81 Постанова

Постанова — це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки. Постанови видають

Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми та ін.

Текст постанови, як правило, складається з двох частин — констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів,

визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляютьдля візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання.

Реквізити постанови:

· назва документа;

· назва колегіального органу, що видає постанову;

· дата видання, № (не обов’язково);

· назва постанови;

· текст постанови (із вказівкою на причину видання, перелік основних

пунктів, зазначення часу, з якого документ набирає чинності);

· посада першої особи колегіального органу, що видає постанову, й

розшифрування її прізвища.

82 Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ. Зміст листа загалом індивідуальний. Листи мають бути, як правило, присвяченими одному питанню.

Реквізити листа:

Назва й адреса організації відправника листа.

Номер і дата листа.

Назва й адреса одержувача.

Заголовок.

Номер і дата листа, що були підставою для складання відповіді.

Текст листа.

Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

Підпис керівника.

Віза виконавця (підпис на копії).

Листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають відповіді, й такі, що не вимагають її. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не вимагають відповіді, - листи-попередження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні й колективні. Звичайний лист надсилається цілому ряду підпорядкованих інстанцій із одного джерела. Колективний лист, навпаки, пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на адресу.

За призначенням листи належать до довідково-інформаційних документів.

83 Довідка - документ довідково-інформаційного характеру, який засвідчує біографічні та юридичні факти, описує і встановлює події. Розрізняють довідки особистого і службового характеру.

Довідки особистого характеру оформлюються на бланках і мають такі реквізити:

Назва відомства, установи (адресат)

Назва виду документа (довідка).

Дата .

Місце укладання.

Заголовок до тексту.

Текст .

Підпис .

Печатка .

У тексті зазначається назва установи, до якої подається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати архаїчні звороти типу “цим повідомляємо”, “дійсно працює”.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки

Довідки службового характеру складаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Довідка, що її скеровано службовій особі всередині установи, підписується укладачем, що скерована до вищої організації - керівником установи. Довідка, яка направляється за межі установи, оформлюється на бланку і містить у собі реквізити:

Назва виду документа .

Адресат .

Дата .

Місце укладання .

Заголовок до тексту .

Текст .

Підпис

Доповідні, пояснювальні та службові записки

Цими документами інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася. Звіт - це письмове (чи усне, у формі доповіді) повідомлення про виконання роботи. Звіти бувають текстові й статистичні (цифрові). Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом, бланках, текстові - на звичайному папері, але здебільшого за встановленою схемою. Матеріал звіту повинен охоплювати точно визначений період часу.

Вимоги до звіту: чіткість побудови, логічна послідовність викладу матеріалу, переконливість аргументацій, точність і логічність формулювань, які виключають можливість суб’єктивних тлумачень, конкретність викладу результатів, доказовість висновків і рекомендацій, вичерпна відповідь на всі питання схеми.

Складові частини звіту:

Заголовок, назва документа, дані про організацію чи установу, що звітує, за який період і який вид роботи.

Коло завдань, які були перед організацією чи установою на звітний період.

Точний опис виконаної роботи (з кожного питання; із зазначенням позитивних і негативних прикладів; при цьому мають бути названі конкретні особи, факти, цифри та інше).

Розгорнуті висновки, які випливають із опису всіх видів робіт, пропозиції, перспективи на майбутній строк.

Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт.

Дата складання звіту, печатка установи.

Звіт належить до інформаційних документів.

Увесь матеріал звіту в разі потреби може бути поділений на частини. Ці частини нумеруються арабськими цифрами з крапкою.

84 Пояснювальна записка укладається для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника, а в деяких випадках з ініціативи підлеглого.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Пояснювальна записка, що виходить за межі установи, оформлюється на бланку або на стандартному папері формату А4 із зазначенням таких реквізитів:

Адреса, назва виду документа.

Коди.

Прізвище виконавця і номера його телефону.

Заголовок до тексту, текст.

Дата, підпис.

Аналогічні реквізити має і службова записка. Якщо записка скеровується за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють.

Аналогічні реквізити має й доповідна записка. Якщо записка скеровується за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють.

85Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора. Укладається як з ініціативи автора, так і на підставі вказівки керівника.

Групи: звітні, інформаційні, ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

86 Державний облік документів - це встановлення їх належності, кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення цих відомостей в облікових документах. Облік документів фіксує їх приналежність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує їх організаційну упорядкованість, адресний пошук та контроль за їх наявністю, належністю, станом, місцем та умовами зберігання.

87 Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: -

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку). Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу

Порядок обробки та відправлення вихідної документації. Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку.)

88

Контроль за якістю і своєчасністю виконання документів

Контроль за виконанням документів є важливим видом управлінської діяльності і формою діловодного обслуговування особового складу органів внутрішніх справ. Мета контролю – сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

Ї. Обов'язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт.

2. Систематичний нагляд за виконанням документів.

3. Вжиття заходів, які сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей і т. ін.

4. Підвищення трудової дисципліни виконавців. Контроль за виконанням документів включає: постановку документа па контроль; перевірку своєчасного доведення документа до виконавця; попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів; інформування керівника.

У контрольній діяльності розрізняють такі дві групи операцій:

1) контроль за виконанням документів по суті поставлених в них питань (керівники);

2) контроль з точки зору відповідності форм створюваних документів їхньому змісту та за своєчасністю їх виконання (секретаріат, канцелярія).

Вказані документи вводяться в машину за допомогою відповідних програм. Узагальнені дані про виконання поставлених на контроль документів ІБ містяться у табуляграмах таких видів:

1) попередній контроль; 2) невиконані документи; 3) виконані документи; 4) документи, які знаходяться на контролі; 5) систематизована інформація по заявах та пропозиціях громадян.

Вибірковий контроль виконання документів та зіставлення табуляграм з фактичними документами періодично здійснюється працівниками штабів та ІБ.

Суцільний контроль – це контроль за виконанням усіх документів, що надійшли до міськрайлінорганів.

Спеціальний контроль – це контроль за виконанням деяких документів. До них відносяться документи органів влади і управління, вищестоящих органів внутрішніх справ, які зобов'язують протягом певного часу провести ті чи інші заходи; запити депутатів; накази .та вказівки начальника міськрайліноргану; скарги, заяви та пропозиції громадян та інші документи з актуальних питань боротьби зі злочинністю та охорони громадського порядку.

Про передачу контрольованого документа іншому виконавцю робиться відмітка з указанням дати передачі та прізвища співробітника, котрому передано документ на виконання. Один раз на де сять днів секретаріат доповідає начальнику про невиконані документи, що знаходяться на контролі.

Строки виконання документів.

Для всіх документів, які циркулюють в апараті управління, установлюються строки виконання.

Строки виконання документів бувають типовими або індивідуальними. Типові строки встановлюються законодавством або відомчими нормативними актами. Наприклад, пропозиції, заяви та скарги громадян виконуються у строк до одного місяця, а ті,

що не потребують додаткової перевірки та вивчення, – невідкладно, але не пізніше як 15 днів.

Індивідуальні строки виконання документів встановлюються керівництвом з фіксуванням їх в резолюціях.

89

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

- управління справами - в міністерствах, відомствах, корпораціях;

- загальний відділ - у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

- канцелярія - в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

Відповідно служба діловодства родить:

- розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документацій не й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх матинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати цієї роботи;

- здійснює приймання. Реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

- реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

- удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної мережі;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

- організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

- завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни.