Тема 3. Процесс принятия решений

3.1. Основные понятия процесса принятия решений

3.2. Технология принятия решения: основные этапы

3.2.1. Блок-схема процесса принятия решений

3.1. Система принятия решений как организованная совокупность людей, методов, информации, средств для достижения целей включает в себя набор понятий. Рассмотрим основные из них.

Прежде всего многие исследователи трактуют принятие решений как задачу, что позволяет более четко сформулировать ее содержание, определить технологию и методы ее решения. Задача принятия решения направлена на определение наилучшего способа действий для достижения поставленной цели. Под целью понимается идеальное представление желаемого состояния или результата деятельности. Если фактическое состояние не соответствует желаемому, то можно говорить о наличии проблемы. Выработка плана действий по устранению проблемы составляет сущность задачи принятия решения. Проблема может возникнуть в следующих случаях:

• функционирование системы в данный момент не обеспечивает достижение поставленных целей;

• функционирование системы в будущем не обеспечит достижение поставленных целей;

• необходимо изменение поставленных целей деятельности.

Проблема всегда связана с условиями, которые обобщенно называют ситуацией. Совокупность проблемы и условий образуют проблемную ситуацию. Выявление проблемной ситуации дает исходную информацию для постановки задачи принятия решения.

Субъектом принятия решения является лицо, принимающее решение (ЛПР). Это собирательное понятие, оно может вбирать одно лицо (индивида, руководителя) или группу лиц (административный аппарат). Субъект решения для сбора и анализа информации, а также формирования решения может привлекать экспертов – специалистов по решению проблем.

Принятие решения происходит во времени, поэтому вводится понятие процесс принятия решения. Этот процесс состоит из последовательности этапов и процедур и направлен на устранение проблемной ситуации.

В процессе принятия решения формируются альтернативные (взаимоисключающие) варианты решений и оценивается их предпочтительность. Предпочтение – это интегральная оценка качества решения, основанная на объективном анализе (знаниях, опыте и т.д.) и субъективном понимании ценности и эффективности решения.

Для осуществления выбора наилучшего решения субъект решения определяет либо критерии выбора, если это индивидуальное решение, либо принцип согласованности, если это групповое решение.

Конечным результатом задачи принятия решения является само решение. Таким образом, решение – это предписание к действию, это вид мыслительной деятельности и проявление воли человека, оно имеет характерные признаки:

• наличие выбора из множества возможностей (необходимость существования альтернатив);

• выбор ориентирован на сознательное достижение целей (выбор осознанный и целенаправленный);

• выбор решения завершает действие.

Перечисленные признаки подчеркивают особенности решения как продукта мыслительно-психологического акта человека.

Решение называется допустимым, если оно удовлетворяет ограничениям (ресурсным, правовым, морально-психологическим). Решение называется оптимальным (наилучшим), если оно обеспечивает экстремум (максимум или минимум критерия выбора при индивидуальном решении) или удовлетворяет принципу согласованности (при групповом решении).

Обобщенной характеристикой решения является его эффективность. Эта характеристика включает эффект решения, определенный степенью достижения целей, отнесенный к затратам на их достижение, то есть, эффективность решения – это степень достижения целей, отнесенная к затратам. Решение тем эффективнее, чем больше степень достижения целей и меньше затрат на их реализацию.

Итак, принятие решения - это сложный процесс, с одной стороны, управленческое решение является необходимым и обязательным элементом управления. С другой стороны, решение является результатом мыслительной деятельности руководителя, по которому можно оценить эффективность управленческого труда.

3.2.Принятие решений не является единовременным, обособленным актом. Это процесс, протекающий во времени и состоящий из нескольких этапов: подготовки, разработки, принятия и реализации решения. Весь процесс подготовки и принятия решений представляет собой процесс содержательного преобразования информации о состоянии объекта управления в управляющую информацию. В основе своей этот процесс является неформальным творческим, но включает определенные элементы, которые поддаются формализации.

В литературе начало процесса принятия решений связывается с разными аспектами деятельности управленческого персонала. В исследованиях ученых нет единого мнения о начальном (первом) этапе процесса принятия решения, о структуре и количестве этапов. Такое положение не является результатом разногласий или несовпадения выводов исследований. В данных работах рассматриваются решения, которые различаются по содержанию, направленности, сложности, субъектам.

Необходимость принятия решений вызывается определенным сигналом (информацией, сведениями). Независимо от того поступает ли этот сигнал извне (от вышестоящей организации или другого внешнего воздействия) или изнутри (воздействия внутри организации), он потребует, как правило, целой серии решений. Так, осознание того или иного противоречивого состояния или ситуации, в которой находится руководитель, будет являться начальным этапом процесса принятия решения. То есть на начальном этапе, можно говорить, о накоплении системой управления определенного объема данных о состоянии управляемой системы и внешней среды.

