Информационно-справочные документы

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делятся на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданами и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и проживания и т. п.

Образец:

Московский государственный

историко-архивный институт

Справка

Дата «___» ____________ Номер _____________

Попова Анна Ивановна учится на Ш курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства.

Справка выдана для предоставления в поликлинику.

Декан

факультета государственного делопроизводства ________________(Подпись)

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

Образец:

Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору

объединения

Иванову И.И.

Дата «___» __________2000 г.

Докладная записка

О назначении документальной ревизии

В магазине № 15

При проведении 09.05.2000 г. инвентаризации товарных фондов магазина № 15 обнаружена недостача различных товаров на сумму _____ рублей. Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 15 за период с 01.01. по 09.05.2000 г.

Зам. начальника отдела _____________(Подпись)

Деловое письмо. Цель делового письма – решить многочисленные оперативные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: 1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.), 2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-приглашение и др.)

Задание. Составьте письмо, ответом на которое могло бы быть данное письмо.

Уважаемый Сергей Петрович!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.

В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим об этом дополнительно.

С уважением _____________________(Подпись)

ЗАДАНИЯ ПО ТЕМЕ

Задание 1. Найдите ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст.

Директору автобазы № 2

от Никифорова Л.Н.

Заявление.

Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Никифоров Л.Н. по такому вопросу.

Очень прошу Вас освободить меня на время работы на дальних рейсах. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу представить. Очень прошу не отказаться в моей просьбе и подписываюсь

Никифоров Л.Н. 2 марта 19… г.

Задание 2. Найдите 8 ошибок в данном заявлении. Отредактируйте текст.

Декану экономического факультета

Технологического университета

проф. С.С. Инину

От Иванцова Н.Ю.

Заявление.

В связи с тем что я устроился на работу в филиал фирмы «Стронг», прошу перевести меня на вечернее отделение, так как я не могу учиться в дневное время.

С уважением, Н.Ю. Иванов

11 сентября 2007 г.

Задание 3. Найдите ошибки в данных заявлениях (по 6 ошибок в каждом). Отредактируйте данные тексты.

Директору завода «Энергия»

г-ну Ю.И. Селину

От инспектора отдела кадров

Губиной С.С.

заявление.

Так как я находилась в больнице в течение последних двух месяцев, прошу дать мне внеочередной отпуск из-за состояния здоровья. Справка есть.

С.С. Губина

04.05.2006 г.

Директору фирмы «Мир»

госп-ну Ю.П. Афанасьеву

от Иванова С.А.

Настоятельно прошу дать мне отгул на завтра в связи с причинами глубоко личного характера.

10 марта 2006-07-24

С.А.Иванов

Задание 4. Найдите и исправьте ошибки в оформлении доверенности. Отредактируйте текст.

Доверенность

Я, Шевчук Л.А., доверяю моему мужу Шевчук И.С. получить мою зарплату за первую половину декабря. В связи с тем, что я нахожусь в больнице.

16 декабря 19... года

Л.А. Шевчук

Задание 5. Найдите 5 ошибок в приведенной ниже доверенности. Исправьте их. Отредактированный вариант запишите.

Я, Васильева Ольга Владимировна, доверяю получить студентке инженерно-строительного факультета Симоновой Алле, паспорт 40 02 173511, выдан 70 отделом милиции, получить мою стипендию за январь в связи с моей поездкой в Финляндию.

Васильева

Задание 6. Прочитайте образец расписки. Определите, из каких элементов (реквизитов) состоит ее текст. Надпишите названия реквизитов.

Расписка

Я, Чернова Светлана Игоревна, начальник технического отдела ЗАО «ЛОТ», получила со склада фирмы 1 (один) цветной телевизор марки «Филипс» для использования в отделе в течение месяца.

Чернова

1 ноября 2006 г.

Задание 7. Напишите расписку в получении: а) мультимедийного проектора для проведения студенческой научной конференции, б) экспонатов музея (экспозиции) для проведения доклада, в) спортивного инвентаря.

Задание 8. Укажите, какие документы необходимо написать в следующих ситуациях.

Вы нарушили распоряжение декана факультета …………………………………

Вы получили во временное пользование дорогостоящую технику……………..

Вам необходимо досрочно сдать экзамены…………………………………………

Вы хотите перевестись с одного отделения на другое………………………….

Вам необходимо, чтобы Вашу заработную плату получил Ваш коллега…….

Вы не успели вовремя подготовить необходимую Вашему руководству документацию……………………………………………………………………………..

Вы не можете получить премию, так как уезжаете на каникулы…………….

На время летней практики вы берете на кафедре персональный компьютер.

Задание 9. Установите, в чем сходство и различие между автобиографией и биографией. Чем обусловлено это сходство и различие?

Задание 10. Составьте протокол заседания, в котором вы принимали участие.

Задание 11. Исправьте текст приказа, отделив констатирующую часть от распорядительной. Оформите и допишите документ в соответствии с необходимым стандартом.

Приказ

Во исполнение решения Коллегии Министерства Угольной промышленности приказываю:

Ввести в действие....

Обязать главного инженера...

Утвердить сетевой график...

Контроль за исполнением приказа возложить на ...

Задание 11. Составьте договор о выполнении работ для кооператива, расположив в правильной последовательности элементы трафарета договора. Наполните договор конкретным языковым содержанием.

Задание 12. Составьте письмо, ответом на которое могло бы быть данное письмо.

Уважаемый Сергей Петрович!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.

В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим об этом дополнительно.

С уважением (Подпись)

Задание 13. Напишите резюме, предполагая, что вы являетесь соискателем на должность:

– начальника конструкторского бюро завода;

– инженера механического цеха завода;

– менеджера по продажам коммерческой фирмы;

– программиста крупной фирмы;

– экономиста торгового предприятия;

– секретаря-референта.

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА СТУДЕНТА

Задание 1. Подготовьте сообщения на тему «Реклама в деловой речи», «Речевой этикет в документе».

Задание 2. Напишите заявление, доверенность, резюме, деловое письмо.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 15

ТЕМА: Жанровая дифференциация и отбор языковых средств в публицистическом стиле. Особенности устной публичной речи, оратор и его аудитория. Основные виды аргументов, подготовка речи: выбор темы, цель речи, поиск материала, начало, развертывание и завершение речи

Цель занятия – ознакомиться с этапами подготовки к публичному выступлению, научиться выбирать название выступления, овладеть основными приемами сбора материала, научиться работать над композицией выступления и логикой изложения.

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