Информационно-справочные документы Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делятся на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданами и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и проживания и т.п.

Московский государственный

историко-архивный институт

Справка

Дата Номер

Попова Анна Ивановна учится на Ш курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства.

Справка выдана для представления в поликлинику.

Декан

Факультета государственного делопроизводства…………….(подпись)

Докладная записка

Д о к л а д н а я з а п и с к а – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору

объединения

Иванову И.И.

Дата

Докладная записка

О назначении документальной ревизии

В магазине № 15

При проведении 09.05.2000 г. Инвентаризации товарных фондов магазина № 15 обнаружена недостача различных товаров на сумму рублей.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 15 за период с 01.01. по 09.05.2000 г.

Зам. начальника отдела (подпись)

Деловое письмо

Цель делового письма - решить многочисленные оперативные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: 1)письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение, письмо-предложение и др.), 2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-приглашение и др.)

Задание. Составьте письмо, ответом на которое могло бы быть данное письмо.

Уважаемый Сергей Петрович!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.

В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим об этом дополнительно.

С уважением ( подпись)

Практическое занятие № 14

ТЕМА: Правила оформления документов. Создание документов разных видов. Композиционно-языковые особенности деловых бумаг (заявление, доверенность, автобиография, протокол, приказ, контракт, деловое письмо, финансовые и учетные документы). Реклама в деловой речи. Речевой этикет в документе

Цель занятия – научиться составлять деловые бумаги.

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Деловая речь — это один из видов связной письменной речи. Она характеризуется некоторыми особенностями стиля, лексики, сферы применения. Деловая речь используется в сфере правовой и административно-общественной деятельности.

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные, распорядительные, административно-организационные, информативно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы.

Личные документы

3аявление – это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Оно содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо лица, адресованные организации или должностному лицу учреждения.

Структура заявления:

1. Наименование адресата – должность, фамилия, инициалы (в дательном падеже).

2. Фамилия, инициалы подавшего заявление (в родительном падеже). Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность перед фамилией и инициалами, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес.

3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа со строчной буквы, после него ставится точка).

4. Текст заявления, содержащий точное изложение просьбы, предложения и т. д.

5. Опись прилагаемых к заявлению документов.

6. Подпись заявителя (внизу справа).

6. Дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц – словами).

Запомнить: Знаки препинания в деловой документации ставятся в соответствии с правилами русской пунктуации.

В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики.

Клишированные формы личных документов:

1) просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т. п.);

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на заявление, на выезд и т. п.);

2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…; в связи с тем, что…; на основании того, что…; потому что…; так как…; учитывая (что?)….

Образец:

Декану гуманитарного факультета УГНТУ

проф. Николаеву А.М.

аспирантки кафедры современного русского языка

Кулешовой Г.А.

заявление.

Прошу освободить меня от занятий в университете с 10 по 17 марта 2008 года в связи с поездкой в г. Ставрополь для участия в открытом чемпионате среди студентов по настольному теннису.

0. 09. 03. 2006г. .……………………………………….Сергеева

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего получить что-либо). Доверенность состоит из следующих частей:

1. Наименование документа. Наименование, фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.

3. Наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность, адрес, паспортные данные).

4. Точная, исчерпывающая формулировка доверяемой функции (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ ‑ ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).

5. Подпись доверителя.

6. Дата выдачи доверенности.

7. Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя. (Подпись доверителя должна быть обязательно заверена: Подпись (такого-то) удостоверяется).

8. Дата удостоверения и печать организации.

Образец:

Доверенность

Я, Потапова Вероника Павловна, проживающая в студенческом общежитии № 6 Яснополянского инженерно-строительного университета по адресу: ул. Чехова, дом 59, комната 192, доверяю Григорьевой Татьяне Анатольевне, проживающей по адресу: ул. Труда, дом 7, квартира № 15, паспорт (серия, номер, кем и когда выдан) получить денежную премию, начисленную мне за апрель 2009 года.

12.05.2006 г. Подпись

Резюме – краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы и образования. Цель составления резюме – представить свою рабочую биографию наиболее выигрышно (и в тоже время объективно), для того чтобы получить желаемую работу. Резюме напоминает анкету, но предполагает большую свободу.

Запомните: Работодатель может уделить вашему резюме не более 20-30 секунд. Поэтому ваша информация должна быть представлена в наиболее сжатой и удобной форме.

Резюме составляется по следующей форме:

– Фамилия, имя, отчество.

– Дата и место рождения.

– Семейное положение, если есть дети, указать дату их рождения.

– Гражданство, адрес, телефон (домашний, служебный).

– Должность, которую хочет получить соискатель.

– Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое окончил соискатель, далее перечисление идет в обратном порядке).

– Опыт работы (где и кем работал, перечисление идет в обратном хронологическом порядке).

– Профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером и пр.).

– Возможные командировки.

– Личные качества (ответствен/ответственна, доброжелателен/доброжелательна и т. п.);

– Увлечения.

– Дата составления.

Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.

Структура объяснительной записки:

1. Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).

2. Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.

3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).

4. Текст объяснительной записки.

5. Опись прилагаемых документов.

6. Подпись (внизу справа).

7. Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц – словами).

Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т. п.), заверенный подписью получателя.

Структура расписки:

1. Наименование документа (в центре, с заглавной буквы).

2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

4. Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).

5. Подпись получателя (справа).

6. Дата составления расписки (слева).

7. Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Автобиография – это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. При написании автобиографии используются речевые средства разных стилей речи. Одни автобиографии представляют собой литературно-публицистические произведения (автобиографии А. Гайдара, К.И. Чуковского). Часто мы сталкиваемся с необходимостью написать автобиографию как деловой документ, предназначенный для административных учреждений. В подобного рода автобиографиях неуместны эпитеты, метафоры и другие тропы, разговорная и просторечная лексика.

Образец:

Автобиография

Я, Потёмкин Анатолий, родился 7 июня 1974 года в Москве.

С 1982 по 1989 учился в общеобразовательной школе № 1053. Окончил 6 классов.

С 1989 по 1992 г. учился в ремесленном училище № 72, где получил профессию монтажника. С 1992 года по настоящее время работаю в Московском строительном управлении (СМУ) № 6 в качестве монтажника-строителя.

С 1994 по 1996 г. учился в Архитектурно-строительном техникуме.

Имею 4-ый разряд монтажника.

В 2000 году назначен бригадиром комплексной бригады СМУ № 6.

С 2001 года по настоящее время учусь в Университете культуры на вечернем отделении.

Женат. Детей не имею.

Дата. …………………………………………………………………Подпись