5.5. Подходы к управлению наличными запасами.

Запасы, как и любые другие ресурсы на предприятии, требуют грамотного управления. Задача профессиональной системы управления запасами - обеспечить Вас достаточно точной информацией для гарантии того, что всегда в наличии есть оптимальный запас, который содержится в правильных условиях и в правильном месте, т.е. это значит, что затраты на его хранение приведены к минимуму.

В чем сущность управления запасами?

Подход к управлению запасами предполагает необходимость предварительного решения ряда имеющих большую практическую важность проблем. К ним относятся:

1) установление необходимой степени детализации запасов;

2) классификация запасов;

3) решения по поддержанию необходимой точности учета и оценки запасов;

4) определение периодичности инвентаризации запасов.

В чем значение степени детализации запасов?

Часто число наименований ресурсов, проходящих через склад, настолько велико, что осуществлять контроль запасов каждого наименования в отдельности не имеет смысла: это слишком трудоемкая и дорогостоящая задача. Поэтому запасы разных ресурсов объединяются в группы по тому или иному признаку. Однако чем Вы менее подробно учитываете Ваши запасы, тем меньше точность контроля. Вам необходимо выбрать такой оптимальный уровень детализации запасов, который минимизирует затраты и потери от хранения.

Если же выполнить удовлетворительную детализацию невозможно, количество наименований запасов все же остается слишком большим и не обеспечивает удобного и экономичного контроля, то попробуйте прибегнуть к другому способу упрощения своей работы. Это - классификация запасов с целью выделения наиболее и наименее важных для контроля наименований. Для такой классификации обычно используется метод, называемый АВС-анализ.

Что такое АВС-анализ?

Первый шаг в АВС-анализе - для каждой позиции запасов нужно определить "стоимость годовой потребности" (СГП). Она высчитывается умножением размера годового потребления запасов данной позиции на стоимость единицы этого вида запасов.

Затем Вы должны ранжировать все позиции согласно их СГП. Позиция с самой высокой СГП записывается первой, со второй по величине СГП - второй и т.д. Такой метод трактовки данных известен как анализ Парето. Назовем позиции с наивысшей СГП группой "А", с более низкой СГП - группой "В" и с самой низкой СГП - группой "С". Запас группы "А" составляет только 5-10% от общего числа наименований, но он дает 70-80% общей СГП. Запас группы "В" — это тот запас, на который приходится средняя величина годового объема складирования. Эти наименования могут составить около 20% от их общего числа и 15—20% общего объема складирования. Запасы группы "С" составляют примерно 5% годового объема складирования, но 70—80% наименований от их общего числа.

Принцип Парето выражает так называемое правило 80:20 (см. модуль «Управление временем»). Применительно к запасам это правило гласит, что на большинстве фирм 80% совокупной СГП представлено только 20% единиц запасов. Ключ к эффективному контролю над запасами — это концентрация усилий на 20% Ваших запасов, которые представляют 80% от СГП. Это запасы группы "А".

Политика, базирующаяся на итогах АВС-анализа, состоит в следующем:

• прогнозирование потребности в ресурсах группы "А" должно выполняться более тщательно, чем остальных групп;

• cкупки ресурсов группы "А" у более надежных поставщиков, чем группы "С";

• ресурсы группы "А" в противоположность группам "В" и "С" должны подвергаться более тщательному контролю при складировании и по возможности размещаться в наиболее надежных местах;

• точность учета изделий группы "А" должна быть выше и должна подвергаться более частым проверкам.

АВС-анализ обеспечивает более тщательное прогнозирование, физический контроль, надежность поставок и максимальную надежность учета и сохранность наиболее значимых (критических для организации) ресурсов.

Как организовать систему учета запасов?

Для эффективного учета запасов Вам необходимо получать следующую информацию:

• подробности движения запасов — поступление, расход и остаток;

• записи о заказах, невыполненных поставщиками, и подобные записи о неполных поставках покупателям;

• расположение каждой позиции запаса;

• сроки хранения данного запаса;

• подробности о поставках, включающие срок поставки и размеры запасов.

На основе этой информации Вы должны вести два вида записей о запасах:

• текущие записи - показывают движение каждой позиции запаса. Все запасы группы "А" обычно требуют текущих записей. Однако в производстве фактически все виды запасов рассматриваются подобным образом;

• периодические записи - ведутся периодически, ежедневно, еженедельно или даже ежемесячно, чтобы показать накопленные изменения в каждой позиции запаса. Такие записи применимы для запасов групп "В" и "С".

