62. Законодавче визначення поняття та класифікація галузей інформації

Інформація - документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.

Галузь інформації – сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про відносно самостійні сфери життя і діяльності сус-тва та держави.

ЗУ «Про інформацію» виділяє 7 її галузей : політична, економічна, духовна, науково-технічна, соціальна, екологічна, міжнародна.

63. Законодавче визначення поняття та класифікація видів інформації

Інформація - документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.

В основу класифікації інформації на види покладають характер і сферу її функціонування.

Основними видами iнформацiї є:

1) Статистична iнформацiя – дає кiлькiсну характеристику подiй та явищ, якi вiдбуваються в економiчнiй, соцiальнiй, культурнiй та iнших сферах життя України.

2) Масова iнформацiя - це публiчно поширювана друкована та аудiовiзуальна iнформацiя.

3) Iнформацiя державних органiв та органiв мiсцевого i регiонального самоврядування - створюється в процесi поточної дiяльностi законодавчої, виконавчої та судової влади, органiв мiсцевого i регiонального самоврядування.

4) Правова iнформацiя - документовані або публiчно оголошені вiдомості про право, його систему, джерела, реалiзацiю, юридичнi факти, правовiдносини, правопорядок, правопорушення i боротьбу з ними та їх профiлактику тощо.

5) Iнформацiя про особу - це сукупнiсть документованих або публiчно оголошених вiдомостей про особу.

6)Iнформацiя довiдково-енциклопедичного характеру - вiдомостi про суспiльне, державне життя та навколишнє прир. середовище.

7) Соцiологiчна iнформацiя - i вiдомостi про ставлення окремих громадян i соц.груп до суспiльних подiй та явищ, процесiв, фактiв.

64. Законодавче і за стандартизоване визначення поняття “документ” та вимоги до документа, що забезпечують його юридичну повно важність.

Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Згідно ДСТУ 3732:2004 документ – інформація зафіксована на матеріальному носії, осн.функцією якого є зберігання та передавання її у часі і просторі.

Юридична сила - здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів укладання документа.

Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але й зони, і послідовність їх розташовування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташовування на документі складають його формуляр.

Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

- бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

- бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

65. Нормативне визначення поняття “діловодство” та значення у яких воно може вживатися. Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Діловодство — це частина управлінської інформаційно-пошукової системи, яка об’єднує діяльність з питань документування, обробки й організації роботи з доку­ментами в процесі здійснення управлінських функцій. Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Діловодство - це ведення документації організації. У діловодство входять прийом, заповнення, оформлення та відправка документів, контроль їх руху і виконання, при необхідності - оновлення. Діловодство часто входить у професійні обов'язки секретаря-референта.

.66. класифікація діловодства.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

.66. класифікація діловодства.(2 варіант)

1) Авторство (суб'єкт видання) документа

1. Документи центральних органів державної влади

1.1. Документи Верховної Ради України

1.2. Документи Президента України

1.3. Документи Кабінету Міністрів України

1.4. Документи міністерств України - Документи Міністерства освіти України

- Документи Міністерства економіки України

- Наказ Міністра економіки України

- Лист заступника Міністра економіки України

- Документи державних комітетів України

2) Вид (номінал) документа

В основу класифікації документів за цією ознакою покладено назви їх видів

Акт, анкета, аннотація, банкнота, виступ, графік, декларація, діаграма, довідка, доповідь, доручення, закон, записка, заява» звернення, інструкція. інформація, конвенція* лист, меморандум, наказ, опис, паспорт, положення, посвідчення, постанова, протокол, рапорт, регламент,1 рішення, розпорядження, сертифікат, статус телеграма, телетайпограма, телефонограма, ухвала, факсограма, характеристика, чек, шифрограма тощо

3) Джерело виникнення документа

- первинні документи, тобто складені ваз використання раніше офіційно задокументованої інформації з питання, «явсо стосується документ;

- вторинні документи, тобто складені на підставі або з використанням інших документів з питання, якого стосується даний документ

4) За змістом документа

^{Документи з питань:}

будівництва, транспорту, освіти, фінансів,

науки, культури тощо. (Кожну з таких груп можна поділити на більш спецалізовані підгрупи. Наприклад, будівництво промислове, будівництво житлове, будівництво житлове ін-дивідуапьне тощо)

5) Матеріальний носій інформації

письмові (текстові) документи, матеріальним носієм інформації яких є папір;

• фотодокументи, метеріальним носієм інформації яких є спеціальний (фото) папір;

• кінодокументи, матеріальним носієм інформації яких є спеціальна по-лімерна плівка;

• аудіо» та відеодокументи, матеріальним носієм інформації яких є магнітна стрйш*'

- елекронні документи, матеріальним носієм інформації яких є електронні носії

6) Напрям руху докумена

- вхідні документи, що надійшли в установу з інших установ;

