68. Поняття організаційно-розпорядчої документації.

Організаційно-розпорядчий документ –вид письмового у якому фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань а також питань управління взаємодії забезпечення і регулювання діяльності органів влади установ підприємницьких організацій їх підрозділів і посадових осіб.

Органи управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.

Так, у положеннях про підприємство, об’єднання передбачуються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язується важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

Основою документаційного забезпечення діяльності менеджера є організаційно-розпорядчі документи, які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони складають одну з підсистем управлінської документації. Організаційно-розпорядча документація грає важливу роль у діяльності підприємств. За допомогою неї документуються такі важливі питання, як: визначення функцій і прав підприємства в цілому, його структурних підрозділів; встановлення і зміна структури і штатів підприємства; реорганізація і ліквідація підприємств і їхніх структурних ланок; контроль за підвідомчими об'єктами; організація діловодства; забезпечення апарату управління кадрами; організація процесу управління. Організаційно-розпорядча документація за функціональною ознакою поділяється на такі групи 1. Організаційна документація (положення, статути, інструкції, правила, протоколи), за допомогою якої визначається статус підприємства, структурних ланок і порядок їхньої роботи. 2. Розпорядча документація (постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки), що характеризує адміністративну діяльність підприємства. 3. Довідково-інформаційна документація (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, огляди, зведення та ін.). 4. Обліково-фінансова документація (інвентаризаційні акти, акт на проведення переоцінки і т. д.).

69.Класифікація організаційно-розпорядчих документів.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління

1. Організаційна документація (положення, статути, інструкції, правила, протоколи), за допомогою якої визначається статус підприємства, структурних ланок і порядок їхньої роботи. 2. Розпорядча документація (постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки), що характеризує адміністративну діяльність підприємства. 3. Довідково-інформаційна документація (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, огляди, зведення та ін.). 4. Обліково-фінансова документація (інвентаризаційні акти, акт на проведення переоцінки і т. Д

5. з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо); 6особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо). За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо. За видами документи поділяють: 7 типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер; 8 трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час; Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

Розглянемо деякі з перерахованих видів документів, що найбільш часто застосовуються в роботі менеджера. Положення — це правовий акт, що визначає порядок створення, права, обов'язки і організацію роботи підприємства, його структурних підрозділів на тривалий термін часу. взаємини громадян, підприємств з іншими підприємствами і громадянами в сфері державної або господарської діяльності.. Інструкція — це правовий акт, що встановлює правила, які регулюють організаційні і спеціальні сторони діяльності підприємств, їхніх підрозділів і окремих посадових осіб. Протокол — це документ, що містить запис ходу обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання (деякі пункти можуть мати свої строки набування чинності). Призначають і переміщують працівників, якщо строки спеціально не обумовлені, з дня підписання наказу. Акт — це офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів. 70.організаційні документи та види.

1. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ Цей вид документів регулюють функції, обов'язки та права органів на довгий строк. Положення — це правовий акт, який встановлює основні прави¬ла організаційної діяльності державних підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складаються пере¬важно при створенні нових підприємств або установ. Ці документа можуть бути як типовими, так і індивідуальними Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств склада¬ються на базі типових. Типові положення, як правило, затверджуються вищими органа¬ми управління, індивідуальні - керівниками підприємств, органі¬зацій, установ. Положення повинно мати такі реквізити: найменування виду до¬кумента, герб, назва установи, дата, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст звичайно складається з таких розділів: 1. Загальні положення. 2. Майно та кошти підприємства. 3. Виробнича та господарча діяльність. 4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів. 5. Структура управління. 6. Реорганізація та ліквідація установи, організація підприєм¬ства. У першому розділі вказуються мета створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні за¬вдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозді¬лами. У другому розділі вказуються основні та оборотні кошти, поря¬док придбання майна, амортизаційні відрахування та їх призна¬чення, прибуток, відрахування на премії робітникам та службов¬цям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використову¬вання надлишків невикористаних оборотних коштів. В інших розділах регламентується виробнича та господарча діяльність підприємства. Залежно від специфіки діяльності в положенні можна також ві¬добразити процес капітального будівництва, винахідництва та ра¬ціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення. СТАТУТ Статут — це зведення правил, які регулюють: а) основи організації та діяльності підприємств і установ певної галузі господарства; б) умови створення, склад, будову та діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління; в) конкретну сферу діяльності організації. Як приклад розглянемо статут залізниці. Він містить такі реквізити: гриф затвердження вищою організацією або органом управління; найменування виду документа (статут); заголовок; текст. Текст складається з таких розділів: 1. Загальні положення, де розкриваються мета, завдання залізниці, її функції, чинність статуту за об'єктами та суб'єктами., 2. Головна діяльність, її зміст. 3. Планування та облік робіт. 4. Призначення допоміжних служб. 5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю. 6. Специфічні особливості діяльності (перевезення пасажирів, вантажів, пошти). 7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'я¬зань та порядок вирішення спорів, подання претензій. Звичайно текст статуту поділяють на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами). ІНСТРУКЦІЯ Інструкція — це правовий акт, який видається органами державного управління для прийняття правил, що регулюють організа¬ційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні види діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Кожна інструкція повинна бути затверджена вищими органами або керівниками організацій (з номером і датою видання). Інструкція крім грифу затвердження має такі реквізити: найме¬нування її виду, короткий зміст (заголовок), текст, посаду та прі¬звище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дату і номер (індекс) за класифікатором. Текст подають в логічній послідовності, групують за розділами, поділяють на параграфи (позначають арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися наскрізною нумерацією. Розділи ве¬ликих інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти — арабськими. ПРАВИЛА Правила — це службові документи, які визначають настанови або вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки. За формою та змістом правила схожі на інструкції, іноді вони бу¬вають їх складовою. Реквізити правил: 1. Гриф затвердження. 2. Вид документа (правила). 3. Заголовок (короткий зміст призначення правил). 4. Дата та номер. 5. Текст (може складатися з пунктів). 6. Підпис особи, що відповідає за складання правил. Правила обов'язкові для виконання.

