняется цель, т.е. предполагаемый результат труда, предоставляемые в распоряжение исполнителя средства труда, указываются сроки завершения, критерии оценки результатов. Особое внимание обращается на возможные трудности, пути их преодоления, правила безопасности труда.

Для доведения задач до исполнителя применяются разные формы и методы: совещания и собрания, беседы, инструктирование, показ образцов исполнения, изучение документов и др.

На собраниях с докладом выступает руководитель, который принял решение, но это не всегда целесообразно. Авторитет начальника, от имени которого объявлено решение, создает психологический барьер для свободного обсуждения путей выполнения решения. Лучше, если с сообщение выступит специалист (ни начальник, ни автор решения). После этого можно обсудить выполнение.

После заслушивания всех мнений о выполнении решения, желательно руководителя выступить с программой действий, учитывая результаты обсуждения. При этом следует сделать акцент на замечаниях, которые были учтены.

Цель беседы – уточнить мнение исполнителя и понять его возражения и сомнения, если они имеются. Предварительно необходимо установить психологический контакт с подчиненным, создать условия для свободного высказывания им своих соображений. Установлению контакта способствуют: благожелательная реакция руководителя на сомнения подчиненного, выражение ему полного доверия, отказ от упреков в непонимании задач.

Инструктирование проводится накануне начала практических работ. Руководитель заранее продумывает процесс выполнения работ за подчиненного. Инструктируя, он излагает последовательность действий и спрашивает, каким образом намерен работник выполнять задание. Не стоит слишком детально разъяснять что и как делать. Следует сообщить самое необходимое, без чего нельзя начать работу.

Показ образцов исполнения как метод доведения задачи используется, когда словесные объяснения недостаточно эффективны. Формы реализации данного метода различны:

• наблюдение за работой опытного человека,

• деловые игры, видеозапись игры,

• обсуждение видеозаписи с повторной видеозаписью,

• тренировки (показ «как» самостоятельно выполнять работы),

• упражнение (с целью отработки навыков, умения для выполнения работ).

Изучение документов относится к числу основных методов доведения задачи. Он не так прост. Точность восприятия и передачи содержания по документу зависит от многих факторов: как документ составлен, в каком контексте предъявляется, какое самочувствие работника.

Если все указанные требования выполнены, следовательно, функция доведения задания до исполнителей руководителем выполнена: подчиненные знают свою задачу и умеют выполнять ее.

9.2. Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах: как общая функция – контроль за деятельностью аппарата управления: контроль как принцип управления; как завершающий процесс процедуры принятия решений. Нас интересует контроль с точки зрения последнего: как заключительный этап разработки и реализации решения.

Необходимость контроль за реализацией решения очевидна. Практика показывает, что и качественные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия отлаженной системы контроля. Причины невыполнения самые разнообразные: от безответственного отношения исполнителей до появления новых обстоятельств, которые невозможно было учесть ранее.

Процесс контроля – это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений. Этот процесс характеризуют три составляющие:

• содержательная (что выполняется в процессе контроля);

• организационная (кем и в какой последовательности осуществляется);

• технологическая (как производится).

Цель контроля – обеспечение единства решения и исполнения, предупреждения возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях:

- диагностическая, выявляющая фактическое состояние дел по выполнению принятого решения;

• ориентирующая, направленная на указание ориентиров, тех проблем, которые заслуживают наибольшего внимания;

• стимулирующая, проявляется в вовлечении в работу всех резервов и прежде самого исполнителя;

• корректирующая, заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась;

• распространения опыта, по критериям: устойчивость успехов (повторяемость), законность методов, конкретность условий и противопоказания методов;

• осуществление авторского надзора, где он проверяет не только воплощение своих идей, но и оцениваем свои упущения;

• а также педагогической и правоохранительной.