Существует 2 системы ведения записей о запасах: ручная и компьютеризированная.

Что представляет собой ручная система ведения записей о запасах?

Основа любой ручной системы - это серия карточек запасов, которые содержат необходимую для Вашего бизнеса информацию. Такие карточки хранятся вертикально в выдвижных ящиках. Только посмотрев их все, Вы сможете найти нужную Вам карточку и прочитать, что на ней написано.

Карточки запасов должны быть пронумерованы и подшиты согласно своим номерам.

Эти карточки могут использоваться двумя путями:

• карточка ведется для каждой позиции запасов, и все движение запасов записывается на нее; когда карточка полностью заполнена, она заменяется новой, на которой записывается остаток со старой карточки;

• для каждой единицы запасов заводится отдельная карточка. Когда эта единица продана, карточка удаляется. Это применимо для ценных единиц запаса.

Первая система применима и для текущей, и для периодической записи запасов. Вторая система применима только для текущих записей.

Если у Вас 200-300 карточек, то для нахождения нужной Вам требуется много времени. Ускорить поиск карточек можно двумя путями — использовать карточки—указатели и цветные пометки:

• Карточки-указатели — это карточки, содержащие сведения о других карточках. На них записывается первичное и/или вторичное деление карточек. Например, первичным делением может быть индивидуальное местоположение запаса. Вторичным делением может быть группа, к которой принадлежит данный запас. Таких карточек может быть много или мало — по желанию, лишь бы они помогали Вам быстро отыскать нужную карточку запасов.

• Цветные пометки — существуют цветовые коды, которые наносятся на верхнюю часть карточки. Можно использовать несколько цветов для разделения различных групп запасов или их местоположения.

Что представляет собой компьютеризированная система ведения записей о запасах?

В условиях ускорения прогресса компьютерных систем многие небольшие и средние фирмы начали использовать компьютеры для решения полного набора задач, включающих и управление запасами.

Компьютеризированный контроль запасов дает много преимуществ:

• быстрое составление отчетов;

• уменьшение трудовых затрат и, следовательно, стоимости;

• üвозможность составлять "выборочные отчеты", в которых показаны только области, где требуются немедленные действия (например, список нужных заказов);

• возможность делать большое количество отчетов на основании одних и тех же данных;

• уверенность в том, что все отчеты математически правильны;

• возможность использовать режим корректирования ошибок, который препятствует введению неправильных цифр (например, большинство программ не воспримут коды несуществующих запасов).

При этой системе вместо карточек запасов Вы используете дисплей и клавиатуру для просмотра и ввода данных, а отчеты будут печататься периодически на принтерах.

Какую информацию содержат карточки запасов?

Независимо от используемой Вами системы ведения записей о запасах карточки должны содержать следующую информацию:

• Даты всех передвижений запасов — необходимы для выявления медленно движущихся запасов, даты последней продажи и даты последней закупки заказа и т.д.

• Ссылочные коды — для заказов на покупку, для простановки номера на счет, для производственного заказа и для складских заявок.

• Заказанное количество — дает подтверждение того, что запасы заказаны, и отмечает дату заказа.

• Заказ, не выполненный до определенного срока — обеспечивает совокупную запись о невыполненных заказах на покупку, необходимую и для финансовых документов и для ускорения поставки.

• Приход — запись обо всех поступлениях запасов.

• Расход — запись о расходовании запасов. Она также может использоваться для списания запасов, т.е. при разнице между записями о запасах и их реальном количестве.

• Остаток — текущий остаток запасов согласно записям.

• Физический запас — остаток запаса согласно периодической инвентаризации. Все запасы должны пересчитываться хотя бы ежегодно, но при хорошем контроле нужно проверять запасы регулярно (еженедельно или ежемесячно), особенно запасы группы А.

• Запись о потреблении — показывает все закупки за 12 месяцев. Это полезно для прогнозирования продажи/покупки и др. статистических анализов.

• Объем заказа — показывает обычный объем заказа. Когда запас заканчивается, этот объем будет заказан снова.

• Поставщики — имена и телефоны трех поставщиков для ускорения размещения заказа.

• Цена продажи — последняя цена реализации. Используется при проверке маркировки запасов и переоценке.

