58.Техніка контактів менеджера з підлеглими.

У діяльності керівника найбільше значення мають контакти з підлеглими, їхня ефективність багато в чому визначається станом відносин між керівником і підлеглими. Спілкуючись з підлеглими, слід мати на увазі, що їх з погляду сприйняття інформації, яка надходить від керівника, поділяють на три групи:

• активні - виявляють ініціативу, добре розуміють вказівки, точно і акуратно виконують усі елементи завдання, цікавляться метою організації, прагнуть брати активну участь у їх досягненні;

• пасивні - байдуже сприймають вказівки, байдужі до змісту роботи і справ організації;

• резистентні - чинять опір дії, часто і без підстав сперечаються з керівником, критикуючи організацію, не намагаються брати участь у її справах.

Діапазон впливу на підлеглих великий. Можна виділити, наприклад, серед них такі:

• переконання (порада, рекомендація);

• спонукання (прохання, пропозиція);

• примушування (наказ).

Досвід і підготовка керівника, стиль поведінки, характер, темперамент, відносини, що склалися в колективі, і багато інших причин визначають вибір тієї чи іншої форми впливу.

Підлеглих слід орієнтувати на надання допомоги керівнику. Використання цих та інших форм залучення працівників до управління вимагає від них розуміння завдань, поставлених перед організацією (керівником), самостійного мислення, ініціативи, творчого підходу до виконуваних функцій, зацікавленого ставлення до праці і її результатів. Керівник, у свою чергу, також допомагає підлеглому.

59. Основні напрямки взаємодії керівника і секретаря-референта

Секретар - одна з головних фігур у безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа.

Ефективність і культура обслуговування керівника значною мірою визначаються якістю праці секретаря.

Умовно можна виділити два типи секретарської діяльності:

• здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функцій секретаря керівника;

• виконання функцій тільки секретаря керівника.

Основні функції секретаря, пов’язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику:робота з документами;

• контроль за станом робочого місця керівника;

• організація зв’язку керівника;

• організація приймання відвідувачів;

• участь у підготовці і проведенні нарад;

• організація робочого часу керівника;

• підготовка і оформлення відряджень керівника;

• оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника;

• виконання особистих доручень керівника;

• підтримування робочих контактів з підлеглими;

• дії в екстрених випадках.

Секретар може виконувати інші роботи і доручення, потреба в яких пов’язана з умовами діяльності організації, стилем роботи керівника, характером стосунків між керівником і секретарем та іншими факторами.

При призначенні на роботу секретар повинен бути проінструктований керівником. Інструктаж не дублює посадову інструкцію секретаря, а доповнює її рядом конкретних вимог.