90 Номенклатура справ

1 Вся діяльність установи, підприємства, фірми відображається у великій кількості документів, до яких звертаються неодноразово. Для того, щоб швидко знайти той чи інший документ, необхідно їх систематизувати.

Одним із найпоширеніших класифікаційних довідників являється НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ (НС) – систематизований список найменувань справ (папок, тек) із зазначеним терміном зберігання.

Загальні вимоги до номенклатури справ зазначені в основних нормативних документах ДЕСТ 16487-83 “Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення”.

Номенклатура справ необхідна для: швидкого пошуку документів за їх видами; розподілу і групуванню виконаних документів і справ; закріплення індексації; встановлення термінів зберігання; створення довідкової картотеки виконаних документів.

Існує три види номенклатури справ:

І– типова (обов’язкова);

ІІ – примірна (рекомендована);

ІІІ – конкретна (індивідуальна).

Типову НС розробляють організації вищого рівня і надсилають підвідомчим установам. На основі типової НС кожна установа чи організація розробляє свою конкретну НС – її використовують державні установи. Примірна НС рекомендує склад справ, які оформлюють в діловодстві (використовують в приватних фірмах).

Відповідальність за розробку НС покладають на секретаря та керівників структурних підрозділів.

Після створення НС структурними підрозділами, складають загальну НС всієї установи, яку затверджує керівник і узгоджує архівне управління.

Запроваджують НС з 1 січня наступного року і друкують

у 3-х примірниках:

- 1-й прим. – канцелярії;

- 2-й прим. – структурному підрозділу;

- 3-й прим. – до архіву.

Для забезпечення правильної систематизації документів в організації повинна складатися номенклатура справ. Номенклатура справ - «систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядке»1.

У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань. Номенклатура справ складається в останньому кварталі поточного року на наступний. Номенклатуру справ складає працівник служби ДОУ із залученням фахівців структурних підрозділів.

Формуляр номенклатури справ:

постійні реквізити «єдиного» бланка:

емблема (03);

найменування організації (06);

найменування виду документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ);

змінні реквізити «єдиного» бланка:

дата (09);

реєстраційний номер (10);

місце складання або видання документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

підпис укладача (21);

гриф узгодження (22) 2;

гриф твердження (15).

У заголовку номенклатури справ указують «на_____год». Наприклад:

Текст номенклатури справ є таблицею з п'яти граф.Індекс справи Заголовок

справи (частини) К-ть справ(томів, частин) Термін зберігання справи(томи, частини)

і № статей по перечню Примітка

Змістовна частина тексту номенклатури справ групується по розділах.

Назвами розділів є найменування структурних підрозділів або напрямів діяльності фірми. Назви розділів нумеруються парами арабських цифр і указуються в графі 2.