Начальный этап считается предварительным, предшествующим процессу решения. На этом этапе выявляется удовлетворенность или неудовлетворенность тем состоянием, в котором находится система (организация). В случае удовлетворенности, проблема принятия решения не существует, если не считать решения "не принимать никаких решений". Далее формируется желание изменить (или сохранить) существующее состояние системы определенным образом, то есть устанавливается цель, которую желательно достичь.

Это важная фаза, на которой в результате анализа недостатков существующего состояния объекта управления и причин их возникновения, руководителем синтезируются представления о некотором ином состоянии объекта, к которому желательно перейти. Это желательное состояние именуется целью.

Для принятия решения руководителю совершенно необходимо желание осуществить какие-либо действия для достижения сформированной цели. Без определения цели такое желание сформулировано быть не может. Весь этот этап процесса называется этапом подготовки решения.

Завершается подготовительный этап оценкой обстановки по различным параметрам: кадры (кому поручить подготовку решения и выполнения задачи), ресурсы (материальные и финансовые). На основании проведенного предварительного анализа обстановки можно определить первоначальный прогноз-результат.

Второй этап можно назвать этапом разработки решения. Состоит он в определении всех возможных способов или путей достижения целей. На этом этапе важно в максимальной степени обеспечить полноту этого множества возможных решений вплоть до их избыточности.

Лучше включить для последующего рассмотрения несколько непривлекательных решений, чем пропустить хотя бы одно действительно эффективное решение. Потери, связанные с анализом большего числа решений, несоизмеримо меньше возможных потерь в результате случайно неучтенного решения, которое на самом деле является лучшим.

Третий этап: принятие решения. Заключается он в выборе из множества решений наилучшего в смысле эффективности достижения цели с соблюдением некоторых правил выбора. Результатом этого этапа является единственное принятое решение. Именно в нем и заключается собственно принятие решений. Это центральный этап, но без предыдущих его осуществить невозможно, все этапы вместе составляют единый процесс.

Завершает весь процесс – четвертый этап – реализации принятого решения. Хотя этот этап следует за уже принятым решением, он включается в процесс принятия решения. Без него решение теряет смысл, превращается в предметное прожектерство. Процесс реализации решения замыкает цикл управления. В результате реализации принятого решения изменяется состояние системы. Информация об этом новом состоянии, его осознание является начальным этапом следующего управленческого цикла.

3.2.1. Процесс управления многогранен, но в нем ясно вырисовывается система действий, которую можно условно назвать технологией принятия решений. Под технологией принятия решений понимается определенная система, план действий, обеспечивающих достижение поставленной цели.

Какие же действия и их последовательность характерны для каждого акта решения.

Рассмотрим принципиальную блок-схему процесса решения.

А) Подготовка решения:

1. Внешнее или внутреннее воздействие на объект управления, сигнал о некой трудности в управлении.

2. Анализ проблемной ситуации: определение проблемы.

3. Определение стратегии (цели) решения:

а) определение цели действия;

б) определение способа достижения цели;

в) выработка критериев.

4. Оценка обстановки:

а) по кадрам;

б) по финансовым ресурсам;

в) по технике;

г) по времени;

д) по технологии;

е) по эффективности.

5. Прогнозирование результатов.

6. Обоснование решения:

а) определение места решения в ситуации производства;

б) установление функции управления, к которой относится решение;

в) установление ступени управления, на которой будет приниматься решение;

г) определение полномочий лица принимающего решения;

д) определение границ решения.

7. Информационный цикл: поиск информации; сбор информации; обработка информации; анализ информации.

8. Уточнение прогноз-результата.

Б) Разработка решения:

1. Разработка вариантов решения;

2. Разработка критериев оценки вариантов решения;

3. Оценка вариантов решения по установленному критерию;

В) Принятие (выбор) решения:

1.. Выбор варианта решения

2. Формулировка решения;

3. Согласование решения;

4. Документальное оформление, фиксация решения.

Г) Реализация (организация выполнения и контроль) решения:

1.Разработка планов и сроков реализации решения;

2. Постановка задач исполнителям:

а) что делать?

б) кому делать?

в) как делать?

г) где делать?

д) когда делать?

3.Информирование и продвижение решения

а) пропаганда решения;

б) мобилизация (мотивация) коллектива;

в) координация решения;

г) оперативное регулирование

4. Контроль за выполнением решения.

Данная блок схема является в основном универсальной и может быть использована для принятия всевозможных решений. Из перечисленных этапов ясно, что возникновение необходимости принятия решения связано с внешними и внутренними воздействиями, которые вызывают отклонения от заданного режима, т.е. возникновения проблемной ситуации. Таким образом, необходимость в управленческом решении появляется тогда, когда возникает проблема (объективное противоречие: потенциальное или реальное), затрудняющая функционирование и развитие объекта управления.

Контрольные вопросы

1. Что собой представляет принятие решения?

2. Что следует понимать под проблемной ситуацией решения?

3. Каковы основные понятия процесса принятия решений?

4. Назовите основные этапы процесса принятия решений?

5. Что понимается под технологией разработки решений?