71.ропорядчі документи та види основні.

Цей вид документів реалізує норми права, обов'язкові для вико¬нання. ПОСТАНОВА Постанова — це правовий акт, який приймається вищими і де¬якими центральними органами колегіального управління для вирі¬шення найважливіших, принципових питань та встановлює ста¬більні норми, правила поведінки. Текст постанов, як правило, складається з двох частин: конста¬туючої і розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку ситуації і в разі потреби підставу для видання або посилання на правовий акт ви¬щого органу. У розпорядчій частині подається перелік заходів, ви¬значається виконавець (виконавці) та строк виконання. Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу і керуючий справами (секретар). Розпорядження — правовий акт, який видається одноособові керівником, переважно колегіального державного органу, для вирішення оперативних питань. НАКАЗ Наказ — це правовий акт, який видається на підставі і для вико¬нання чинних законів, указів, постанов та рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Директор може видати наказ з усіх питань його компетенції. Зазначений документ є актом внутрішнього управління, дія якого не поширюється поза підприємством, об'єднанням, установою. Розрізняють накази щодо особового складу і накази із загальних питань. Накази з питань основної діяльності Реквізити зазначених наказів: назва виду документа (НАКАЗ); дата; індекс; місце видання або складання; заголовок до тексту; текст; підпис керівника; відмітка про погодження. Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпо¬рядчої. В констатуючій частіші подаються цілі і завдання розпо¬рядчих дій та причини видання наказу. Текст розпорядчої частини і має владну форму викладу і починається словом НАКАЗУЮ, що друкується великими літерами на окремому рядку. | Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний пункт починається із зазначення виконавця і конкретної дії, що передається дієсловом неозначеної!! форми. Виконавцями можуть бути зазначені в наказі організації я або структурні підрозділи. Посадова особа зазначається тоді, коли наказ стосується конкретної особи. Виконавець записується в да¬вальному відмінку (прізвище, посада, найменування організації або структурного підрозділу). В останньому пункті розпорядчої частини вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням наказу. Цей пункт за¬писують так: "Контроль за виконанням наказу покладається на. " (повне найменування посади і прізвища у знахідному відмінку). 72.поняття довідково інформаційних документів.

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні документи, стенограми, звіти;

- службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищоїорганізації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна

записка. 2. Найменування структурного підрозділу. 3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки. 4. Найменування документа. 5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).6. Текст. 7. Перелік додатків8. Дата та місце укладання доповідної записки.9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.10. Вихідний номер. Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити. Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його

окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач).Приклад укладення службової записки: Відділ стандартизації Головному технологові.

73.поняття докумеитів з управління кадрами та види.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах; 1.    Облік особового складу установи та її підрозділів.

2.    Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4.    Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5.    Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6.    Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7.    Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8.    Механізація, автоматизація і комп'ютерна обробка даних з особового складу.

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення раду завдань, серед яких:

чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;

визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової

служби;

раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ.

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру робіт умовно поділяють на такі зони:

1.     управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

2.     робота   з   відвідувачами   (об'єднує  зону  робочого   місця

інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

3.     роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

4.     очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

5.     зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові

справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з

кадрами тощо).

Як свідчать розрахунки, оптимальний розмір приміщень кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. чоловік становить близько 150 кв. метрів.

Умови праці - це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров'я та працездатність людини у процесі праці. Це передусім санітарно-гігієнічні умови (освітлення, тиша, температура, вологість) та комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, столи-приставки для персональних ЕОМ, крісла, картотека, канцелярські предмети, телефонні апарати, факс, ксерокс тощо).