- вихідні ті що надіслані з установи іншим установам

- внутрішні документи – ті, що створені в установі і рухаються всередині неї, не виходячи за її межі

7) Походження документа

- офіційні - складені в процесі службової | діяльності;

- особисті - ті, що не стосуються службової діяльності;

- внутрішні - складені в даній установі;

- зовнішні - складені в інших установах

8) Призначенням документа

- організаційні документи — ті, що забезпечують організацію діяльності, визначають організаційно-правовий статус установи, її структурних підрозділів, посадових осіб чи окремих видів діяльності;

- розпорядчі документи - ті, за допомогою яких реалізуються владні, виконавчо-розпорядчі функції установи чи посадової особи відповідно до їх правового статусу;

- інформаційні документи ті, за допомогою яких здійснюється доведення інформації до установ, обмін інформацією між ними;

• документи з кадрових питань - ті, що пов'язані і оформленням трудових відносин установи з її працівниками

9) Процедура створення документа і набуття ним легітимності

• видані одноосібно;

• прийняті колегіально

• складені колегіально;

• складені одноосібно

10) Ступінь доступу до документа

- конференційні, для службового користування - - ті, що містять інформацію, призначену для використання в межах певних сфер діяльності;

- не для друку - ті, які не підлягають опублікуванню у засобах масової інформації;

- таємні - ті, що містять державну, військову, комерційну таємницю;

- цілком таємні - ті, що містять державну, військову таємницю особливого значення

11) Ступінь складності документа

- прості - документи з невеликим текстом, і що складається з одного чи декількох абзаців;

— складні - документи з великим (рубрикованим) текстом, що має складну структуру (розділи, підрозділи, пункти, І підпункти, частини, абзаци тощо)

12) Ступінь уніфікації

- документи з високим рівнем стандартизації:

типові документи — складені за певними типовими зразками;

трафаретизовані документи - інформація в яких поділена на постійну та змінну із включенням постійної інформації до бланка документа та залишенням у ньому вільних місць для внесення змінної інформації;

• документи з низьким рівнем стандартизації - документи індивідуально визначеного призначення і змісту, вибір форми викладу матеріалу в яких у кожному конкретному випадку здійснюється індивідуально залежно від специфіки вчинюваних управлінських дій, оформлення яких за якимись стандартними зразками неможливе і недоцільне.

13) Стадії створення документа

- чернетки - первинні проекти документів а наявними в них виправленнями та позначками авторів (виконавців чи укладачів);

- оригінали - перші і єдині примірники документів, складені, прийняті чи видані і оформлені з дотриманням певних вимог, що дають підстави вважати їх такими;

- копії—точне відтворення різними способами в установленому порядку оригіналів документів або певних їх частин

14) Термін виконання документа

- безстрокові документи, терміни виконання яких чи роботи з якими не визначені;

• строкові - документи з визначеними термінами виконання чи роботи з ними;

• термінові - документи з визначеними короткими строками виконання;

- дуже термінові - документи з визначеними дуже короткими строками або спеціальними помітками, що означають необхідність їх негайного виконання

15) Термін зберігання документа

• тимчасового зберігання - від 1 до 10 років;

• -тривалого зберігання - понад 10 років;

• постійного зберігання

16) Техніка створення документа

^{- рукописні - складені від руки ручкою чи} олівцем;

• створені механічним способом складені на друкарських машинах або інших йтехнічиих засобах шляхом набору тексту через механічну клавіатуру чи типографського набору;

• електронні

17) Форма документа

^{- складені за певною встановленою} формою;

- індивідуальні складені довільно

67. Законодавча та підзаконна нормативно правова база

Можнв умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентуються загальні засади політики держави в галузі інформації та взагалі діловодства зокрема (ЗУ про інформацію, про держ таємницю, про нац архівний фонд та установи. Про електронні документи та електронний документообіг, про електроний цифровий підпис). Другу групу стан правові акти з діловодства що мають міжвідомчий характер. Це насамперед примірна інструкція з діловодства у міністерсвах інших центаральних органах виконавч влади. Третю групу скл різноманітні типові та примірні інструкції конкретних органів законодавчої і виконачої владиорганів місцевого самоврядування розроблені на основі примірної інструкції та інструкції з діловодства за звернення громадян. Окрему групу становлять нормативні акти що регламентують спеціальне діловодство, наприклад у сфері юридичної діяльності мінісстерство юстиції затвавилаердило пралавила ведення нотопіального діловодства, інструкцію з діловодства діловодство у відділах реєстрації держ цивільних шлюбів. Отже нормат-правові акти, що регулюють організацію діловодства мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань з роботи з документам та окремих груп документів або певних видів установ.