• Цена покупки — показывает последнюю цену закупки. Используется при проверке валовой прибыли и стоимости запасов в конце периода.

• Местоположение — показывает, где расположен запас для более легкого его нахождения.

Далее карточки группируются в текущие ведомости, на основании которых ведется дальнейший синтетический учет запасов (только в денежном выражении).

Каковы основные методы оценки запасов?

Существуют два основных метода оценки запасов (сырья и материалов) в денежном выражении:

• Метод ФИФО (FIFO - first-in-first-out - "первое в первую очередь"). Предполагает, что старые запасы используются раньше новых, и подходит для случаев, когда запасы разделены, их можно легко отличить, и тогда самый старый запас используется в первую очередь. Этот метод используется, когда большое значение приобретает контроль качества, и партии исходного материала должны быть использованы до истечения срока годности.

• Метод ЛИФО (LIFO - last-in-first-out - "последнее в первую очередь"). Предполагает, что новые запасы используются раньше старых, и применяется в случаях, когда поставка новых запасов препятствует использованию старых (например, жидкость в больших контейнерах) либо когда Вам необходимо списать большую сумму на себестоимость (при увеличении со временем цены поставляемых ресурсов). Однако этот метод не имеет широкого распространения.

oередко применяется метод средней цены. Здесь предполагается, что запасы оцениваются по средней цене всех поставок.

Нужно отметить, что эти методы помогают оценить запасы, но не отражают их реальное движение.

Зачем проводится инвентаризация запасов?

Даже если Вы прилагаете существенные усилия к точному учету движения запасов, правильность учетных записей должна периодически подтверждаться инвентаризацией.

Исторически сложилось так, что многие организации проводят инвентаризации своих физических запасов один раз в год. В ходе процедуры инвентаризации подсчитывается количество единиц ресурса каждого наименования, результаты сравниваются с данными текущего учета, которые подтверждаются или нет, а установленные неточности документируются. Причины выявленных отклонений затем анализируются, а соответствующая корректировка вводится в учетные данные. Для проведения таких работ привлекается много высококвалифицированного персонала и необходимого оборудования, которые в этот период не могут быть использованы по своему прямому назначению.

Более целесообразна другая организация проведения инвентаризаций, опирающаяся на классификацию запасов, полученную в результате АВС-анализа. В соответствии с этим подходом:

• ресурсы, отнесенные к группе "А", подвергаются проверке чаще всего, например, один раз в месяц;

• ресурсы группы "В" подлежат инвентаризации реже, например, один раз в квартал;

Ресурсы группы "С" могут проверяться каждые 6-12 месяцев.

Такая инвентаризация дает следующие преимущества:

• предохраняет от перебоев в удовлетворении производственной потребности в ресурсах;

• снимает необходимость единовременной ежегодной корректировки запасов;

• обеспечивает возможность персоналу точно оценивать запасы;

• выявляет причины ошибок и определяет меры по их устранению;

• делает равномерной и постоянной работу специального персонала, занятого в инвентаризации.

Выводы и рекомендации 1. Наладьте такую систему управления запасами, которая позволит вам в любой момент иметь оперативную информацию: Обо всех полученных заказах и всех выполненных поставках; О темпах использования закупленных материалов; О поставляемых партиях товаров и циклах поставок, включая срок и объемы поставок; О названиях поставщиков и ценах на товары; О подробностях движения запасов — поступлении, расходе и остатке; О заказах, невыполненных поставщиками, и о неполных поставках покупателям; О расположении каждой позиции запаса; О сроках хранения данного запаса. 2. Используйте циклический переучет запасов, при котором подсчет запасов выполняется часто и периодически, а также дополнительно в ситуациях: Когда запасы снижаются до низкого или нулевого уровня, поскольку легче подсчитать небольшое количество элементов; Когда возникают расхождения между данными документированного учета и физическим учетом, а также в случае появления невыполненных заказов; После выполнения определенных действий по существенному изменению запасов. 3. Учитывайте все издержки на хранение товарно-материальных запасов. 4. Запомните, что даже самая «продвинутая» система потерпит неудачу, если она недостаточно тщательно организована. Поэтому система управления запасами только тогда будет работать эффективно, когда Ваш персонал будет хорошо обучен заносить данные, считывать информацию и адекватно действовать на основании этой информации.

Вверх