Финансовые и учетные документы

Счет – документ, предъявляемый учреждению, с указанием причитающихся денег за выполненную работу. При оформлении счёта следует указать:

1. Кому адресуется счёт (учреждению или должностному лицу).

2. Фамилию, имя, отчество, должность, данные паспорта (серия ..., №..., кем и когда выдан) автора счёта.

3. Сумму, подлежащую выплате (количество указывается цифрой и прописью).

4. Мотивировку требования.

5. Дату, подпись.

Образец:

Директору СУ № 18

Сидорова Григория Николаевича,

проживающего по ул. Огарёва, дом 5, кв. 9.

Паспорт серия ... №..., выдан ...

Счет

Прошу оплатить проделанную мною работу по частичному ремонту школы согласно заключенному договору от 15 июня 2001 года:

1. Окраска панелей в коридоре ……………………1500 руб.

2. Ремонт отопительных батарей 1000 руб.

3. Вставка стёкол 1000 руб.

Всего на сумму 3500 (три тысячи пятьсот) руб.

Дата Сидоров

Протокол – документ, составленный по определённой форме и содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания и принятые ими решения.

Речевой стиль протоколов своеобразен, потому что в нём обычно сочетаются языковые средства официально-делового стиля с публицистическими, а иногда и с разговорными средствами. Это связано с тем, что в протоколе фиксируются выступления участников собрания, заседания, которые пользуются средствами общенародного языка.

Выступления в протоколе иногда оформляются как прямая речь, иногда передаются описательно, т. е. как косвенная речь. Протоколы, в которых выступления передаются описательно, более точны, документальны, потому что секретарь собрания записывает основное в речи каждого выступающего. Протокольные записи от первого лица не всегда точно отражают содержание всего выступления, т. к секретарь не успевает фиксировать быстро звучащую речь. Безусловно, записывать выступления в описательной форме труднее, тем не менее, такая протокольная запись наиболее объективно передаёт содержание выступлений, то основное, ради чего проводилось собрание, заседание.

Протоколы простого типа называют ещё протоколами постановлений. В них фиксируется, как правило, утверждение решений, принятых нижестоящими организациями. Протоколы сложного типа более или менее полно фиксируют весь ход собрания: выступления, принятые решения и т. д.

Образец протокола простого типa:

Протокол №

Заседания методического объединения русского языка и литературы УГНТУ

от 22 октября 2002 года

Присутствовало 10 человек.

Председатель методического объединения........

Секретарь методического объединения......

Слушали: О планировании учебного материала по русскому языку на 2 семестр.

Постановили: Тематические планы работы по русскому языку утвердить.

Председатель методического объединения (подпись)

Секретарь методического объединения (подпись)

Распорядительные документы

В практике управления наиболее распространенными видами распорядительного документа являются приказ, постановление, распоряжение.

Приказ – это распорядительный документ, который издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п; документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения увольнения работников и др.

Образец:

Приказ

15.06. 2002 …………………………………………………………№ 37

Об активизации работы по пропаганде и распространению печатных изданий среди молодежи

Во исполнение решения Правительства Москвы от 24.04.93 № 4281 «Об активизации работы по пропаганде и распространению среди молодежи печатных изданий», раскрывающих внутреннюю и внешнюю политику российского государства

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Директорам магазинов городского подчинения организовать книжные

выставки, раскрывающие роль молодежи в перестройке, к 01.07.93.

2. Директорам районных книжных объединений утвердить планы пропаганды и распространения книг среди молодежи через народные книжные магазины и отделения Всероссийского общества любителей книги к 15.07.93.

3. Директору магазина т. Зайцевой Л.А. разработать предложения о создании молодежного клуба книголюбов на базе магазина № 185 «Молодая гвардия» до 05.07.93.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела организации торговли т. Петрова И.В.

Генеральный директор (личная подпись) А.В. Горбунов