74.Поняття реквізита документа та класифікація.

Термін "реквізит" латинського походження (requisutum), що перекладається як "потреба". У Середньовічній Італії ним означали необхідні й обов’язкові елементи боргових зобов’язань цінних паперів, в першу чергу векселів.

У термінологічному словнику слово “реквізит” подається як обов’язковий елемент офіційного документа. Це означає, що реквізити проставляються лише на офіційних документах. У національному стандарті України ДСТУ 2732-2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Звідси витікає, що реквізит - це елемент структури документа, що дозволяє його ідентифікувати. У примітці до стандарту зазначено також, що реквізит це елемент, що відбиває процес оформлювання службового документа, тобто фіксування його реквізитів, що необхідні для надання йому юридичної сили.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр до¬кументів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адре¬са, заголовок та ін., а також текст. Організаційно-розпорядчі документи повинні склада¬тися у суворій відповідності до ГОСТу. Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування. Реквізити бувають: • постійні; • змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання. Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Усю сукупність реквізитів, залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на:

Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа наведена в таблиці:

№	Назва	Характеристика
1.	Сигніфікаційні (знакові)	Реквізити, що фіксують ознаки приналежності: зображення державного герба, емблеми чи торгової марки, зображення  нагород, код підприємства, установи чи організації за ЄДРПОУ, код форми документа за  УКУД
2.	Комунікативні	Реквізити, що забезпечують включення документа до системи комунікацій: найменування автора, його поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку(6-9)
3.	Семантичні	Реквізити, що полегшують роботу з інформацією: назва виду документа, дата документа, реєстраційний номер, посилання на реєстраційний номер документа, на який дають відповідь, місце складання або видання (10-14)
4.	Синтакційні	Реквізити, що відображають технологію створення тексту  й роботу над його структурою: заголовок до тексту, текст документа, резолюція, відмітка про наявність додатків, адресат, гриф погодження та затвердження документа, гриф, обмеження доступу до документа (15-22)
5.	Прагмаційні	Реквізити, що забезпечують захист документу від підробки й надають йому юридичну силу: підпис, гриф погодження, візи, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копій, завірчий надпис (23-28)
6.	Руху	Реквізити, що фіксують пересування документа в інформаційній системі: відмітка про надходження документа до організації, відмітка про контроль, виконання документа і направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, запис про державну реєстрацію (29-32)

Перші п’ять груп реквізитів забезпечують створення й оформлення службового документа, тобто його ідентифікацію. Остання група реквізитів слугує для організування його обігу й надання документу юридичної сили, охоплюючи таким чином усі питання документаційного забезпечення управління.